Zwiększanie wydajności dzięki analizie poczty e-mail i czasu


wiadomości e-mail opuszczające skrzynkę odbiorczą

Ciągły napływ wiadomości e-mail może szybko zmienić nieskomplikowaną listę zadań do wykonania w koszmarną ilość pracy. Te dziesiątki (lub setki) wiadomości rozpraszają Twoją koncentrację, zwiększają poziom stresu i generalnie psują Twój idealnie zaplanowany harmonogram. Jeśli nie zachowasz ostrożności — a czasami nawet jeśli ją zachowasz — obsługa poczty e-mail może stać się Twoją drugą pracą na pełen etat.

To oczywiste, że takiego chaosu nie da się opanować. Na szczęście istnieją osobiste narzędzia analityczne, które mogą dostarczyć Ci informacji o Twoim codziennym harmonogramie i nawykach związanych z pocztą e-mail. Dzięki tym informacjom możesz opracować strategię, zmienić organizację i ustawić limity, dzięki którym zaoszczędzisz sporo czasu.

Zapewnianie obsługi poczty e-mail klasy biznesowej

Płatna, hostowana poczta e-mail klasy biznesowej oferuje rozszerzone funkcje zabezpieczeń i łatwość użycia, jakiej nie dają bezpłatne usługi poczty e-mail

Pobierz bezpłatny e-book

Poznaj swoją skrzynkę odbiorczą

Przeciętny pracownik zajmujący się wiedzą spędza 28 procent czasu swojego dnia na obsłudze poczty e-mail — a jak to wygląda u Ciebie? Ile czasu spędzasz na czytaniu, a ile na pisaniu? Jak wyglądają Twoje wskaźniki odczytanych wiadomości i czasy odpowiedzi? Czy Twoja komunikacja ze współpracownikami jest efektywna?

To długa lista pytań — jednak analiza wiadomości e-mail może dostarczyć Ci odpowiedzi, które mogą pomóc. Załóżmy, że przyjrzeliśmy się bliżej Twoim interakcjom z określonym klientem. Okazuje się, że długie godziny spędzone na przemyślanym redagowaniu regularnych aktualizacji zostały zmarnowane, ponieważ adresat nawet nie otwiera Twoich wiadomości. Wniosek? Prawdopodobnie lepiej będzie ograniczyć informacje do najważniejszych punktów — i przekazywać je za pośrednictwem innego kanału.

Możesz też na przykład dowiedzieć się, że średni czas odpowiedzi na wiadomości e-mail wysłane po godzinie 15 jest bardzo długi. Ta wiedza pozwoli Ci określić precyzyjne ramy czasowe dla obsługi wiadomości e-mail w celu zmaksymalizowania efektywności. Im mniej czasu będziesz spędzać na śledzeniu swoich zignorowanych wiadomości, tym lepiej.

Przejmij kontrolę nad swoim harmonogramem

monitor komputera z wyświetlonym mapowaniem harmonogramu

Nieprzerywane niczym przedziały czasu to obecnie rzadkość. Wiadomości e-mail, spotkania i rozmowy telefoniczne — mimo, że konieczne — często są irytującymi zakłóceniami. A gdy czujesz rozkojarzenie, zamiast koncentracji, wykonanie zasadniczych zadań może być bardzo trudne. Odpowiedź? Oszacuj ukryte niewydajności za pomocą analizy czasu.

Dzięki analizie czasu sprawdzisz, jak często zdarza Ci się pracować bez zakłóceń, jak dużo pracujesz poza normalnymi godzinami pracy, w jak wielu spotkaniach bierzesz udział w ciągu tygodnia — ta lista jest bardzo długa. Gdy będziesz mieć pełny obraz, pozwoli Ci to podjąć decyzje dotyczące swoich nawyków związanych z pracą na większą skalę.

Okazuje się, że Twój średni czas nieprzerywanej pracy wynosi tylko pół godziny? Zarezerwuj w swoim kalendarzu dwie godziny każdego dnia poświęcone intensywnej pracy. Wyjaśnij swoim współpracownikom, że pozostanie przy biurku przez te dwie godziny jest dla Ciebie ważne. Jeśli otrzymasz zaproszenie na spotkanie przypadające w ciągu tych dwóch godzin, sprawdź, czy można je przełożyć. A jeśli uważasz, że Twoja obecność nie jest tak naprawdę konieczna, nie bój się uprzejmie odmówić.

Ten sam plan możesz zastosować do odpowiadania na wiadomości e-mail. Wybierz dwa krótkie przedziały czasu każdego dnia (np. po 30 minut), aby odpowiedzieć na zgromadzone wiadomości. Te przedziały czasu także dodaj do swojego kalendarza, aby współpracownicy wiedzieli, że mają Ci nie przeszkadzać.

Odzyskaj swój dzień pracy

Aby w pełni zoptymalizować swój dzień pracy, skorzystaj z innych osobistych narzędzi analitycznych. Na przykład analiza relacji umożliwia zmierzenie intensywności kontaktów. Z kim kontaktujesz się najczęściej? A z kim tracisz kontakt? Dostęp do tych informacji może pomóc Ci w podtrzymaniu relacji i uniknięciu przeoczenia mniej ważnych projektów.

Podobnie funkcja jakości spotkań może dostarczyć wnioski, które pomogą Ci zrozumieć, dlaczego niektóre spotkania nie są tak efektywne, jak mogłyby być. Zbyt wiele zadań? Za długi czas do wypełnienia? Za mało czasu? Może nawet odkryjesz, że cotygodniowe spotkania kontrolne nie są w ogóle potrzebne.

W wielkim skrócie

organizacja skrzynki odbiorczej e-mail

We współczesnym biurze poczta e-mail jest stale obecna i to się nie zmieni. To, co można zmienić, to sposób zarządzania wiadomościami — i swoim dniem. Skorzystaj z analizy osobistej, aby zmienić organizację swojego czasu i pracować wydajniej. Małe zmiany mogą mieć ogromne skutki.

Powiązane produkty

Laptop Surface z widocznym na nim programem Word

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz