Zarządzanie zespołami zdalnymi — narzędzia do współpracy


Uważasz, że żyjemy obecnie w erze telepracy? Masz rację! Według Bloomberga „w Stanach Zjednoczonych 60% firm oferuje rozwiązania obejmujące pracę zdalną — to wzrost w porównaniu z zaledwie 20% w 1996 roku”. Praca zdalna jest też popularnym trendem w Indiach, Indonezji i Meksyku. Oznacza to, że prawdopodobnie pracujesz już z zespołem zdalnym lub jesteś na etapie zatrudniania pierwszego pracownika zdalnego. Z zarządzaniem zespołem wirtualnym (i byciem jego częścią) wiąże się wiele specyficznych kwestii i wymaga to też dużego zaufania ze wszystkich stron.

none

6 typów pracowników zdalnych

Osoby pracujące zdalnie mają różne potrzeby; dowiedz się, jak im pomóc

Pobierz bezpłatny e-book

Zaufanie jest oczywiście najtrudniejszą częścią prowadzenia zespołów wirtualnych. Jest to coś co po prostu trzeba „czuć”. Istnieją jednak narzędzia dla liderów i szeroka gama technologii, które mogą pomóc w rozwijaniu relacji ze współpracownikami oraz bezpośrednimi podwładnymi i w ostatecznym rozrachunku ułatwić wypracowanie płynnych relacji roboczych, głębokiego szacunku i wzajemnego zaufania. Oto cztery skuteczne narzędzia do zarządzania zespołami zdalnymi:

  • Połączenia wideo: poczta e-mail jest świetna do przekazywania informacji o projektach, do których grupa będzie musiała później zaglądać czy wysyłania krótkich przypomnień o zbliżających się spotkaniach lub urlopach, ale jeśli chodzi o sesje burzy mózgów, ocenianie pracowników oraz wszelkie inne sytuacje wymagające nieco więcej przekonywania, nic nie jest lepsze niż spotkanie twarzą w twarz — a to właśnie zapewniają połączenia wideo. Połączenia wideo umożliwiają w końcu ludziom zobaczenie się nawzajem, ocenienie osobowości i wyczucie nastroju, wyłapanie niuansów i intonacji — to ułatwia dzielenie się pomysłami, prowadzenie trudnych rozmów i prezentowanie argumentów.
  • Czat/komunikatory: w przypadku prowadzenia zespołów wirtualnych nie jest możliwy taki sam poziom spontaniczności, jaki osiąga się w tradycyjnym biurze. Jednak dzięki klientowi czatu nadal można prowadzić szybkie, błyskotliwe rozmowy — po prostu nie będą one odbywać się we wspólnej kuchni. A co najważniejsze, jeśli chcesz przedstawić pomysł więcej niż jednej osobie naraz, większość klientów czatu oferuje tę opcję — ułatwiając błyskawiczną pracę nad pomysłami i problemami.
  • Współużytkowane obszary robocze: niezależnie od tego, czy zarządzasz zespołami globalnymi, czy po prostu współpracujesz z kilkoma osobami w całym mieście, najprawdopodobniej będzie konieczna współpraca przy prezentacji, produkcie dostarczanym klientowi lub wewnętrznych dokumentach i procesach. Oczywiście wszystko to można zrobić za pomocą poczty e-mail, ale kontrola wersji może szybko stać się koszmarem — ten problem doskonale rozwiązują współużytkowane obszary robocze. Zapewniając centralną lokalizację, w której wszyscy członkowie grupy mogą pracować nad tymi samymi plikami w czasie rzeczywistym — i widzieć, co zrobili inni — można zachować kontrolę nad wersjami i uprościć proces tworzenia.
  • Współużytkowane wirtualne listy zadań: w przypadku pracy z zespołami wirtualnymi w wielu strefach czasowych dbanie o to, aby wszyscy byli na bieżąco ze wspólnymi projektami, to prawdziwe wyzwanie. Jednak dzięki wirtualnym listom zadań zespół lub jego wybrani członkowie widzą listy wszystkich zadań i ich stany, dzięki czemu ​​dzielenie się pracą i zapewnianie dobrego poinformowania wszystkich jest proste. Aby jeszcze bardziej usprawnić pracę, niektóre aplikacje z wirtualnymi listami zadań umożliwiają również dołączanie plików do zadań, współpracę nad tymi plikami, a nawet udostępnianie notatek i prowadzenie rozmów na ich temat bez konieczności używania oddzielnej aplikacji — ułatwia to współpracę, nawet jeśli harmonogramy członków zespołu nie są zsynchronizowane.

Każdy, kto nadzoruje zespoły globalne lub pracowników wirtualnych, dobrze wie, jak wyglądają wyzwania związane z zarządzaniem zdalnym. Jednak wzrost popularności telepracy dopiero nabiera tempa — dlatego inwestowanie w technologię potrzebną do tworzenia środowisk współpracy, rozwijania relacji osobistych i opracowywania wyjątkowych projektów naprawdę ma sens. Na szczęście ta technologia już istnieje — to tylko kwestia znalezienia odpowiedniego rozwiązania dla Twoich pracowników i Twojej organizacji.

Powiązane produkty

Laptop Surface z widocznym na nim programem Word

Rozpoczynanie pracy z usługą Office 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz