Ochrona przez usługi zbierania elektronicznych materiałów dowodowych


Zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych to proces identyfikowania, zbierania i dostarczania informacji przechowywanych elektronicznie, takich jak wiadomości e-mail, prezentacje i bazy danych, które mogą zostać użyte jako dowody w postępowaniu prawnym.

Ze względu na dużą ilość danych przechowywanych przez organizacje w formie elektronicznej, zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych może być skomplikowane. Mimo iż pliki elektroniczne są w naturalny sposób bardziej zmienne, niezwykle ważne jest zachowanie oryginalnych właściwości plików, zawartości i metadanych, takich jak sygnatury daty i godziny oraz informacje o autorze i adresacie. Dzięki temu można uniknąć oskarżeń o manipulowanie dowodami (jeśli istnieją) w postępowaniu dowodowym.

Możesz sobie wyobrazić, jak bardzo skomplikowany, czasochłonny i kosztowny może być proces zbierania elektronicznych materiałów dowodowych, gdy nie korzystasz z oprogramowania wspierającego postępowanie dowodowe, które ułatwia zautomatyzowane wyszukiwanie informacji i plików (oraz ich metadanych). Na szczęście istnieją różne programy do zbierania elektronicznych materiałów dowodowych, które pomagają organizacjom przygotować się do postępowania dowodowego oraz względnie szybko wykonać zadania związane ze zbieraniem dowodów. Trzeba jedynie wiedzieć, czego szukać. Przyjrzyjmy się czterem funkcjom platform do zbierania elektronicznych materiałów dowodowych, które mogą pomóc w postępowaniu dowodowym.

  • Wyszukiwanie słów kluczowych w wielu lokalizacjach jednocześnie: Mając możliwość przeszukiwania wiadomości e-mail, portali z dokumentami, magazynów w chmurze, usług wiadomości błyskawicznych itd. za pomocą pojedynczego wyszukiwania słów kluczowych, możesz szybko znajdować ważne pliki, dokumenty, a nawet konwersacje, które mogą dotyczyć Twojej sprawy. Ponadto niektóre programy do zbierania elektronicznych materiałów dowodowych umożliwiają wyeksportowanie wyników do repozytorium, a następnie pobranie raportu z eksportowania bez konieczności eksportowania wszystkich wyników wyszukiwania, co może pomóc menedżerowi zajmującemu się zbieraniem elektronicznych materiałów dowodowych zawęzić zakres dokumentów do analizy i w efekcie końcowym zaoszczędzić czas.
none

Cyfrowa transformacja: Jak zwiększyć możliwości pracowników

W strategiach cyfrowych transformacji firmy w żadnym wypadku nie powinny zapominać o czynnikach ludzkich

POBIERZ E-BOOK
  • Deduplikacja w wynikach wyszukiwania: Gdy wybierzesz usługi zbierania elektronicznych materiałów dowodowych, które umożliwiają deduplikację eksportowanych wyników, do repozytorium zostanie wyeksportowana tylko jedna kopia wiadomości e-mail, dokumentu lub pliku, nawet jeśli znaleziono wiele wystąpień tego samego elementu. Dzięki deduplikacji możesz ograniczyć liczbę elementów do przejrzenia, co pozwoli Ci zaoszczędzić czas. Jednak algorytmy deduplikacji mają ograniczenia, które potencjalnie mogą powodować oflagowanie unikatowego elementu jako duplikatu w procesie eksportowania, dlatego z tej funkcji należy korzystać ostrożnie.
  • Filtrowanie uprawnień na potrzeby wyszukiwania zawartości. Niektóre rozwiązania umożliwiają filtrowanie uprawnień wyszukiwania, aby menedżer zajmujący się zbieraniem elektronicznych materiałów dowodowych mógł przeszukiwać tylko określony podzbiór skrzynek pocztowych i witryn w Twojej organizacji lub wyszukiwać tylko zawartość witryn lub wiadomości, które spełniają określone kryteria. Na przykład jeśli chcesz, aby menedżer zajmujący się zbieraniem elektronicznych materiałów dowodowych mógł przeszukać tylko wiadomości e-mail do/z określonej lokalizacji, możesz utworzyć w oprogramowaniu odpowiedni filtr.
  • Pobieranie elementów nieindeksowanych. Elementami nieindeksowanymi mogą być pliki chronione hasłem, zaszyfrowane, wysłane jako bardzo duże załączniki wiadomości e-mail lub po prostu elementy, które nie zostały zindeksowane z powodu błędu w procesie indeksowania. W związku z postępowaniami prawnymi organizacje mogą być zmuszone do ujawnienia elementów nieindeksowanych, dlatego aby łatwiej znajdować tego typu pliki, wybierz usługi zbierania elektronicznych materiałów dowodowych oferujące możliwość uwzględniania elementów nieindeksowanych podczas eksportowania wyników wyszukiwania do dalszej analizy.

W czasie postępowania dowodowego oprogramowanie do zbierania elektronicznych materiałów dowodowych może pomóc Twojemu zespołowi w znalezieniu wszystkich wiadomości e-mail i wiadomości błyskawicznych, dokumentów, plików itd. dotyczących określonego klienta, tematu lub członka zespołu. Używając narzędzia automatyzującego to wyszukiwanie, możesz szybko zidentyfikować, zatrzymać i wyeksportować zawartość potrzebną do realizacji procesu zbierania dowodów oraz umożliwić zespołowi prawnemu szybkie podjęcie dalszych czynności.

Powiązane produkty

Laptop Surface z widocznym na nim programem Word

Rozpoczynanie pracy z usługą Office 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz