6 nieoczywistych przyczyn niepowodzenia projektów


Złe projekty kosztują. Jak wynika z badań instytutu zarządzania projektami PMI, na każdy miliard dolarów zainwestowany w projekty organizacje tracą aż 109 milionów dolarów. A im większy projekt, tym większe ryzyko porażki. Według innego raportu branżowego duże projekty są 10 razy bardziej narażone na niepowodzenie, a 2 razy bardziej na przekroczenie terminu lub budżetu albo brak istotnych elementów, niż mniejsze projekty. Jednak mimo że małe i średnie projekty są bezpieczniejsze, każdy, kto kiedykolwiek się nimi zajmował, wie doskonale, że też bywają trudne.

Jakie są więc przyczyny niepowodzeń — tych drobnych i tych katastrofalnych? Według instytutu PMI typowe przyczyny niepowodzenia projektu to między innymi zmiana priorytetów w organizacji (40%) czy ograniczone zasoby (20%). Na niektóre z tych czynników kierownicy projektów nie mają wpływu, ale na inne — tak.

Poniżej przedstawiamy sześć mniej oczywistych czynników, które mogą pokrzyżować plany zespołu realizującego projekt:

  1. Statyczne metody — współczesne projekty są w dużej mierze dynamiczne. W marketingu, kadrach, IT, produkcji i innych branżach — brak elastyczności może oznaczać rychły koniec każdego projektu. Dynamiczne zarządzanie projektami i wdrażanie nowych rozwiązań i aplikacji w tej dziedzinie to trend utrzymujący się już od kilku lat, który według magazynu PM Times „zyskuje i wciąż będzie zyskiwał na znaczeniu”. Według badań firmy PricewaterhouseCoopers najpopularniejsze dynamiczne metody realizacji złożonych zadań (nazywane metodami „Agile”) to: Scrum (43%), programowanie sterowane testami i lean development (11%) oraz programowanie ekstremalne (10%). Organizacje korzystające z metod Agile zwiększają swoje przychody o 37% szybciej i osiągają o 30% większe zyski niż te, które z nich nie korzystają, do regularnego stosowania tych metod przyznaje się mniej niż jedna trzecia firm.
  2. Niskiej jakości rozwiązania — zakup taniego narzędzia oferującego ograniczoną funkcjonalność zamiast inwestycji w wysokiej jakości rozwiązanie to błąd, który popełnia wiele firm. Co zaskakujące, niektóre firmy (23%) nie korzystają z żadnych programów do zarządzania projektami. Natomiast firmy osiągające najlepsze wyniki (87%) wiedzą, jak ważna jest rozbudowana funkcjonalność i wysoka wydajność, jaką zapewnia oprogramowanie do zarządzania projektami. Jednak nie wszystkie programy są sobie równe. Według firm osiągających sukcesy, przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami najważniejsze są łatwość integracji i łatwość korzystania. Dobre oprogramowanie powinno również bezproblemowo współdziałać z najpopularniejszymi narzędziami, takimi jak pakiet Office, usługa Office 365, czy programy Skype, PowerPoint i SharePoint, a także oferować usługi zarządzania projektami w chmurze, zwiększające elastyczność i poprawiające poziom bezpieczeństwa przy jednoczesnym ograniczeniu trudności technicznych.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 sekrety połączonego środowiska pracy

Metody współpracy uległy znaczącym zmianom w ostatnich latach. Dowiedz się, jak utrzymać przewagę w stale zmieniającym się środowisku biznesowym.

POBIERZ E-BOOK (w języku angielskim)
  1. Nieskuteczne zarządzanie zespołami wirtualnymi — obecnie zespoły coraz częściej pracują zdalnie, są rozproszone po całym świecie, znajdują się w różnych strefach czasowych, należą do różnych kultur i posługują się różnymi językami. Dlatego zdolności komunikacyjne i efektywne zarządzanie czasem są ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Dostęp do narzędzi umożliwiających uczestnikom projektów pracę z dowolnego miejsca i szybkie udostępnianie najnowszych informacji, konwersacji i terminów związanych z projektem za pomocą dedykowanej witryny projektu (co oferują najlepsze programy do zarządzania projektami) sprawia, że wszyscy są zorganizowani i nie tracą kontaktu.
  2. Brak wsparcia kierownictwa — zaangażowanie członka wyższego kierownictwa, który jest osobiście zainteresowany projektem i będzie go wspierał od początku do końca, jest ważnym czynnikiem decydującym o powodzeniu projektu. A jednak taki aktywny udział przedstawiciela kierownictwa, który pomaga w wyznaczeniu kierunków działania i w rozwiązywaniu problemów, występuje w mniej niż dwóch trzecich projektów. Często problemem jest brak czasu. Zatem przed rozpoczęciem projektu powinno odbyć się spotkanie jego liderów z zainteresowanymi członkami kierownictwa, podczas którego omówione zostaną takie kwestie jak zaangażowanie czasowe, raportowanie, plan dalszych spotkań, zgłaszanie problemów itp. Ponadto ważne jest odpowiednie oprogramowanie, umożliwiające działowi zarządzania projektami lub kierownikom wspierającym projekt zarządzanie pewnymi aspektami projektu bezpośrednio, bez konieczności angażowania innych osób.
  3. Brak koordynacji z celami i strategią organizacji — brak zdefiniowanych celów projektu to jeden z głównych powodów ich niepowodzenia. Tymczasem organizacje podają, że średnio trzy na pięć projektów jest niedostosowanych do strategii biznesowej organizacji. Niezbędne jest poznanie strategicznych priorytetów firmy i przeanalizowanie tego, czy i jak projekty wpisują się w cele strategiczne całej organizacji czy danego działu. To pomoże określić priorytety projektów i umożliwi rezygnację z tych, które są najmniej istotne lub najmniej związane ze strategią ogólną. Dzięki temu nie tylko oszczędzisz czas, wysiłek, pieniądze i zasoby — ale też łatwiej uzyskasz wsparcie dla dobrych projektów.
  4. Problemy komunikacyjne — jak ustalił instytut PMI, jednym z najczęstszych powodów niepowodzenia projektów, jakie zgłaszają firmy, są braki w komunikacji. Jest też dobra wiadomość: z najnowszych badań wynika, że zakup właściwego oprogramowania do zarządzania projektami może znacząco poprawić zarówno wewnętrzną komunikację w zespole, jak i komunikację z klientami. Narzędzia umożliwiające szybkie i bezpieczne przekazywanie ważnych wiadomości, a dzięki temu komunikowanie się w czasie rzeczywistym z innymi członkami zespołu, niezależnie od tego, czy znajdują się w innym pokoju, czy na innym kontynencie, są ważnym czynnikiem w powodzeniu projektu.

Istnieje całe spektrum problemów i pułapek, od najprostszych po skomplikowane, które mogą zagrozić Twojemu projektowi. Ale każdy problem ma swoje rozwiązanie. Biorąc pod uwagę fakt, że organizacje osiągające gorsze wyniki marnują na nieudane projekty niemal 12 razy więcej zasobów niż te najskuteczniejsze, nie ma co zwlekać z wprowadzeniem niezbędnych zmian.

Laptop Surface z widocznym na nim programem Word

Rozpoczynanie pracy z usługą Office 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz