Przyszłość planowania: planowanie projektów online w chmurze


Niezależnie od wielkości firmy odpowiednie zarządzanie projektami pozwala się zorganizować i pozostać zorganizowanym. Dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania projektami, ułatwiających firmom zarządzanie zasobami, prognozowanie i kontrolowanie kosztów, skuteczne komunikowanie się ze wszystkimi członkami zespołu oraz śledzenie postępów projektu. Niektóre z tych narzędzi są programami do instalacji na poszczególnych komputerach w sieci, ale wiele z nich działa w internecie — innymi słowy, są to narzędzia chmurowe. 

Zalety chmurowych narzędzi do zarządzania projektami

Nawet jeśli należysz do osób reagujących nieufnie na samo określenie „rozwiązania chmurowe”, warto poświęcić chwilę, aby przekonać się, co ono naprawdę oznacza. Choć lokalne narzędzia do zarządzania projektami też mają swoje zalety, oprogramowanie chmurowe oferuje mnóstwo dodatkowych korzyści, takich jak:

  • Niższy koszt początkowy. W przypadku korzystania z lokalnego oprogramowania do zarządzania projektami trzeba ponieść wiele wydatków, związanych na przykład z zakupem licencji na oprogramowanie i sprzętu serwerowego, pracą specjalistów IT, długotrwałym procesem wdrażania i nie tylko. Natomiast w przypadku rozwiązania chmurowego wymagana jest na ogół tylko opłata miesięczna lub roczna.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 sekrety połączonego środowiska pracy

Metody współpracy uległy znaczącym zmianom w ostatnich latach. Dowiedz się, jak utrzymać przewagę w stale zmieniającym się środowisku biznesowym.

POBIERZ E-BOOK (w języku angielskim)
  • Najwyższy poziom bezpieczeństwa. Wbrew temu, w co do niedawna wierzyło wiele osób na kierowniczych stanowiskach, chmura jest równie bezpieczna, jak rozwiązania lokalne — różnica polega tylko na tym, że firma nie kontroluje fizycznych serwerów. Jak sugeruje artykuł, który ukazał się niedawno w magazynie Forbes, „bezpieczeństwo w chmurze nie jest już oksymoronem”.
  • Dostęp z dowolnego miejsca. Jeśli masz połączenie z Internetem, zawsze masz też dostęp do swojego chmurowego oprogramowania do zarządzania projektami. Ponieważ dostęp odbywa się za pośrednictwem przeglądarki internetowej, członkowie zespołu mogą wyświetlać i edytować dokumenty oraz zarządzać nimi nie tylko przy użyciu komputerów, ale też innych urządzeń.
  • Bliższy kontakt w zespole. Nawet jeśli pracowników dzieli wiele kilometrów, rozwiązanie chmurowe pozwala im poczuć się częścią jednego, zgranego zespołu. Każdy na bieżąco otrzymuje najnowsze informacje, więc nie ma ryzyka, że istotny uczestnik projektu zostanie przypadkowo pominięty. Ponadto konwersacje mogą być prowadzone w obszarze roboczym projektu (a nie za pośrednictwem poczty e-mail) i zapisywane, aby można było później do nich wrócić.
  • Większa produktywność. Dzięki centralnej lokalizacji, w której przechowywane są wszystkie podsumowania, zadania, dokumenty, informacje i kalendarze związane z projektem, chmurowe rozwiązania do zarządzania projektami pozwalają oszczędzać czas. A oszczędność czasu przekłada się na większą produktywność. Ponadto dzięki tej centralnej lokalizacji wszyscy członkowie zespołu mają bieżący dostęp do dokumentów projektowych niezależnie od tego, gdzie sami się znajdują.
  • Komunikacja w czasie rzeczywistym. Jedną z największych zalet korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami w chmurze jest możliwość szybkiego przekazywania informacji zwrotnych, gdy tylko nowa zawartość pojawi się w obszarze roboczym projektu. To również zwiększa produktywność, ponieważ mniej pracy trzeba wykonywać ponownie.
  • Decyzje oparte na aktualnych danych. Firmy, które dążą do wygenerowania i utrzymania zysków, nie mogą podejmować decyzji pod wpływem impulsu. Dzięki temu, że dane w chmurze są błyskawicznie aktualizowane, masz wszystkie niezbędne informacje pod ręką. Ponadto większość narzędzi oferuje wbudowane raporty, dostarczające Ci wniosków, których potrzebujesz do podejmowania właściwych decyzji biznesowych. 
  • Prostsza obsługa informatyczna. Korzystanie z lokalnych rozwiązań do zarządzania projektami zwykle wiąże się z koniecznością obsługi serwerów, co wymaga zaangażowania wewnętrznych pracowników IT. Natomiast oprogramowanie chmurowe jest obsługiwane przez dostawcę usługi (lub inny podmiot), dzięki czemu nie musisz przejmować się aktualizacjami czy błędami, a zaoszczędzony czas możesz poświęcić na sprawne prowadzenie projektów.
  • Natychmiastowe aktualizacje. W odróżnieniu od oprogramowania lokalnego, wymagającego pobierania aktualizacji za każdym razem, gdy zostanie wydana nowa wersja, narzędzia chmurowe są aktualizowane automatycznie. Nie trzeba płacić za uaktualnienie całego pakietu aplikacji ani czekać, aż zespół IT będzie miał czas na wdrożenie aktualizacji. 

Jak znaleźć chmurowe rozwiązanie do zarządzania projektami najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb

Niestety rozpoczęcie korzystania z nowego rozwiązania do zarządzania projektami nie sprowadza się tylko do przeanalizowania różnic między lokalnymi a chmurowymi narzędziami do planowania projektów. Proces wyboru rozwiązania najlepszego dla Twojej firmy składa się z kilku etapów — ale ostateczny rezultat na pewno wynagrodzi Ci włożony wysiłek. Wybierając właściwego dostawcę usług, warto zastosować następującą procedurę.

Krok 1. Przeprowadź analizę potrzeb.

Nie jest niczym zaskakującym stwierdzenie, że każda firma jest inna — ma inną wielkość, inne cele i inne potrzeby. Musisz zatem samodzielnie zdecydować, jakie rozwiązanie najlepiej pasuje do potrzeb Twojej firmy. Ważne, aby głos w dyskusji mogły zabrać też te osoby, które będą faktycznie korzystać z wybranego produktu. Zastanów się, czy w projektach będą uczestniczyli tylko pracownicy firmy, czy też na przykład klienci zewnętrzni, i jakiego rodzaju raporty będą potrzebne. Po przeanalizowaniu potrzeb łatwiej będzie ocenić potencjalnych usługodawców pod kątem oferowanych przez nich funkcji.

Krok 2. Sprawdzaj, sprawdzaj, sprawdzaj.

Szukając dostawcy usług, zwróć uwagę na to, czy oferuje on następujące funkcje:

  • Niezawodność rozwiązań klasy korporacyjnej 
  • Możliwość szybkiego dodawania zespołów i projektów
  • Funkcje raportowania zapewniające szybki wgląd w całość projektów
  • Znajome lub przynajmniej intuicyjne środowisko użytkowania
  • Możliwość wyświetlania zadań i wykonywania działań związanych z zadaniami w jednej lokalizacji
  • Funkcje planowania umożliwiające efektywne planowanie zadań i zarządzanie nimi
  • Pulpity nawigacyjne podsumowujące dane niezbędne do podejmowania decyzji
  • Całodobowa pomoc techniczna
  • Ciągłe tworzenie kopii zapasowej, odzyskiwanie po awariach i globalnie nadmiarowe centra danych
  • Skalowanie rozwiązania wraz z rozwojem firmy

Krok 3. Wypróbuj.

Przed zakupem samochodu warto umówić się na jazdę próbną — tak samo należy wypróbować rozwiązanie do zarządzania projektami przed jego wdrożeniem. Dzięki skorzystaniu z wersji testowej możesz lepiej poznać funkcje narzędzia i wyobrazić sobie, jak będzie działało w Twojej firmie.

Krok 4. Zaplanuj harmonogram i przebieg wdrożenia.

Jeśli wybierzesz narzędzie do zarządzania projektami online, nie musisz przejmować się jego zgodnością z aktualnie używanymi aplikacjami — taki problem występuje tylko w przypadku rozwiązań lokalnych. Musisz jednak określić, kiedy firma będzie dysponowała odpowiednimi środkami i czasem na przeprowadzenie zmiany, a następnie skoordynować odpowiednie działania z wybranym dostawcą usług.

Krok 5. Wdróż rozwiązanie i przeprowadź szkolenia.

Udało Ci się wdrożyć nowe rozwiązanie do zarządzania projektami. Gratulacje! Ale to niestety nie koniec pracy. Należy teraz zadbać o odpowiednie przeszkolenie pracowników, aby mogli efektywnie korzystać z nowego narzędzia. Zaplanuj kilka sesji szkoleniowych, aby każdy z pracowników mógł przejść szkolenie w dogodnym czasie. Utwórz też kilka projektów przykładowych, dzięki którym każdy będzie mógł zaznajomić się z funkcjami nowego narzędzia, zanim zacznie korzystać z niego w faktycznej pracy.

Rozwiązania chmurowe to przyszłość zarządzania projektami. Znajdź narzędzie dopasowane do Twoich potrzeb i nie zostawaj w tyle. 

Powiązane produkty

Laptop Surface z widocznym na nim programem Word

Rozpoczynanie pracy z usługą Office 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz