Projekt doskonały — poradnik dla kierowników projektów


Praca kierownika projektu jest jak żonglowanie talerzami — niełatwa. Mnóstwo spraw wymagających Twojej uwagi, zespół, który trzeba skoordynować, czy presja na wykonanie określonej pracy w niemożliwie krótkim czasie to tylko kilka trudności.

Ale jest to też bardzo potrzebna rola, która może przynieść firmie wiele korzyści. Potwierdza to badanie firmy PricewaterhouseCoopers, mówiące, że 60% niepowodzeń projektów wiąże się z problemami wewnętrznymi, takimi jak niewystarczające zasoby czy opóźnienia — a właśnie takim sytuacjom może zapobiegać kierownik projektu.

Ponadto zarządzanie projektami jest dziedziną rozwojową, a coraz więcej firm zdaje sobie sprawę z jego znaczenia. Jak szacuje instytut zarządzania projektami PMI, na świecie w latach 2010–2020 powstanie niemal 16 milionów nowych miejsc pracy związanych z zarządzaniem projektami, a wartość całej branży wzrośnie o 6,61 biliona USD. Przede wszystkim należy jednak pamiętać, że zarządzanie projektami wiąże się z ogromną odpowiedzialnością, niezależnie od tego, gdzie pracujesz. Czy jesteś pełnoetatowym kierownikiem projektów, czy też po prostu prowadzisz pojedynczy projekt, te siedem wskazówek pomoże Ci znaleźć właściwą drogę do sukcesu.

Wskazówka #1: Jasno określ cele projektu

Spójrz na projekt całościowo i określ, co chcesz za jego pośrednictwem osiągnąć. Jeśli w projekcie uczestniczy klient lub inny uczestnik zewnętrzny, w określeniu celów na pewno pomogą również zewnętrzne źródła. Warto rozważyć następujące cele ogólne:

  • Zapobieganie nadmiernemu rozrastaniu się zakresu projektu.
  • Wykonanie zadań w ramach określonego budżetu.
  • Realizacja wszystkich aspektów projektu.
  • Wykonanie pracy najwyższej jakości.
  • Wykonanie pracy w założonym terminie.
  • Zagwarantowanie wymaganych zasobów z wyprzedzeniem.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 sekrety połączonego środowiska pracy

Metody współpracy uległy znaczącym zmianom w ostatnich latach. Dowiedz się, jak utrzymać przewagę w stale zmieniającym się środowisku biznesowym.

POBIERZ E-BOOK (w języku angielskim)

Wskazówka #2: Z góry określ oczekiwania

Powodzenie projektu wymaga, aby sytuacja była jasna dla wszystkich zaangażowanych osób. Wyraźne określenie oczekiwań przez lidera projektu i wysłuchanie oczekiwań pozostałych uczestników to zawsze ważny etap przygotowań. Oczekiwania te powinny dotyczyć również konkretnych sposobów realizacji określonych wcześniej celów przez zespół. Ponadto warto uwzględnić następujące kwestie:

  • Lista rezultatów projektu i termin ich realizacji.
  • Formalne określenie zakresu projektu.
  • Definicja ról i obowiązków.
  • Proces konsultacji.
  • Plan komunikacji, w tym również częstotliwość komunikacji z klientem/uczestnikami zewnętrznymi.

Wskazówka #3: Wskaż potencjalne zagrożenia i określ sposób radzenia sobie z nimi

Spójrzmy prawdzie w oczy — nawet jeśli zaplanujesz wszystko w najdrobniejszych szczegółach, i tak może zdarzyć się coś nieprzewidzianego. Co w takiej sytuacji powinien zrobić dobry kierownik projektu? Oczywiście opracować plan na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń! Możliwe, że nie będziesz w stanie dokładnie przewidzieć, co zagrozi Twojemu projektowi — a może to być cokolwiek, od klęsk żywiołowych, przez zawirowania polityczne, po kaprysy technologii — ale właściwe zarządzanie ryzykiem pomoże w opanowaniu konsekwencji.

Wskazówka #4: Ogranicz liczbę spotkań

Według badań przeprowadzonych przez firmę Verizon Conferencing, tylko 22% spotkań uznawanych jest za „niezwykle produktywne”, a 44% za „bardzo produktywne”. To oznacza, że 34% należy uznać za tylko częściowo produktywne lub wręcz bezproduktywne. Oczywiście spotkania są nieuniknione podczas planowania projektów, ale warto zastanowić się, czy to właśnie spotkanie pozwoli Ci optymalnie wykorzystać czas — czy może równie dobrze sprawdziłaby się inna forma komunikacji, na przykład e-mail albo oprogramowanie do planowania projektów, umożliwiające udostępnianie plików, przydzielanie zadań i wymianę pomysłów bez konieczności spotykania się w jednym miejscu i czasie. Im więcej czasu spędzasz na spotkaniach, tym mniej masz go na pracę nad rezultatami projektu. Warto o tym pamiętać, wysyłając kolejne zaproszenie na spotkanie.

Wskazówka #5: Zaplanuj idealne spotkanie inauguracyjne

Skoro już mowa o spotkaniach, to właśnie spotkanie inauguracyjne nadaje ton całemu projektowi. Planując je, pamiętaj o poniższych zasadach:

  • Zaproś właściwe osoby i upewnij się, że najważniejsi goście będą obecni.
  • Opracuj szczegółowy program spotkania i omawianych tematów. Dzięki temu wszyscy będą świadomi celu spotkania i na nim się skupią.
  • Określ, czy wszyscy muszą spotkać się osobiście, czy też może to być spotkanie online. To zależy między innymi od rozmiarów projektu, przewidzianego budżetu, tego, czy pracujesz z nowym klientem itp. Pamiętaj, że planowanie spotkań osobistych jest zwykle bardziej skomplikowane — i droższe, zwłaszcza jeśli trzeba uwzględnić koszty podróży.
  • Przełóż spotkanie, jeśli kluczowe osoby nie mogą wziąć w nim udziału — nie ma sensu spotykać się bez nich. W wielu sytuacjach wymagałoby to zorganizowania kolejnego spotkania w celu przekazania im wymaganych informacji czy zasięgnięcia opinii.
  • Zanim opracujesz program spotkania, określ dokładnie, jaki ma ono cel i jakie informacje powinni z niego wynieść uczestnicy.

Wskazówka #6: Stosuj raportowanie na każdym etapie

Konsekwentne korzystanie z raportów to jedyny sposób, aby mieć pewność, że projekt przebiega zgodnie z planem. Często można w tym celu użyć oprogramowania do zarządzania projektami. Raporty pomogą Ci stwierdzić, czy zasoby są przydzielone efektywnie, i czy wszystko jest na dobrej drodze, aby zmieścić się w terminie i budżecie.

Wskazówka #7: Skorzystaj z właściwych narzędzi

Na rynku jest wiele narzędzi do zarządzania projektami, ale nie wszystkie są sobie równe. Określ, czego naprawdę potrzebujesz, i porównaj interesujące Cię produkty. Narzędzie, które wybierzesz, powinno oferować co najmniej następujące możliwości:

  • Organizowanie i łączenie zadań w plany i harmonogramy.
  • Udostępnianie wniosków pomocnych w omawianiu postępów projektu.
  • Intuicyjny interfejs użytkownika.
  • Dostosowywanie planów do potrzeb zespołu.

Trudno jest zostać mistrzem w zarządzaniu projektami — ale nie jest to niemożliwe. Potrzebujesz do tego wiedzy i umiejętności oraz odpowiednich narzędzi, które pomogą Ci osiągnąć najlepsze rezultaty.

Powiązane produkty

Laptop Surface z widocznym na nim programem Word

Rozpoczynanie pracy z usługą Office 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz