Praca na nowe sposoby: nowatorskie użycie oprogramowania do tworzenia schematów blokowych


Dobre i opłacalne w wyborze oprogramowanie do tworzenia schematów blokowych zawiera standardowo kilka podstawowych funkcji, takich jak układy i kształty szablonów oraz zautomatyzowane formatowanie, a także współdziała ze środowiskiem chmury. Bardziej zaawansowane rozwiązania oferują jednak dodatkowe możliwości, takie jak funkcja łączenia diagramów z zewnętrznymi źródłami danych. Funkcja łączenia danych pozwala użytkownikom aktualizować schematy blokowe po prostu przez zmianę informacji przechowywanych w arkuszu kalkulacyjnym lub bazie danych SQL. Jest ona szczególnie przydatna, gdy schemat blokowy jest współużytkowany w całym zespole, ponieważ można dzięki niej łatwo i natychmiastowo informować o istotnych zmianach statusów na wszystkich urządzeniach i we wszystkich lokalizacjach. Typowe zastosowania funkcji łączenia danych to między innymi zarządzanie budżetami i śledzenie urlopów.

Dzięki funkcji łączenia danych profesjonalne oprogramowanie do tworzenia schematów blokowych jest niezwykle uniwersalne. Jedynym ograniczeniem dotyczącym możliwości korzystania z niej jest wyobraźnia. Oto kilka pomysłów ułatwiających kreatywne korzystanie z tej funkcji.

Przydzielanie zasobów

Osoby odpowiedzialne za zarządzanie czasem i zasobami zespołu oraz przydzielanie tego czasu i zasobów często mają trudne zadania do wykonania. Stale muszą aktualizować informacje o dostępności uczestników projektu, które nie zawsze są dostępne. Nawet jeśli informacje te są dostępne, mogą być fragmentaryczne lub mogą być przedstawione w różnych formatach i różnych wiadomościach. Odpowiednim rozwiązaniem jest centrum wiarygodnych informacji przekazywanych przy użyciu prostych elementów wizualnych. Na szczęście dzięki funkcji łączenia danych można urzeczywistnić takie rozwiązanie.

none

Tchnij życie w swoje dane

Dowiedz się, jak tworzyć bogatą i przekonującą narrację, doskonale odzwierciedlającą dane.

Pobierz bezpłatny e-book

Oto, co należy zrobić:

  1. Utwórz podstawowy diagram z ikonami lub obrazami reprezentującymi poszczególnych członków zespołu projektu
  2. Połącz ten diagram z udostępnionym arkuszem kalkulacyjnym, w którym uczestnicy projektu mogą oznaczać swoje szacowane godziny dostępności
  3. Wybierz sposób wizualnego przedstawiania dostępności uczestników projektu na diagramie — może to być zmiana kolorów, kształtów itd.
  4. Przydzielaj zadania szybko i bez obaw na podstawie informacji uzyskanych ze statusów wizualnych poszczególnych uczestników projektu

Rezerwowanie odpowiedniej przestrzeni biurowej

Współczesne miejsce pracy ulega ciągłym zmianom. Przedziały i pomieszczenia biurowe oferują elastyczne przestrzenie współpracy, biurka do pracy na laptopach oraz możliwości mobilnej pracy wewnątrz biura. W związku z tymi zmianami wiele firm, w szczególności tych większych, które posiadają biura wielopiętrowe lub rozrzucone po kilku budynkach, zechce z pewnością udostępniać pracownikom zawsze aktualny rejestr dostępnych i zarezerwowanych biurowych przestrzeni roboczych. Funkcja łączenia danych może zapewnić łatwe rozwiązanie w tym zakresie.

Oto, co należy zrobić:

  1. Utwórz jeden lub kilka diagramów odzwierciedlających plan biura firmy
  2. Połącz ten diagram z udostępnionym arkuszem kalkulacyjnym, w którym pracownicy mogą rezerwować pomieszczenia lub obszary na określone godziny
  3. Wybierz sposób wizualnego przedstawiania rezerwacji pomieszczeń lub obszarów
  4. Udostępnij diagram w całej firmie, aby wszyscy pracownicy wiedzieli, które przestrzenie biurowe są dostępne

Oznaczanie postępów

Oprogramowanie do tworzenia schematów blokowych to dobre narzędzie nie tylko do wizualizowania głównych procesów biznesowych, ale również do prezentowania etapów poszczególnych projektów. Za jego pomocą można także śledzić postępy tych projektów. Gdy wszyscy uczestnicy projektu mogą dokładnie sprawdzić, co zostało zrealizowane i co jeszcze trzeba zrobić, ryzyko utknięcia projektu w martwym punkcie jest znacznie niższe. Aby wdrożyć takie rozwiązanie, można użyć funkcji łączenia danych.

Oto, co należy zrobić:

  1. Utwórz diagram z ikonami lub obrazami reprezentującymi poszczególne etapy projektu i zaangażowanie w te etapy poszczególnych uczestników projektu
  2. Połącz ten diagram z udostępnionym arkuszem kalkulacyjnym, w którym uczestnicy projektu mogą oznaczać ukończone przez siebie zadania
  3. Wybierz sposób wizualnego przedstawiania ukończenia zadań
  4. Udostępnij diagram całemu zespołowi projektu, aby wszyscy wiedzieli, co jeszcze należy zrobić i jakie są terminy wykonania tych zadań Komunikacja wizualna umożliwia osobom z różnych środowisk szybkie analizowanie skomplikowanych informacji. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do tworzenia diagramów możesz zapobiec błędom i nieporozumieniom w komunikacji. Jak z niego skorzystasz?

Powiązane produkty

Laptop Surface z widocznym na nim programem Word

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz