Cinco soluções de produtividade para lidar com o excesso de informação


rich heading alt

Vivemos em uma época em que a quantidade de informação sendo gerada excede nossa capacidade de consumi-la e processá-la. No cenário atual do conhecimento, o trabalho colaborativo está aumentando, com tendência a uma colaboração mais baseada em projetos. De fato, as pessoas estão participando duas vezes mais de equipes do que alguns anos atrás. Isso significa que uma grande quantidade de informações chega a nós ao mesmo tempo, de forma não linear e de várias fontes, como emails, chat e redes sociais.

E todos os sinais de alerta indicam que as pessoas estão se tornando cada vez mais dependentes da informação. Um artigo da Harvard Business Review de um estudo sobre trabalhadores nos Estados Unidos mostrou que 60% das pessoas checam o email no banheiro, 15% já checaram na igreja e 11% esconderam do cônjuge que estavam checando o email.

Quais são as ferramentas e os recursos que podemos usar para lidarmos com isso e sermos produtivos? Embora seja dito que a tecnologia e o acesso à informação são parte do problema, a tecnologia também pode ser a solução. Confira as minhas cinco principais soluções de produtividade para lidar com o excesso de informação:

1. Compreenda que nem todas as informações são criadas da mesma forma

De todas as informações que devemos processar, nem todas exigem igual atenção e priorização. Saber com quais informações é preciso lidar em cada momento pode fazer toda a diferença. A capacidade de sinalizar informações como de alta prioridade é, sem dúvida, um dos melhores recursos já incorporados ao email. Eu também costumava ter uma caixa separada para emails em que sou copiado. Mas a tecnologia avançou desde então, e ficar a par das informações importantes agora ficou mais fácil do que nunca. Hoje em dia, ferramentas baseadas em chat, como o Microsoft Teams, permitem que as pessoas com quem eu colaboro sinalizem as informações como importantes, e as pessoas também podem me @mencionar nas informações que precisam da minha atenção direta. Isso me dá a capacidade de não apenas triar as informações que são importantes e relevantes, mas também de ir direto ao que é urgente. Aprender a priorizar as informações me ajudou a entender o caos, e a tecnologia agora faz o trabalho pesado para mim.

Guia definitivo para ferramentas baseadas em chat

Descubra os 4 requisitos mais importantes das ferramentas baseadas em chat

BAIXE O EBOOK INTERATIVO

2. Saiba como reunir tudo

Assim como na vida, sempre há momentos em que é necessário "reunir tudo", e assimilação da informação não é diferente. Existem muitas ferramentas por aí que podem ajudar você a se manter informado e com o trabalho organizado. Usando pastas do SharePoint para uma equipe ou fazendo isso no One Drive pessoal, manter as informações organizadas e classificadas ajuda a economizar tempo. Se no seu trabalho você lida com tipos parecidos de consulta, saber onde acessar as informações necessárias rapidamente faz toda a diferença. E a tecnologia simplificou isso ainda mais. Alguns de nós são inerentemente desorganizados ao serem organizados, e existem ferramentas para nos ajudar com isso também. No Microsoft Teams, quando você cria uma equipe, um site do SharePoint é criado para ela, e cada canal (conversas agrupadas por assunto) tem pastas e arquivos organizados para mim. A tecnologia está me ajudando a manter informações importantes organizadas, simplificadas e acessíveis.

3. Trabalhe de forma inteligente, sem dificuldades

Ferramentas de análise de dados podem fornecer ótimas dicas e informações sobre a eficiência do seu trabalho. Adoro ver os relatórios do My Analytics do Office 365. É uma maneira muito perspicaz de me manter sincero com relação ao nível da minha produtividade. Agora o Outlook usa IA para criar a caixa de entrada Destaques, onde ficam as mensagens filtradas de acordo com as informações que seriam as mais relevantes para mim com base em padrões de dados. Existe um mito de que as pessoas são produtivas quando fazem várias tarefas ao mesmo tempo. Muitos estudos acadêmicos provaram que essa é a forma mais ineficiente de ser produtivo. Percebo que não estou sendo nada produtivo e que estou fazendo coisas demais. Prefiro, na verdade, concentrar meu tempo me dedicando a 20% das informações que vão gerar 80% do impacto nos negócios. Em vez de gastar duas horas fazendo dez coisas, reservo grandes quantidades de tempo para trabalhar nas minhas cinco prioridades. A tecnologia agora está me ajudando a ser mais inteligente sobre como estou processando informações e onde estou gastando meu tempo.

4. Escolha as ferramentas de acordo com as suas necessidades

Ao compartilhar informações com a organização, a equipe ou os colegas, escolha o mecanismo de comunicação mais adequado para chegar ao melhor resultado. Um dos meus problemas é a infinidade de emails sobre o mesmo assunto que poderia ser facilmente resolvido com uma consulta ou conversa. Ter uma caixa de entrada bagunçada nunca é legal. Gosto do Microsoft Teams porque ele é uma ferramenta que me permite consultar uma pessoa e receber uma resposta rápida, organizar uma reunião equivalente a uma reunião digital, fazer uma videoconferência "cara a cara" em alta definição ou simplesmente lidar com as informações em um chat. E os chats têm sua própria psicologia: posso "curtir" uma conversa para mostrar que li, sem precisar enviar um email desnecessário. Meu meio de comunicação preferido é o que resolve todas as minhas necessidades de colaboração e comunicação em um só lugar.

5. A informação ocupará o espaço que você permitir

Hoje é possível consumir informações 24 horas por dia, sete dias por semana, basta querer. E, muitas vezes, somos nós que corremos atrás dessas informações. Eu não assisto mais às notícias, elas chegam pelo meu dispositivo móvel. Não aguardo mais por atualizações de projetos, eu sigo canais no Teams ou tenho conectores me enviando informações que são importantes para mim. Isso me ajudou a aumentar meu conhecimento e a ser mais produtivo, mas também é essencial saber quando parar. Se você acredita em zonas livres de tecnologia na sua casa ou leva algum tempo para mudar seu status para "não perturbe", é essencial dar ao seu cérebro períodos de incubação para entender todas as informações que está processando. Por isso costumo me dar um pouco de liberdade e espaço para manter a sanidade e me desconectar de tudo.

Em tempos em que a velocidade da informação não tende a desacelerar, precisamos do mecanismo e das ferramentas ideais para nos certificarmos de que continuaremos produtivos. Estas são as minhas cinco principais soluções. Eu adoraria saber mais sobre as suas.

Se quiser saber mais sobre como o Microsoft Teams ajuda a administrar informações, visite: https://products.office.com/microsoft-teams/group-chat-software

– Por Farren Roper

Produtos relacionados

surface laptop com o word

Introdução ao Microsoft 365

É o Office que você já conhece, com as ferramentas para trabalhar melhor em equipe e produzir mais, a qualquer momento e em praticamente qualquer lugar.

Compre agora