6 dicas para tornar uma conference call muito mais produtiva


Quando foi a última vez que você teve uma reunião presencial? Vamos admitir: as reuniões de trabalho atuais estão se tornando cada vez mais eletrônicas. Embora as reuniões online ou virtuais possam ser úteis, elas também alteram a responsabilidade dos participantes, deixando mais espaço para desatenções. Quando as pessoas estão distraídas, as reuniões perdem foco e exigem mais tempo para repetição.

Para manter o controle das reuniões e do cronograma, considere essas seis dicas e transforme sua rotina.

1. Ação da agenda: os participantes da reunião podem estar espalhados pelo próprio prédio ou pelo mundo. O importante é que todos tenham o mesmo foco. Embora as agendas formais não estejam tão na moda quanto antes, restabeleça a prática. Inclua os tópicos da reunião no corpo do convite do calendário ou envie um documento por email no prazo de 24 a 48 horas antes do horário designado. Isso proporcionará a todos a chance de definir as próprias expectativas em relação aos objetivos da reunião. E sim, leia a agenda da reunião enviada para você! Mesmo que você já esteja familiarizado com o projeto ou os tópicos da discussão, busque mais informações importantes sobre as atuais perspectivas ou preocupações. Estar informado é sempre a melhor opção.

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2. Prepare seus pontos e perguntas: se a reunião tiver uma programação definida ou não, entenda quais são seus objetivos. Antes da reunião, além das perguntas, compile todas as notas ou informações básicas que você poderá precisar pesquisar. Ter uma lista preparada ou um conjunto de pontos importantes diminuirá a pressão de ter que pensar sobre as dúvidas no momento da reunião, além de permitir o envolvimento com a discussão em questão. Esteja à vontade para anotar perguntas na programação, se houver uma, ou preparar um documento com notas informativas com antecedência contendo objetivos iniciais ou considerações no topo da lista. Independentemente do estilo da preparação, seguir essa prática de preparação garantirá que você se lembre da própria agenda no dia da reunião.

3. Resolução de problemas da tecnologia: se essa for sua primeira reunião online ou a milionésima, garanta que saiba como usar a tecnologia disponível. Confirme que sabe acessar o sistema e que seus alto-falantes funcionam. Verifique o Wi-Fi se precisar da Internet para acessar sua conferência ou o email (relacionado à reunião). Frustrações iniciais geralmente se desenvolvem quando aquela pessoa precisa de mais um minuto para acessar a linha de conferência. Evite ser o problema. Vá para a sala de conferências cedo e acesse o sistema. Mesmo que você configure seu telefone para ficar no modo silencioso até que as outras pessoas ingressem na reunião, pelo menos você poderá se concentrar no conteúdo da conversa em vez de ter que se concentrar em chegar ao ponto primeiro.

4. Compartilhar é cuidar: se você estiver analisando informações que contenham imagens ou estatísticas ou se estiver fazendo referência a documentos externos, certifique-se de que todos consigam acompanhar o raciocínio. Configure um compartilhamento de tela para direcionar a atenção do público e manter todos em sintonia. Essa etapa pode suavizar perguntas do tipo "Espere! Onde estamos?” e “Um minuto, preciso me orientar”. O compartilhamento de tela elimina as pausas e os momentos de confusão. Não se esqueça: se você estiver compartilhando a tela, lembre-se de desativar todos os programas e notificações de email, do telefone ou de mensagens para evitar que avisos indesejáveis surjam na tela.

5. Seja direto: um dos desafios das reuniões online é saber quem está prestes a falar ou quem precisa entrar na conversa. Reuniões virtuais podem variar muito dependendo dos participantes e das personalidades deles. Há cenários em que todos falam ao mesmo tempo ou poderão haver longas pausas após alguém parar de falar. Para evitar confusões onde todos falam ao mesmo tempo ou silêncios, faça perguntas especificamente para outros participantes da reunião. Se as pessoas trabalham juntas ou dependem de outras etapas do processo para avançar, não tenha medo de perguntar especificamente se elas têm algo que gostariam de acrescentar ou se têm outras dúvidas. Ao ser direto na mudança da conversa, você garantirá que maximizou o tempo da reunião permitindo que todos sejam ouvidos.

6. Benefícios da personalidade: as reuniões online, por telefone ou virtuais podem ser um entrave: não é possível analisar a linguagem corporal dos participantes para compreender as reações ou se eles estão acompanhando as ideias. Esteja sempre preparado para lidar com a possibilidade da perda de foco das pessoas. Seja tão agradável quanto você seria pessoalmente, ou mais, como a reunião exige. A energia positiva envolverá seu público e manterá você sintonizado nos tópicos em questão. Seu público provavelmente não gostaria de perder o foco, especialmente se você tem o hábito de perguntar diretamente às pessoas como elas reagem a uma questão. Se todos estiverem envolvidos com as prioridades da reunião, os pontos da reunião serão abordados rapidamente, e você abrangerá mais tópicos em menos tempo.

Independentemente do formato da reunião, não é preciso se perder na confusão virtual. Se você estiver preparado e interagir com seus colegas, as reuniões serão claras e estarão em sintonia com seus objetivos.

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