Cinco motivos de investir na intranet corporativa


Homem trabalhando em um laptop na sala de servidores

Por Sam Marshall, autor convidado da Microsoft

Se você faz parte de uma organização em crescimento, é provável que já tenha observado que antigamente, quando todos trabalhavam no mesmo escritório, tudo era mais simples. Atualmente, há vários motivos para frustrações.

Como as pessoas estão mais dispersas, trabalhando de casa ou espalhadas por vários andares, ficou mais complicado coordenar as atualizações e notícias. Algumas pessoas não são incluídas em listas de emails e começam a reclamar que nunca encontram o documento certo. Todos esses sinais indicam que você precisa de uma intranet.

Pense na intranet como um site privado. Ela funciona como um local de busca de notícias, informações e compartilhamento. Confira os cinco motivos principais de ter uma intranet:

1) Comunicação eficiente As listas de emails só funcionam até que as pessoas comecem a reclamar das quantidades absurdas de mensagens recebidas ou até que um comunicado importante seja ignorado por ter sido soterrado por atualizações triviais. Com a intranet, você recupera o controle porque fixa as manchetes no início da página.

As atualizações administrativas sobre upgrades de TI e estacionamento não desaparecerão, mas poderão ficar em segundo plano, liberando espaço das caixas de entrada.

2) Colaboração eficiente Se você ainda usa unidades compartilhadas e anexos de email para trabalhar em conjunto em documentos, provavelmente já deve ter passado pela experiência de ter alguém acordado a noite toda atualizando a versão errada.

Não precisa ser assim. A maioria das intranets modernas oferece um local onde várias pessoas podem trabalhar no mesmo arquivo, sempre com a versão mais recente.

Melhor ainda, elas oferecem um espaço para discussões onde todos podem ver os comentários e entrar em acordo com o que precisa ser feito.

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3) Fácil localização de informações Sua intranet pode guardar todas as informações confiáveis. Você pode confirmar que há apenas uma cópia e que todos têm acesso aos mais recentes procedimentos, políticas e informações sobre produtos. Além de economizar tempo, isso também é essencial para a conformidade, uma vez que você precisa saber se os processos atuais estão sendo seguidos.

4) Redução de riscos As pessoas querem ser produtivas. Se elas já tiverem usado uma ferramenta útil na vida pessoal, poderão querer usá-la no trabalho também. Mas as ferramentas de compartilhamento de arquivos ou discussões em grupo de uso doméstico são um risco para a sua segurança. E se as pessoas deixarem a empresa para trabalhar com um concorrente e ainda tiverem acesso a esses arquivos? Bastaria bloquear os serviços, mas o melhor seria oferecer uma intranet como uma solução adequadamente gerenciada.

5) Diminuição dos custos administrativos Quanto tempo se perde com uma administração ineficiente? Chamadas repetidas para descobrir se uma solicitação foi atendida? Emails solicitando a atualização de registros de RH? Uma intranet oferece uma maneira fácil de disponibilizar formulários online, facilitando a execução correta logo na primeira tentativa.

A configuração de uma intranet pode ser rápida e barata. Confira meu outro artigo para saber como escolher a intranet corporativa correta.

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Sam Marshall é proprietário da ClearBox Consulting. Ele está no Twitter como @sammarshall

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