Melhore a comunicação no trabalho e expanda os negócios


Mulher apontando para uma tela grande e falando com um grupo de pessoas com laptops

Não é segredo que uma comunicação ruim prejudica a sua organização, mas o quão prejudicial isso pode ser, talvez te surpreenda. De acordo com o "The Poor Cost of Communications" (O alto custo da comunicação), um estudo referência da Society of Human Resource Management (SHRM), "uma pesquisa de 400 empresas com 100.000 funcionários cada uma mostrou uma perda média por empresa de US$ 62,4 milhões por ano devido a comunicação inadequada com e entre funcionários". Embora sua pequena empresa seja apenas uma pequena fração do tamanho das empresas incluídas na pesquisa, você não está imune ao impacto das comunicações deficitárias.

Na verdade, como as pessoas da sua equipe estão, provavelmente, assumindo funções mais variadas e são puxadas para direções diferentes do que os funcionários das grandes organizações, a comunicação clara (e melhor adequada à sua workforce) pode ser ainda mais importante para pequenas empresas. Felizmente, há uma quantidade imensa de tecnologia e informações disponível para ajudar você a abrir (e manter) canais claros de comunicação com as pessoas em que mais confia.

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Use tecnologia, mas não QUALQUER tecnologia

Não se engane, tecnologia é uma coisa maravilhosa, mas deve ser escolhida, e usada, com sabedoria. Ao invés de ter uma Intranet separada para funcionários, uma Intranet social, um espaço de trabalho para gestão de projetos, chats, salas de chat privado, um email, um canal de vídeo etc. para a sua comunicação interna, escolha uma solução que ofereça a você tudo em um único local de forma prática. Assim, você corre menos risco de causar confusão e aumenta a probabilidade de uso das ferramentas disponíveis à sua equipe. Mas quais ferramentas são realmente necessárias?

  • Email: hoje em dia, email é algo obrigatório. Não há um jeito melhor de contatar as pessoas dentro e fora da sua organização. Porém, certifique-se de escolher um cliente de email baseado na nuvem. Assim, além de ter acesso às suas mensagens de qualquer dispositivo, elas também ficam armazenadas em backup na nuvem e sua segurança estará sempre atualizada.
  • Espaço de trabalho colaborativo: com o poder de se conectar por mensagem instantânea e videoconferência, além compartilhar e trabalhar em tempo real nos arquivos de forma colaborativa, um aplicativo de espaço de trabalho seguro e eficaz pode proporcionar à sua equipe um jeito de colaborar em projetos, discutir problemas, compartilhar documentos e construir relações de confiança que ajudarão você a desenvolver a cultura necessária para o sucesso. E como eles podem fazer isso em um aplicativo em seus computadores desktop, no laptop, no tablet ou no celular, você pode contratar os melhores, mesmo se eles morarem do outro lado do mundo.
  • Soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho e tarefas: A organização é fundamental para qualquer negócio, mas quando você é uma pequena empresa com uma equipe limitada, as prioridades podem mudar rapidamente, causar confusão e frear bruscamente sua produtividade. Porém, com um software de gerenciamento de fluxo de trabalho e tarefas, você pode desenvolver planos de projeto que garantem que todos em sua workforce entendam as próprias prioridades, quais tarefas precisam concluir (e quando) e até mesmo entregar atualizações de status, além de permitir que as pessoas na mesma workforce compartilhem arquivos.

Pergunte à sua equipe o que eles querem/precisam

Embora seja comum as culturas de espaço de trabalho se desenvolverem de forma orgânica, a criação de um espaço realmente inclusivo, colaborativo, feliz e produtivo exige alguma lapidação. Afinal, uma pesquisa Gallup revelou que "70% dos funcionários americanos não estão envolvidos no trabalho", e que a falta de envolvimento pode criar um espaço de trabalho apático, pouco produtivo ou até mesmo negativo.

Infelizmente, as pessoas não dão respostas ponderadas e honestas ao serem questionadas diretamente, ou por se preocuparem com a falta de anonimato ou porque precisam de tempo para pensar no assunto. Por isso, dê o espaço que as pessoas precisam para responderem de forma real e honesta usando um aplicativo que permita a conexão com a sua equipe, e dê a eles a oportunidade de responder quando julgarem adequado. Ao escolher seu aplicativo, procure um que permita o agendamento de eventos para funcionários, a solicitação de informações de pequenos grupos ou grandes workforces, e até mesmo o desenvolvimento e envio de pesquisas para qualquer pessoa, além da coleta das repostas (de forma anônima ou não) em tempo real. Um aplicativo como esse, que permite a você se comunicar com a sua workforce, descobrir qual é a opinião dos seus funcionários sobre a empresa e do que eles precisam, pode ajudá-lo a criar uma cultura onde todos se sintam acolhidos e realizados.

Como se comunicar com eficácia

Universidades e palestras executivas ensinam habilidades de comunicação eficientes, mas você provavelmente já esqueceu tudo ao se formar ou retornar ao escritório e mergulhar no "mundo de trabalho real". Apesar de haver muitas dicas de como melhorar a comunicação, as melhores normalmente são simples:

  • Mantenha suas mensagens claras, use uma linguagem simples e afaste-se de jargões. Apesar de a workforce conhecer os jargões, eles ainda podem impedir a compreensão. Na verdade, o uso de jargões é tão mal visto que muitas universidades estão começando a ensinar seus alunos de negócios a falar sem usá-los, e o governo dos EUA criou o PlainLanguage.gov, um site que tem como objetivo ajudar os funcionários do governo a criar documentos que "facilitam a legibilidade, a compreensão e o uso das comunicações do governo pelo público".
  • Encontre sua workforce onde eles estiverem. Se os seus próprios dados mostrarem que sua equipe interage mais com uma mensagem tradicional por escrito ou por meio de vídeos enviados por email, faça isso. Se uma pesquisa revelar que preferem reuniões presenciais ou por streaming ao vivo para grandes anúncios, use-as. Afinal, "a comunicação interna é indicada como um fator importante de sucesso para quase 79% das organizações", de acordo com um artigo no LinkedIn. Portanto, é fundamental permanecer em contato com a sua workforce e enviar as informações de uma forma que assegure o recebimento. Além disso, também economiza tempo.
  • Para grandes anúncios, notícias importantes da empresa ou outras mensagens consideráveis (como mudanças nos benefícios), use um modelo de plano de comunicação, como você faria para anúncios externos. Isso garante que sua mensagem (falada ou escrita) seja clara e inclua todas as informações pertinentes. Além disso, assim que a mensagem estiver completa, peça a alguém de confiança que faça uma revisão editorial.
  • Incremente as palavras com elementos visuais. De acordo com a Social Science Research Network, "65% das pessoas aprende visualmente", e uma pesquisa da 3M revelou que "podemos processar elementos visuais 60.000 vezes mais rápido do que um texto". Assim, sempre que você puder fornecer à sua workforce uma imagem, um gráfico, um ícone, um vídeo, um infográfico ou outro exemplo visual do que você precisa, quer ou espera alcançar, isso melhorará a compreensão.

Obviamente, não há uma abordagem única para o aprimoramento da comunicação e do envolvimento na sua equipe, mas ao experimentar novas tecnologias e uma nova abordagem de comunicação empresarial, você pode evitar mal-entendidos, atenuar boatos e economizar tempo. Pode até melhorar o desempenho da sua workforce, a opinião dela sobre sua organização e melhorar o resultado final. Afinal, um relatório da Aon Hewitt revelou que "para cada 1% de aumento no envolvimento dos funcionários, você pode esperar mais 0,6% de crescimento em vendas de uma organização". Portanto, qualquer coisa que envolva seus funcionários valerá a pena.

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