Maximize a gestão de projetos no e-mail com o gerenciamento de tempo


emails saindo da caixa de entrada

O envio constante de emails pode rapidamente transformar a gestão de projetos em um pesadelo no trabalho. Essas dezenas (ou centenas) de mensagens atrapalham seu foco, intensificam os níveis de estresse e, geralmente, afetam negativamente seu fluxo de trabalho ideal. Se você não tiver cuidado e, às vezes, mesmo quando toma todas as precauções, o email poderá se tornar uma segunda jornada de trabalho em tempo integral.

Nem é preciso dizer que esse tipo de caos não é sustentável. Felizmente, existem ferramentas de análise pessoal disponíveis que oferecem informações sobre sua agenda diária e seus hábitos de email. Você pode usar essas informações para criar estratégias, reorganizar e definir limites que economizarão um tempo significativo.

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Entenda sua caixa de entrada

Em média nas organizações uma pessoa passa 28% do dia no email. E você? Quanto tempo é gasto com a leitura em vez da escrita? E suas taxas de leitura e tempos de resposta? Você está se comunicando efetivamente com seus colegas de trabalho?

A lista de perguntas é longa, mas uma análise de comportamento no email pode dar respostas que ajudam a compreender a situação. Digamos que, dessa forma, suas interações com um determinado cliente são aprofundadas. Você percebe que as muitas horas passadas escrevendo atualizações regulares são um desperdício já que seu contato sequer abre seus emails. A vantagem? Provavelmente, é melhor limitar-se aos pontos essenciais e informar sobre eles usando um canal diferente.

Ou talvez você perceba que os emails enviados após as 15h têm um tempo de resposta médio alto. Essa informação permite estabelecer janelas de email precisas para maximizar a eficácia. Quanto menos tempo você precisa para acompanhar suas mensagens ignoradas, melhor.

Controle seu cronograma

monitor de computador mostrando o mapeamento do cronograma

Atualmente, os blocos de tempo sustentados são raros. Emails, reuniões e telefonemas, embora necessários, geralmente são interrupções irritantes. E, quando você se sente mais disperso do que focado, pode ser muito difícil realizar o trabalho de verdade. A resposta? Deixe a análise de tempo avaliar as ineficiências ocultas.

A análise de tempo permite ver rapidamente a frequência com que você passa por períodos ininterruptos de trabalho, quanto está trabalhando fora do horário comercial normal e quantas reuniões participa por semana, e a lista só aumenta. Após conhecer todos os aspectos, você pode tomar decisões sobre seus hábitos de trabalho em uma escala maior.

Descobriu que seu bloco médio de tempo livre é apenas meia hora? Reserve duas horas diárias na agenda para se dedicar integralmente ao trabalho. Deixe claro para seus colegas de trabalho que é importante estar na sua mesa durante essas duas horas. Se você receber uma solicitação para uma reunião durante seu tempo reservado, veja se é possível reagendá-la. E, se você acredita que sua presença não é realmente necessária, não tenha medo de recusar educadamente.

Você pode aplicar esse mesmo plano ao responder seus emails. Todos os dias, escolha dois blocos curtos, talvez 30 minutos cada, para responder as mensagens acumuladas. Mais uma vez, adicione esses blocos à agenda para que os colegas de trabalho saibam que você está ocupado.

Recupere sua jornada de trabalho

Para otimizar totalmente seu dia de trabalho, aproveite outras ferramentas de análise pessoal. Os insights da rede, por exemplo, permitem examinar seus contatos. Com quem você se conecta com mais frequência? E com quem corre o risco de perder contato? O acesso a essas informações ajuda a manter relacionamentos e impedir que projetos de menor prioridade escorreguem pelos seus dedos.

Da mesma forma, um recurso que mede a qualidade da reunião pode fornecer insights que ajudam a entender porque algumas reuniões não são tão eficazes quanto deveriam ser. Muitas tarefas ao mesmo tempo? Muito tempo para preencher? Não tem tempo suficiente? É provável que você perceba que a reunião semanal nem é necessária.

Resumindo e concluindo

caixa de entrada de email da organização

Nos escritórios, o email é uma presença constante, e isso não vai mudar. O que pode mudar é a forma como você gerencia os emails e seu dia. Use análises pessoais para reorganizar seu tempo e aumentar a produtividade no trabalho. Pequenas mudanças podem causar um impacto enorme.

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