Gerenciamento de projetos: 6 dicas para seu plano de projeto dar certo


Projetos ruins são caros. Na verdade, as organizações perdem inacreditáveis US$ 109 milhões para cada US$ 1 bilhão investido em projetos e programas, de acordo com um estudo do Project Management Institute (PMI). E quanto maior o projeto, pior é o tombo. Quando comparados com projetos menores, os grandes têm dez vezes mais probabilidade de falhar totalmente, de acordo com outro relatório do setor, e duas vezes mais probabilidade de atrasar, ultrapassar o orçamento e negligenciar recursos críticos. Apesar de os projetos pequenos e médios não serem tão preocupantes, qualquer um que já tenha trabalhado com um deles sabe que também há os vilões.

Então, quem são os responsáveis por essas falhas épicas, e não tão épicas? De acordo com o PMI, as causas mais comuns de falhas de projetos variam de mudanças das prioridades dentro de uma organização (40%) a recursos limitados (20%). Apesar de alguns estarem fora do nosso controle, como responsáveis pelo gerenciamento de projetos, muitos não estão.

Aqui estão seis razões não tão óbvias para um plano de projeto sair totalmente do rumo:

  1. Métodos estáticos: hoje, os projetos tê muitas partes móveis. Se você trabalha com marketing, RH, TI, manufatura ou qualquer outro setor, a falta de agilidade e flexibilidade pode ser uma sentença de morte para qualquer projeto. o Agile PM, que cresceu junto com a adoção de soluções e aplicativos de software de gestão de projetos, é a tendência já há alguns anos, de acordo com a PM Times, "se tornará ainda mais vital, hoje e no futuro". De acordo com a PricewaterhouseCoopers, Scrum é a estrutura Agile mais popular (43%) para realizar tarefas complexas, seguido por Lean & Test Driven Development (11%) e eXtreme Programming (10%). Apesar de as organizações que usam Agile aumentarem a receita 37% mais rápido e gerarem 30% de aumento nos lucros do que as empresas que não adotaram Agile, menos de um terço das empresas informam o uso frequente de Agile.
  2. Soluções de software de baixa complexidade: comprar uma ferramenta de baixa complexidade com falta de recursos, em vez de investir em uma boa solução de software, é outro erro cometido por muitas empresas. Incrivelmente, algumas empresas (23%) nem usam um software de gestão de projetos. Porém, as empresas de alto desempenho (87%) entendem a importância do aumento da eficiência e da funcionalidade oferecido por softwares de PM (project management). Mas nem todo software é criado da mesma forma. Empresas bem-sucedidas indicam que confiabilidade e facilidade de integração e de uso são as qualidades mais importantes na escolha de novos softwares de gestão de projetos. Um bom software também deve funcionar perfeitamente em ferramentas universalmente populares como Office, Office 365, Skype, PowerPoint e SharePoint e oferecer serviços primorosos de PM com base em nuvem, para aumentar a flexibilidade e a segurança, mas reduzindo a complexidade técnica.
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  1. Malabarismo ineficiente de equipes virtuais: as habilidades de comunicação e gestão de tempo se tornaram fundamentais, já que as equipes trabalham remotamente, às vezes globalmente, em fusos horários, culturas e idiomas diferentes. O acesso a ferramentas que permitem às partes interessadas gerenciar remotamente e compartilhar rapidamente status, conversas e cronogramas mais recentes do projeto por meio de um site de projeto dedicado (como aqueles oferecidos por um bom software de PM) mantém todos conectados e informados.
  2. Suporte inadequado da diretoria: ter um patrocinador da diretoria com um grande interesse, alguém que apoie seu projeto do início ao fim, é um grande fator no sucesso do projeto. Ainda assim, menos de dois em três projetos tiveram patrocinadores ativamente envolvidos para fornecer uma direção clara ou ajudar a solucionar problemas. Normalmente, a falta de tempo é um problema. Por isso, antes do início de um projeto, os patrocinadores e o pessoal do gerenciamento de projetos devem se encontrar para discutir questões como comprometimento do tempo, relatórios, reuniões, escalação de problemas, entre outros. Além disso, é importante ter um software que permita que seu Escritório de gestão de projetos (PMO) ou patrocinador gerencie as configurações de PM sem precisar de mais assistência.
  3. Não ficar alinhado com as metas e estratégias da organização: a falta de definição de metas para o projeto é um dos principais fatores de falha. Ainda assim, as organizações indicam que, em média, três de cinco projetos não estão alinhados com a estratégia comercial. É fundamental entender as prioridades estratégicas da empresa e, depois, examinar os projetos para ver como eles estão alinhados, se estiverem mesmo, às metas estratégicas corporativas/departamentais. Isso deverá ajudar a priorizar projetos e encerrar outros com prioridade mais baixa ou que não estejam alinhados à estratégia geral. Isso não só economiza tempo, esforço, dinheiro e recursos preciosos, mas também ajuda a defender projetos que receberão o apoio executivo de que você precisa.
  4. Falha de comunicação: o PMI descobriu que uma das principais causas de falha do projeto citada pelas empresas é a falta de comunicação. Felizmente, as pesquisas mais recentes indicam que a compra do software de PM certo parece melhorar consideravelmente a comunicação interna da equipe, além da comunicação com os clientes. A capacidade de se comunicar em tempo real com membros da equipe no próprio escritório ou em todo o mundo usando ferramentas projetadas para transmitir conversas importantes com rapidez e segurança é a chave para o sucesso de um projeto.

Dos problemas mais simples aos mais complexos, existem muitas armadilhas que podem comprometer um projeto. Mas para cada problema, também há uma solução. E com organizações de baixa produtividade gastando quase 12 vezes mais recursos do que as organizações de alto desempenho em projetos perdidos, não há momento melhor para implementar essas mudanças tão necessárias quanto agora.

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