Planejamento online: 1 passo à frente para gerenciar projetos na nuvem


Para quase qualquer empresa, grande ou pequena, o gerenciamento de projeto é necessário para se organizar, e permanecer organizada. Há várias ferramentas de gestão de projetos disponíveis para ajudar sua empresa a gerir os recursos, projetos e custos de controle, comunicar-se efetivamente com vários membros da equipe e controlar o progresso em qualquer projeto. Embora seja possível instalar algumas dessas ferramentas como software em computadores de rede individuais, muitas delas têm base na Web, em outras palavras, estão disponíveis na nuvem. 

Benefícios das ferramentas de gestão de projetos na nuvem

Talvez você seja uma dessas pessoas que treme quando ouve a frase "computação em nuvem", mas pare um pouco para pensar no que isso significa mesmo. Embora as ferramentas de gestão de projetos locais tenham seu valor, fazer projetos online proporciona muitos benefícios, inclusive os seguintes:

  • Custo inicial menor. Quando você usa um software de gestão de projetos local, precisa pagar por vários itens, como investimentos em licença, hardware de servidor, equipe de TI para suporte, implantações demoradas entre outros. Por outro lado, uma solução baseada em nuvem normalmente exige apenas uma taxa mensal ou anual.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 segredos para um local de trabalho conectado

A maneira como trabalhamos em conjunto mudou drasticamente nos últimos anos. Saiba como ser líder em um ambiente de negócios em constante mudança.

BAIXE O EBOOK
  • Segurança inédita. Apesar do que muitos executivos de empresas acreditaram, a nuvem oferece tanta segurança quanto as soluções locais. A empresa simplesmente não controla os servidores físicos. Como sugere um artigo recente na Forbes, "a computação em nuvem deixou de ser uma contradição".
  • Acessível de qualquer lugar. Contanto que você tenha uma conexão com a Internet, poderá acessar seu software de gestão de projetos na nuvem. Como o acesso é realizado por meio de um navegador, também é possível permitir que membros da equipe vejam, editem e gerenciem os documentos em outros dispositivos, além dos computadores.
  • Equipe conectada. Mesmo quando os trabalhadores estão separados por quilômetros, eles podem se sentir parte de uma unidade coesa com uma solução baseada em nuvem. Como todos recebem atualizações imediatas, ninguém importante para o projeto é deixado de fora acidentalmente da conversa. Além disso, as conversas podem ser conduzidas no espaço do projeto (e não por email) e armazenadas para consulta futura.
  • Mais produtividade. Graças a um local centralizado onde todos os resumos, tarefas, documentos, newsfeeds e calendários do projeto são mantidos, as soluções de gestão de projeto com base em nuvem podem economizar muito tempo. E com a economia de tempo, a produtividade pode aumentar. Além disso, um local centralizado permite que os membros da equipe acessem documentos do projeto em tempo real de onde quer que estejam.
  • Comunicação em tempo real. Um dos maiores benefícios de usar o software de gestão de projetos na nuvem é a capacidade de fazer comentários rápidos sobre as informações, assim que elas são carregadas no espaço de trabalho do projeto. Isso também pode aumentar a produtividade porque diminui a quantidade de retrabalho.
  • Decisões conduzidas por dados atualizados. Como uma empresa que pretende se tornar lucrativa, e assim permanecer, é importante basear as decisões em algo além de um capricho. Ao fazer projetos online, a atualização é instantânea, e você tem as informações necessárias nas pontas dos dedos. Além disso, a maioria das ferramentas terá relatórios internos que trarão as informações necessárias para você tomar decisões sobre o negócio. 
  • Simplificação da TI. Ao usar um software de gestão de projetos local, normalmente você fica responsável pela manutenção do servidor, o que exige a atenção da equipe de TI interna. Por outro lado, para fazer projetos online, um provedor de serviços (ou outro recurso) faz a manutenção para você, economizando tempo e poupando o trabalho de lidar com atualizações ou bugs, e permitindo que você foque na administração tranquila dos projetos.
  • Atualizações instantâneas. Ao contrário do software local, que exige o download de atualizações sempre que uma nova versão é lançada, as ferramentas baseadas em nuvem são atualizadas automaticamente. Não há necessidade de pagar para fazer o upgrade de todo o seu pacote de aplicativos, ou esperar sua equipe de TI ter o tempo disponível para implementar as atualizações. 

Etapas para encontrar a melhor solução de gestão de projetos com base na nuvem para você

Infelizmente, começar a usar uma solução nova de gerenciamento de projeto não é tão simples quanto entender a diferença entre soluções de planejamento de projetos locais e planejamento online. A seleção da melhor solução para a sua empresa exige várias etapas, mas o resultado final vale a pena. Execute estas etapas para decidir sobre um provedor de serviço qualificado.

Etapa 1: conduza uma análise das necessidades.

Isso não vai surpreender, mas toda empresa é diferente, com tamanhos variados, metas e necessidades diferentes. Isso significa que depende da empresa decidir exatamente qual solução atende melhor às suas necessidades. Não deixe de dar voz na discussão àqueles que vão usar o produto. Considere fatores do tipo, por exemplo, se seus projetos envolvem apenas funcionários internos, ou clientes externos também, ou de quais tipos de relatório você precisará. Assim que você conhecer suas necessidades, ficará mais fácil de avaliar os provedores de serviço com base nos recursos que eles oferecem.

Etapa 2: pesquise, pesquise, pesquise.

Ao pesquisar um provedor de serviços, fique atento àqueles que oferecem os seguintes recursos:

  • Confiabilidade de nível empresarial 
  • Capacidade de adicionar termos e projetos rapidamente
  • Recursos de relatório que proporcionam informações rápidas sobre seu portfólio
  • Um ambiente familiar ou, pelo menos, um que seja fácil de usar
  • Capacidade de ver e atuar nas tarefas em um só local
  • Recursos de agendamento que permitam o planejamento e gestão das tarefas de forma efetiva
  • Painéis resumidos para as decisões baseadas em dados
  • Suporte 24 horas de TI
  • Backup de dados contínuo, recuperação de desastres e data centers globalmente redundantes
  • Solução escalável que evolui com a sua empresa

Etapa 3: faça um test drive.

Da mesma forma que você faria um test drive de um carro antes de comprá-lo, experimente uma solução de gestão de projetos antes da implementação. Esses testes permitem que você analise bem os recursos de uma ferramenta e imagine como ela funcionaria em uma situação parecida com a sua.

Etapa 4: considere o cronograma e o processo de implementação.

Se você tiver decidido usar uma ferramenta online para a gestão de projetos, não importa se ela é compatível com seus aplicativos atuais, isso só será relevante às soluções locais. Mas será necessário considerar quando você terá o pessoal e o orçamento para fazer a troca e depois coordenar esse trabalho com o provedor de serviços escolhido.

Etapa 5: implemente e treine.

Finalmente você implementou uma nova solução de software de gestão de projetos. Parabéns! Mas, infelizmente, o trabalho não terminou. É importante ter certeza de que seus funcionários serão treinados para usar a nova ferramenta com eficiência. Marque várias sessões para que todos tenham opção de participar. Além disso, crie projetos de prática, para que todos tenham uma chance de explorar e se familiarizar com os recursos da ferramenta antes de precisar usá-la no mundo real.

Gerenciar projetos online é a onda do futuro. Encontre uma ferramenta que funcione para você, e não fique para trás. 

Produtos relacionados

surface laptop com o word

Introdução ao Office 365

É o Office que você já conhece, com as ferramentas para trabalhar melhor em equipe e produzir mais, a qualquer momento e em praticamente qualquer lugar.

Compre agora