Como planejar um projeto perfeito com um sistema de gestão online


Ser um gerente de projeto é como ser um malabarista que gira vários pratos no ar ao mesmo tempo, não é fácil. Há demandas constantes em seu tempo, pessoas para acompanhar, pressão para fazer uma certa quantidade de trabalho, o que muitas vezes parece ser uma quantidade incrivelmente curta de tempo e muito mais.

Mas também é um papel necessário que pode agregar valor extraordinário à sua empresa. De fato, de acordo com um estudo realizado pela PricewaterhouseCoopers, mais de 60% das falhas de projeto estão ligadas a questões internas, como recursos insuficientes ou prazos perdidos, ou seja, situações que um gerente de projeto pode ajudar a evitar.

Além disso, é um setor em crescimento, à medida que mais e mais empresas percebem a importância de um sólido gerenciador de projetos online. Especificamente, um estudo separado do Project Management Institute estimou que cerca de 16 milhões de novos cargos de gerenciamento de projetos serão criados em todo o mundo entre 2010 e 2020, e o setor crescerá em US$ 6,61 trilhões. Dito isso, gerenciar projetos é uma grande responsabilidade, não importa quem seja seu empregador. Seja você um gerente de projeto oficial ou esteja simplesmente liderando um projeto, as sete dicas a seguir devem ajudar a se orientar e a preparar seu projeto para o sucesso.

Dica 1: estabeleça metas claras para o projeto

Observe o quadro geral e determine o que você deseja realizar com esse projeto. Se um cliente ou parte externa estiver envolvido no projeto, as fontes externas obviamente ajudarão a determinar as metas. Entre os objetivos abrangentes que você deve considerar estão:

  • Evitar o aumento do escopo, o que significa evitar que o escopo do projeto cresça.
  • Ficar dentro de um determinado orçamento.
  • Atender a todos os aspectos do projeto.
  • Fornecer trabalho de qualidade.
  • Concluir o trabalho dentro do prazo.
  • Garantir os recursos certos com antecedência.
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Dica 2: defina as expectativas antecipadamente

Todos devem estar na mesma página para garantir um projeto bem-sucedido. Compartilhar claramente suas expectativas como líder de projeto e pedir que outras pessoas comuniquem as próprias expectativas é um passo importante na elaboração de qualquer projeto. Essas expectativas devem incluir formas específicas de a equipe atingir as metas que você já estabeleceu. Além disso, convém incluir o seguinte:

  • Lista de resultados e data de vencimento.
  • Declaração de escopo.
  • Funções e responsabilidades definidas.
  • Processo de perguntas e respostas.
  • Plano de comunicação, inclusive com que frequência você pretende se comunicar com as partes interessadas/clientes.

Dica 3: descreva os riscos potenciais e como você os gerenciará se houver ameaças

Vamos admitir, mesmo que você planeje tudo nos mínimos detalhes, o inesperado ainda pode acontecer. Então, o que um bom gerente de projetos faz? Traça um plano para o inesperado, é claro! É claro que talvez você não consiga prever o risco exato que pode ameaçar seu projeto (de mau tempo a agitações políticas e falhas tecnológicas), mas ainda é possível diminuir o impacto potencial das ameaças usando o gerenciamento de riscos.

Dica 4: reduza o número de reuniões

Um estudo da Verizon Conferencing descobriu que apenas 22% das reuniões são consideradas "extremamente produtivas" e 44% "muito produtivas". Isso deixa 34% das reuniões como pouco ou nada produtivas. Obviamente, as reuniões são uma parte necessária do planejamento do projeto, mas realmente reflita se uma reunião é o melhor uso do seu tempo ou se o email ou alguma outra forma de comunicação também poderia dar certo, como um software de planejamento de projetos, que permite compartilhar arquivos, atribuir tarefas e trocar ideias sem ter que comparecer fisicamente. Mais tempo em reuniões significa menos tempo em tarefas reais. Considere isso antes de enviar mais um convite de reunião.

Dica 5: planeje a reunião inicial perfeita

Falando em reuniões, a reunião inicial define o tom de todo o projeto. Ao planejar essa reunião, não se esqueça de seguir os seguintes padrões:

  • Convide as pessoas certas e garanta que os principais participantes possam estar presentes.
  • Crie uma agenda detalhada informando o que a reunião abordará. Isso ajuda todos a se concentrar nas tarefas e entender o objetivo da reunião.
  • Determine se essa pode ser uma reunião online ou se precisa ser realizada pessoalmente. Isso depende do tamanho do projeto, se você está trabalhando com um novo cliente, do orçamento do projeto etc. Em geral, as reuniões presenciais são mais complicadas de planejar, e mais caras também, especialmente se envolvem viagens.
  • Marque uma nova reunião se os principais participantes não puderem estar presentes. Não há sentido em realizar uma reunião sem eles. Muitas vezes você precisará realizar outra reunião para atualizá-los ou receber sugestões.
  • Antes de determinar a agenda, esteja ciente do objetivo da reunião e de quais informações as pessoas devem estar a par ao final dela.

Dica 6: gere relatórios ao longo do projeto

A única maneira de saber se o projeto está progredindo conforme o esperado é gerar relatórios consistentes. Isso geralmente pode ser feito pelo programa de software de gestão de projetos. Os relatórios ajudam a avaliar a eficiência da alocação de recursos e a garantir o cumprimento de metas de orçamento e prazos.

Dica 7: tenha as ferramentas certas

Embora existam muitas ferramentas de gestão online de projetos no mercado, nem todas são iguais. Decida o que você realmente precisa e compare os produtos que despertam interesse. No mínimo, escolha uma ferramenta que permita fazer o seguinte:

  • Organizar e vincular tarefas para criar cronogramas e planos.
  • Compartilhar ideias que ajudam informar melhor o progresso.
  • Compreender rapidamente como usar a interface.
  • Personalizar o plano para atender às necessidades da equipe.

Embora seja difícil ser um gerente de projetos incrível, isso ainda é algo que pode ser alcançado. Você só precisa das habilidades, do conhecimento e das ferramentas adequadas para ser produtivo e chegar aos resultados desejados.

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