Como aprimorar suas reuniões de negócios e ter reuniões produtivas


Quer você goste ou não, as reuniões vão sempre existir. Como uma ferramenta de comunicação, elas oferecem à equipe informações, vínculo em tempo real e conversas construtivas. Mas, às vezes, as reuniões podem se tornar improdutivas. Aliás, a Agência Trabalhista Americana estima que as empresas percam US$ 37 bilhões em reuniões desnecessárias todos os anos. Como 37% do tempo de um funcionário é gasto em reuniões atualmente, vale a pena considerar como nos reunimos para informar nossos estilos de gerenciamento e estratégias de negócios crescentes.

O fator de satisfação da reunião moderna

Ao considerar uma estratégia de negócios, é preciso reconhecer os custos fixos e variáveis das reuniões, sejam elas digitais ou físicas. Equilibrar os benefícios de cada tipo resultará em uma abordagem integrada de novas tecnologias e práticas comerciais tradicionais.

Assim como a tecnologia avançou, o mesmo aconteceu com o ritmo da sala de reunião moderna. Em uma organização em que cada minuto faz a diferença, o uso de serviços como conferência de áudio ou vídeo reduz a necessidade de gerenciamento do tempo dos funcionários. Com a audioconferência, os funcionários e as partes interessadas ​​podem simplesmente participar da conversa, oferecer sugestões e retomar o dia de trabalho, sem sair do escritório. Com a videoconferência, você não precisa mais reunir seus funcionários remotos. As telas permitem que você converse pessoalmente com vários funcionários em fusos horários diferentes. Além de unificar suas equipes, esses recursos também podem substituir as viagens de negócios, o que elimina despesas desnecessárias.

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É claro que as reuniões de negócios frente a frente ainda oferecem um elemento humano, algo indisponível por meio de interfaces virtuais. Ao interagir com um novo cliente, reunir-se pessoalmente pode criar empatia e estabelecer uma base para um relacionamento profissional duradouro. E apesar da pressão negativa sobre as reuniões, 92% dos participantes as valorizam como uma oportunidade de fazer uma contribuição, sugerindo que reuniões produtivas podem ser um fator que contribui para a satisfação no trabalho dos funcionários. E maior satisfação dos funcionários significa redução na rotatividade.

De acordo com uma pesquisa da Verizon, mais de 90% dos participantes admitiram sonhar acordados, perder reuniões completas ou partes de reuniões, enquanto 70% afirmaram trazer outros trabalhos para as reuniões. Fica óbvio que a reunião, como a conhecemos, precisa de uma mudança. Imagine a nova produtividade que poderíamos conquistar se redefiníssemos o conceito de reunião como um todo.

Mudar as definições da reunião moderna

Inseridas dentro de novas tecnologias, tendências de emprego e mudanças econômicas, as reuniões atuais estão em constante evolução. Um estudo recente da BlueJeans descobriu que 25% das reuniões têm pelo menos um participante de vídeo para dispositivos móveis na chamada. Esse aumento no vídeo por dispositivos móveis pode ser atribuído a um maior número de trabalhadores em tempo parcial ou freelancers. Nos últimos anos, esses trabalhadores contratados constituíam uma estimativa de 40,4% da força de trabalho moderna.

A principal vantagem? Para que as empresas e seus funcionários tenham sucesso no futuro, as reuniões atuais devem ser integradas à tecnologia física e digital.

Mas como isso seria? Onde está o local de reunião ideal, seja físico ou digital? A resposta nem sempre é a mesma para todas as empresas, mas algumas inovações foram criadas para aumentar a produtividade nas organizações.

  • As tecnologias digitais estão popularizando conexões simples com um só toque, o que unirá projeção e áudio. Pesquisas e telemetria para medir o sucesso e o tempo de conexão já demonstraram melhora na conexão de uma média de três minutos para menos de um minuto.
  • Avanços na tecnologia física oferecerão serviço de áudio e vídeo com base no tipo de dispositivo, sejam chamadas com ou sem fio, dentro ou fora das redes corporativas. Idealmente, essas melhorias proporcionarão uma experiência de reunião de alta qualidade tanto para participantes remotos quanto funcionários internos.
  • Algumas organizações adotaram novos métodos, como o whiteboard digital, para garantir que esses avanços sejam proporcionados. Soluções inovadoras de colaboração de equipe, como monitores multitoque, experiências de caneta e tinta responsivas e videoconferência integrada, aprimorarão o status da reunião moderna.

Como observamos atualmente, 28% dos gerentes acreditam que as reuniões são um desperdício de tempo. Mas, quando usadas de forma eficaz, elas oferecem mais do que apenas uma estrutura para aperfeiçoar a estratégia de negócios, elas criam oportunidades de conexão, inovação e sinergia entre a equipe. Seja qual for a função na organização (funcionário, executivo ou freelancer), todos podem se beneficiar de uma abordagem holística de uma experiência de reunião de alta qualidade.

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