Por que a adoção pelo usuário é fundamental para implantações de comunicação unificada


Mulher sorrindo enquanto trabalha em um escritório no Surface

Por Blair Pleasant, autor convidado da Microsoft

A ideia de que "se você construir, eles virão" é ótima para campos de beisebol. Infelizmente isso não se aplica à implantação de tecnologias de comunicação de negócios.

Seja para a funcionalidade básica das unified communications (UC) ou para a colaboração em equipe, a adoção pelo usuário final é fundamental para uma implantação bem-sucedida. Quando se trata de UC, o foco no uso e na adoção apresenta um melhor resultado do que simplesmente concentrar-se em fazer a tecnologia funcionar.

As unified communications são definidas pela UCStrategies como "comunicações integradas para otimizar os processos empresariais", incluindo a integração de ferramentas de comunicação em tempo real e diferida, como voz, mensagens instantâneas e áudio/Web/videoconferência com uma única interface unificada para aumentar a produtividade do funcionário. A colaboração em equipe inclui chat ou mensagens, compartilhamento de conteúdo e espaços de equipe duradouros para melhorar a comunicação.

Como você pode incentivar o uso e a adoção de novas ferramentas de comunicação empresarial para garantir o máximo proveito do investimento em UC? Veja algumas dicas para iniciar uma estratégia de adoção do usuário.

  1. Comece com uma equipe de patrocínio que inclui a linha de empresários, gerentes de TI e telecomunicações e uma amostragem de usuários finais, que varia de representantes de vendas a administradores. Quanto mais cedo eles puderem integrar o processo de planejamento, melhor será.
  2. Em seguida, obtenha apoio da liderança. A diretoria e os demais executivos podem dar o exemplo e impulsionar a adoção para o restante da empresa usando a colaboração em equipe, vídeos e outras funcionalidades de UC nas comunicações internas.

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  1. Identifique "usuários avançados" que serão defensores da solução de UC e ajudarão os demais colegas a ver a utilidade e os benefícios dessas ferramentas. Eles podem ajudar a impulsionar o uso e viralizar as ferramentas de UCC.
  2. Crie interesse e promova a solução internamente antes de implantá-la. Isso pode ser tão básico quanto pendurar cartazes pelo escritório ou realizar exposições itinerantes práticas onde as pessoas podem experimentar os produtos.
  3. Treinamento, treinamento, treinamento. Talvez a parte mais importante de uma estratégia de adoção pelo usuário seja o treinamento do usuário final. O treinamento inclui o como e o porquê. Concentre-se na forma de usar os vários recursos e capacidades e por que os funcionários devem usar a solução de UC e os benefícios que eles alcançarão. Após identificarem o valor que o UCC oferece à produtividade, a probabilidade de os funcionários integrá-lo à rotina diária será maior.
  4. Concentre-se no gerenciamento de mudanças. A UC não se limita apenas à tecnologia. Ela representa uma nova maneira de trabalhar para a maioria das pessoas. O uso de ferramentas de colaboração em equipe pode, por exemplo, ser um desafio para funcionários que se sentem mais confortáveis trabalhando de forma isolada, em vez de colaborar com os membros da equipe.

As implantações de UCC bem-sucedidas, que oferecem as vantagens e o retorno sobre o investimento previstos, dependem do uso e da adoção pelos funcionários das ferramentas e tecnologias fornecidas. Se você implantar, eles virão. No entanto, tenha uma estratégia para ajudar a garantir a adoção!

Um analista independente do setor, com mais de 18 anos de experiência, que disponibiliza informações e análises de mercado para usuários finais e clientes fornecedores. Blair Pleasant é palestrante e convidado frequente de conferências, webinars, podcasts e outros eventos do setor sobre os crescentes mercados de centros de contato e de unified communications e colaboração.

Os blogs e os artigos de Blair estão disponíveis no site http://www.ucstrategies.com, e o perfil dele no Twitter é @blairplez

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