Como aprimorar ainda mais a reunião online através da videoconferência


Com mais funcionários trabalhando em casa ou remotamente, a videoconferência se tornou uma forma importante de conexão entre colegas. As reuniões online são uma parte cada vez mais importante das comunicações comerciais e colaboração diárias.

Sua equipe de TI pode dar vantagens aos seus funcionários garantindo que estejam bem equipados para reuniões virtuais e saibam como usar a tecnologia disponível. Isso pode economizar um tempo precioso da sua equipe de TI, ajudando os funcionários a configurar chamadas de videoconferência para que tenham sucesso.

Verificar as configurações com antecedência

Antes da chamada, os funcionários devem confirmar com a TI se têm os plugins necessários e a tecnologia mais atualizada. Além disso, alguns minutos antes da reunião, os funcionários devem assumir a responsabilidade de verificar se todas as entradas e saídas de câmeras e microfones estão funcionando.

Impeça lentidões desnecessárias

Atrasos, vídeo e áudio sem sincronia podem ser comuns, normalmente causados por problemas de conectividade de rede. Para garantir que isso não afete as reuniões, os funcionários podem solicitar à equipe de TI a configuração da qualidade do serviço, a fim de priorizar o tráfego de rede para sua solução de videoconferência para os funcionários que estiverem fazendo chamadas de dentro do escritório. O número de ligações também pode deixar a conexão lenta. Pensando nisso, os funcionários devem incluir apenas os principais participantes, ou agrupar vários participantes em uma única ligação, quando possível.

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Informações da TI podem aprimorar a experiência da reunião

Com tantos recursos disponíveis nas soluções de conferencia online atuais, nem sempre os funcionários estão cientes da extensão dos recursos disponíveis nas reuniões online. Sua equipe de TI pode fornecer aos funcionários orientação sobre como usar salas de chat ao vivo no aplicativo, quadro branco colaborativo e ferramentas de compartilhamento de arquivo diretas para aprimorar a próxima chamada.

Desenvolva e compartilhe uma lista de verificação com dicas

Uma ótima maneira de reforçar o sucesso é o trabalho em conjunto de seus funcionários e da equipe de TI a fim de desenvolver dicas que possam ser compartilhadas por toda a empresa e usadas para ajudar a assegurar que as reuniões virtuais sejam executadas da forma mais eficiente possível. Cada organização é diferente e terá suas próprias considerações exclusivas, mas há algumas dicas que podem ajudar a começar uma lista de verificação de TI para seus funcionários:

        
  • Ao usar um microfone externo, os organizadores e participantes da reunião podem precisar alternar do áudio interno padrão e selecionar o microfone como dispositivo de áudio.
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  • Para evitar ruídos de fundo acidentais que prejudicam a conversa e tornam a comunicação mais lenta, os funcionários devem incentivar que os participantes ativem o mudo enquanto não falam.
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  • Para aqueles que pretendem compartilhar a tela, adiantar as coisas ajuda a evitar surpresas no meio da reunião. Mostrar abas ou tentar abrir arquivos durante uma reunião pode tornar a chamada lenta e causar atrasos na tela.

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