Descubra como os emails arquivados podem ser úteis para a sua empresa


Para a maioria dos trabalhadores de escritório, enviar e responder a emails já não é mais uma tarefa definida, mas algo a ser feito constantemente e, em alguns casos, quase automaticamente, como respirar. Basta ver os números: até o final deste ano, teremos enviado e recebido mais de 215 bilhões de emails. Ao final de 2020? Mais de 257 bilhões.

É muito email.

Também é muita informação importante. Pense em todos os documentos, imagens e dados armazenados na caixa de entrada comum, sem mencionar as principais correspondências, sessões de brainstorming e decisões tomadas. Sua empresa está fazendo o que precisa para proteger essa propriedade intelectual? Continue lendo para saber mais sobre alguns aspectos do arquivamento de emails que as empresas em crescimento devem considerar.

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Considerações de conformidade

Vamos começar com o básico. O arquivamento de emails é exatamente o que parece ser: o processo de armazenar e tornar os emails de uma pessoa pesquisáveis, como uma espécie de arquivo digital. E é exigido por lei.

Há dez anos, foram implementados regulamentos que exigem que todas as empresas mantenham registros eletrônicos de dados comerciais, inclusive emails. No caso de uma ação judicial, cada registro deve ser facilmente recuperável, o que significa que você não pode confiar em um backup geral. Em outras palavras, "Não consigo encontrar o arquivo" não é uma desculpa aceitável.

Certas empresas também devem aderir a regulamentos adicionais. As empresas de capital aberto, por exemplo, precisam cumprir com a Lei Sarbanes-Oxley de 2002, enquanto os prestadores de cuidados de saúde e as seguradoras devem cumprir os requisitos da HIPAA.

Internamente ou hospedado?

Para uma empresa, emails arquivados significa armazenar todos os emails enviados e recebidos por cada funcionário, até mesmo as mensagens que foram excluídas das caixas de entrada individuais. Mas onde armazenar esses emails?

A primeira opção é configurar um servidor interno, permitindo que todos os emails sejam armazenados no local. Esse método permite mais flexibilidade, pois você terá mais controle sobre a plataforma e poderá arquivar as informações exatamente da maneira escolhida. No entanto, é caro em termos de custo inicial e manutenção contínua. Você precisará configurar e instalar os servidores físicos e pagar membros do departamento de TI para fazer o gerenciamento de email e servidores.

A outra opção é escolher uma solução hospedada, onde você paga uma fonte de terceiros para armazenar os emails da empresa para você. Este método permite acessar informações por meio da nuvem e elimina o alto custo de um servidor no local. No entanto, também reduz o controle, uma vez que a funcionalidade de plataforma específica é ditada pelo provedor.

Nenhuma das opções é necessariamente mais segura do que a outra. Escolher entre elas dependerá de requisitos específicos. Sua empresa tem orçamento e precisa de um alto nível de controle de armazenamento? Então convém escolher uma opção interna. Caso contrário, considere a terceirização para economizar dinheiro.

Considerações adicionais

Escolhendo uma solução no local ou hospedada, convém considerar alguns recursos adicionais. Por exemplo, se for importante para seus funcionários pesquisar emails antigos, mesmo aqueles com até uma década de idade, considere implementar o acesso à área de trabalho. Toda essa informação armazenada não precisa ficar “depositada” lá, por assim dizer, esperando ser útil em alguma disputa judicial futura.

E as outras formas de comunicação? Se desejar, também é possível arquivar conversas telefônicas, mensagens instantâneas e tweets.

Antes de fazer qualquer escolha sobre a plataforma que você usará e como vai usá-la, reserve o tempo necessário para refletir sobre todas as vontades e necessidades da sua empresa.

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