Como criar fluxogramas para aperfeiçoar a colaboração empresarial


Qualquer programa para fazer fluxograma que se preze contém, por padrão, alguns recursos básicos: layouts de modelo e formas, formatação automatizada, compatibilidade com a nuvem. Porém, opções mais avançadas vão além disso, permitindo o vínculo de diagramas a fontes de dados externas. A vinculação de dados proporciona aos usuários a capacidade de atualizar seus fluxogramas simplesmente mudando informações armazenadas em uma planilha ou banco de dados SQL. Isso é especialmente útil quando um fluxograma é compartilhado com a equipe toda, pois mudanças de status importantes podem ser comunicadas de forma fácil e instantânea em todos os dispositivos e locais. Entre os usos comuns de vinculação de dados estão o gerenciamento de orçamentos e o controle de férias.

Como você pode imaginar, a vinculação de dados torna o programa para fazer fluxograma de alto nível muito versátil. Esse é uma daquelas situações nas quais sua imaginação é a maior limitadora. Se esse for o caso, confira algumas ideias para ajudar com a sua criatividade.

Alocação de recursos

As pessoas responsáveis pelo gerenciamento e alocação do tempo e dos recursos de uma equipe normalmente tem bastante dificuldades. Eles precisam constantemente de informações atualizadas sobre a disponibilidade das pessoas, as quais nem sempre estão, bem, disponíveis. E mesmo quando estão, provavelmente são apresentadas de forma fragmentada, em vários formatos e mensagens. Muito melhor seria um centro de informações confiáveis, transmitidas com elementos visuais simples. Felizmente, a vinculação de dados pode tornar isso uma realidade.

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O que fazer:

  1. Crie um diagrama básico com um ícone ou imagem que represente cada membro da equipe do projeto
  2. Vincule esse diagrama a uma planilha compartilhada onde as partes interessadas possam marcar a estimativa de horas disponíveis
  3. Escolha uma maneira de representar visualmente no diagrama a disponibilidade de cada parte interessada, mudando as cores, as formas etc
  4. Atribua tarefas com confiança e rapidez com base no conhecimento obtido do status visual de cada parte interessada

Reserva do espaço certo

O espaço de trabalho, tal qual o conhecemos, está mudando. Baias e escritórios estão dando espaço a espaços flexíveis e colaborativos; mesas individuais a laptops e mobilidade dentro do escritório. Graças a essas mudanças, muitas empresas, especialmente as maiores, com vários andares ou edifícios, querem fornecer aos funcionários um registro sempre atualizado de quais áreas de trabalho estão disponíveis e quais estão reservadas. A vinculação de dados pode fornecer uma solução fácil.

O que fazer:

  1. Crie um diagrama (ou vários) que mapeie a planta da empresa
  2. Vincule esse diagrama a uma planilha compartilhada na qual os funcionários podem reservar uma sala ou área para horários específicos
  3. Escolha uma maneira de representar visualmente quando uma sala ou área tiver sido reservada
  4. Compartilhe o diagrama pela empresa, para que toda a equipe saiba quais espaços estão disponíveis

Controle do progresso

Obviamente, o programa para fazer fluxograma é ótimo para visualizar processos comerciais importantes, mas também é ótimo para mapear os estágios de projetos individuais. E não é só isso, ele também é útil para controlar o progresso desses projetos. E quando todas as partes envolvidas podem ver exatamente o que foi feito e o que precisa acontecer na sequência, a probabilidade de procrastinação diminui bastante. A vinculação de dados pode fazer acontecer.

O que fazer:

  1. Crie um diagrama com um ícone ou imagem que represente cada estágio do projeto e o envolvimento de cada parte interessada
  2. Vincule o diagrama a uma planilha compartilhada onde as partes interessadas possam marcar quais tarefas foram cumpridas
  3. Escolha uma maneira de representar visualmente quando uma tarefa tiver sido cumprida
  4. Compartilhe o diagrama com toda a equipe do projeto, para que todos saibam o que ainda precisa ser feito, e quando a comunicação visual permite que pessoas com experiências variadas possam analisar informações complicadas rapidamente. Com o programa para fazer fluxograma adequado, você pode ajudar a impedir a falta de comunicação e mal-entendidos. Como você o usará?

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