5 ferramentas de gestão para poupar tempo, dinheiro, energia


Orientar um projeto no ambiente de stress de uma organização em constante movimento pode ser intimidante. Atualmente, o trabalhador de escritório comum está sobrecarregado com inúmeros prazos, reuniões, e-mails e tarefas, o que significa que provavelmente não tem tempo nem vontade para lhe dedicar todos os seus talentos a si e ao seu projeto. Felizmente, pode facilitar-lhe a vida. Para assegurar melhor o sucesso dos projetos, quer estes se destinem a um cliente ou a uma parte interessada interna, deve conhecer estas ferramentas de gestão que permitem poupar tempo, dinheiro e energia.

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Gráficos Gantt e quadros Scrum

Numa era pautada por quantidades infinitas de conteúdos – toneladas de palavras que lutam constantemente pela nossa atenção – a simplicidade dos elementos visuais pode ser uma lufada de ar fresco bastante eficaz. Os gráficos Gantt utilizam barras horizontais básicas para apresentar as fases e o progresso dos projetos. Os seus companheiros de equipa conseguirão ver rapidamente o trabalho que está a ser realizado nesse momento (ou, pelo menos, que deveria estar a ser realizado) e quando é que a contribuição deles será necessária. Também poderão ver quanto tempo é que está previsto que cada fase demore.

Os quadros Scrum funcionam de forma semelhante e resultam muito bem em projetos com prazos mais flexíveis que envolvam múltiplas equipas. O quadro apresenta as diferentes fases do projeto (planeamento, execução, etc.) e os marcadores de cada equipa. À medida que concluem fases e vão progredindo, as equipas podem mover os respetivos marcadores no quadro, o que permite que todas as pessoas envolvidas vejam o panorama geral e onde se encontram nesse panorama.

Atribuições de tarefas

É fácil aceitar fazer algo, mas é muito mais difícil lembrar-se de o fazer, especialmente quando parece que todas as mensagens incluem um novo pedido. É por isso que é muito útil dispor de uma ferramenta online para atribuir tarefas. As pessoas responsáveis por concluir uma parte do projeto, quer se trate de criar um logótipo ou fazer os últimos cálculos, podem iniciar sessão e identificar facilmente o que têm de fazer. Também poderão receber notificações por e-mail relativas a prazos iminentes se as definições das suas contas assim o permitirem.

Em contrapartida, os gestores de projetos podem monitorizar as respetivas equipas e certificar-se de que todas as tarefas estão a ser concluídas dentro do prazo previsto sem terem de percorrer enormes cadeias de e-mail. Isto ajuda a evitar atrasos dispendiosos e frustrações desnecessárias.

Alocação de recursos

A alocação de recursos é fundamental para as empresas. Os gestores de projetos precisam de uma ferramenta eficaz que lhes permita agendar e controlar o tempo de cada membro da sua equipa para evitar as sobreposições, o incumprimento de prazos e a insatisfação dos clientes. Contudo, esta forma de organização não tem de se limitar às atividades "criativas". Não seria útil ter uma ideia clara da disponibilidade dos membros das equipas, mesmo num escritório corporativo?

Peça antecipadamente aos membros da sua equipa para estimarem, na medida do possível, a respetiva disponibilidade no decorrer do projeto. Peça-lhes para assinalarem dias de férias, dias em que não vão conseguir trabalhar no projeto por terem reuniões e dias em que têm outros prazos. Se tiver uma noção da disponibilidade horária, conseguirá definir linhas cronológicas realistas. A utilização de uma ferramenta de alocação de recursos online fará com que seja mais fácil para si e para os seus companheiros de equipa controlar as horas reais ao compará-las com as estimativas e ajustá-las em conformidade, o que permitirá simplificar os fluxos de trabalho futuros.

Ferramentas de feedback

"Dar feedback" significa algo diferente para diferentes pessoas. Algumas fazem pedidos de edição prescritivos e inflexíveis e outras transmitem sentimentos e reações vagos. Por vezes, as diferentes partes interessadas apresentarão opiniões divergentes. Tudo isto faz com que a pessoa tenha dificuldades em receber o feedback e saber como proceder. Quem devem ouvir?

As ferramentas de feedback permitem que as partes interessadas votem e classifiquem diferentes versões de materiais a entregar, o que faz com que os grupos tenham maior facilidade em proporcionar uma orientação coesa de forma justa. Se a opinião de uma pessoa pesar mais (talvez por ter bastantes conhecimentos relevantes), pode ajustar o voto dela para que conte a dobrar.

Relatórios padrão

Os relatórios de progresso e as análises retrospetivas são elementos fundamentais de todos os projetos e não têm de ser morosos. Em vez de despender tempo valioso a criar um relatório personalizado, opte por uma opção padronizada. Pode introduzir os números e valores relevantes e deixar que o programa gere as visualizações de dados e formatação adequadas.

Isto significa que conseguirá começar a planear o seu próximo projeto muito mais cedo.

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