Arquivo de e-mail: 5 motivos pelos quais esta é a melhor funcionalidade de e-mail que nunca utiliza


Quer trabalhe no mundo empresarial ou não, provavelmente envia e recebe múltiplos e-mails todos os dias. É uma forma rápida e conveniente de comunicar com colegas, clientes, amigos e familiares. O e-mail é uma ferramenta de comunicação extremamente popular para as empresas por causa da sua capacidade de documentar conversações e serve como um repositório pesquisável de informações.

Estudos indicam que três quartos da propriedade intelectual de uma organização estão incluídos nos sistemas de mensagens e de e-mail. Isto significa que é importante proteger estes dados e não enviá-los simplesmente para o lixo. No entanto, manter uma grande quantidade de informações pode sobrecarregar os servidores de armazenamento da sua empresa.

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Qual é a melhor solução?

O arquivo de e-mail não é algo novo. Esta ferramenta existe há anos. Por que motivo não é utilizada por mais empresas? Seguem-se 5 vantagens de utilizar uma solução de arquivo de e-mail:

  • Armazenamento: quando os dados de e-mail são armazenados em servidores, podem reduzir significativamente o desempenho pois o servidor fica mais sobrecarregado. As únicas alternativas são eliminar os e-mails (não é uma opção muito sensata, pois pode perder para sempre informações importantes) ou armazená-los noutro lugar. O arquivo de e-mail segue esta última opção e move os dados para um ambiente em nuvem ou um servidor externo seguro. Algumas soluções utilizam eliminação de duplicados e/ou compressão avançada para reduzir o espaço em disco necessário no arquivo – por vezes reduz até 50% ou mais.
  • Restauro: consoante as soluções de cópia de segurança que já tem implementadas, o arquivo de e-mail pode acelerar o processo sempre que tiver de restaurar os seus dados. Os dados arquivados ocupam menos espaço. Além disso, torna-se mais rápido e fácil restaurar e-mails não arquivados, porque o carregamento de dados do servidor de e-mail é menor.
  • Segurança: só porque os seus e-mails antigos estão "longe de vista" e armazenados noutro lugar não significa que não estejam tão protegidos como os e-mails no seu ambiente de caixa de entrada. Se tiver a solução de arquivo de e-mail certa, os seus dados são preservados e salvaguardados constantemente com funcionalidades de recuperação após desastre e cópia de segurança de dados contínua. Para obter o melhor serviço, procure um fornecedor que ofereça fiabilidade, disponibilidade e desempenho com garantia de tempo de atividade de 99,9% e contrato de nível de serviço apoiado financeiramente.
  • Produtividade: quando os seus servidores estão sobrecarregados com dados de e-mail, pode ser exaustivo e moroso procurar um e-mail ou um assunto específico. Além disso, ao eliminar as quotas de caixa de e-mail e configurar o arquivo de e-mails automático, os colaboradores já não precisam de gastar tempo precioso a eliminar e-mails ou a mover os mesmos para ficheiros PST como nos velhos tempos. Por fim, quando dá aos seus colaboradores a capacidade de aceder facilmente a dados de e-mails arquivados e em cópias de segurança, coloca o poder nas mãos deles, isso significa que não têm de interagir com o departamento de TI para aceder aos mesmos.
  • Conformidade: a maioria dos setores exige que as organizações mantenham os registos empresariais e como os e-mails contêm esses registos, não é aconselhável eliminá-los. Determinados setores como serviços de saúde, serviços financeiros, farmacêutica e energia têm regulamentações mais rigorosas sobre os registos empresariais que têm de ser guardados.

Quando considerar uma solução de arquivo de e-mail, lembre-se de procurar fornecedores e selecionar um que ofereça uma solução fácil de utilizar em que mantém o controlo e que tem padrões elevados de segurança e fiabilidade.

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