Encontrar as funcionalidades de serviço de e-mail adequadas para as suas necessidades empresariais


Os serviços de e-mail são utilizados para praticamente todas as atividades online, desde manter contacto com os clientes e os colegas a configurar contas de redes sociais e compras online. Além disso, em quase todos os países do mundo, as pessoas estão ligadas a um cliente de e-mail que torna a vida moderna possível. Na verdade, de acordo com um estudo da The Radicati Group, Inc., em 2017, cerca de metade da população mundial utilizava e-mail e "no fim de 2021, o número de utilizadores de e-mail em todo o mundo será de mais de 4,1 mil milhões". São números impressionantes que demonstram como as plataformas de e-mail se tornaram importantes.

No entanto, o e-mail já não é apenas uma forma de enviar e receber simples mensagens. Através de inovações destinadas a ajudar utilizadores individuais e organizações a comunicar de forma mais eficiente e efetiva, o e-mail expandiu-se para incluir uma vasta gama de ferramentas que podem melhorar verdadeiramente a forma como trabalha. É claro que nem todas as empresas necessitam de aceder a todas as ferramentas disponíveis, por isso, abaixo, as mesmas foram divididas em soluções "básicas" e "avançadas", que podem ajudá-lo a decidir que tipo de cliente de e-mail é adequado para si. Vamos ver.

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Funcionalidades Básicas

A maioria dos serviços de e-mail gratuitos disponibiliza algumas funcionalidades básicas que lhe permitem gerir e organizar as mensagens de e-mail de forma eficiente, tais como:

  • Respostas Automáticas: ao permitir-lhe criar uma mensagem enviada automaticamente para qualquer pessoa que o contacte através de e-mail, esta funcionalidade faz com que seja fácil informar as outras pessoas de que está fora do escritório, quando irá voltar e quem devem contactar na sua ausência.
  • Aplicar Regras: as regras são ações que pode aplicar automaticamente a mensagens recebidas e/ou enviadas. Esta funcionalidade permite-lhe escolher o que aciona uma regra e que ações são efetuadas após o acionamento. Por exemplo, se quiser que todas as mensagens do seu patrão sejam colocadas numa pasta específica, pode determiná-lo ao definir uma regra. Também pode eliminar de imediato mensagens com "inscreva-se hoje" no assunto ao criar uma regra para isso.
  • Pastas: a maioria dos serviços de e-mail gratuitos oferece algum tipo de funcionalidades organizacionais, como pastas que lhe permitem ordenar e armazenar mensagens manualmente, com base no sistema mais adequado para si. Por exemplo, se estiver a trabalhar no "Projeto X", pode criar uma pasta intitulada "Projeto X" e transferir manualmente todas as mensagens referentes ao projeto para a pasta, o que facilita guardar registos para qualquer comunicação relacionada com o projeto. Se estiver a pesquisar os preços de um produto de que a sua empresa necessita, pode também criar uma pasta para todas as mensagens e orçamento que recebeu até à data e mantê-los num único e prático local.

Funcionalidades Adicionais com Serviços de E-mail Empresarial

É claro que, se necessitar de recursos para fazer mais do faria com as funcionalidades básicas, o e-mail empresarial pode ser a solução. Além disso, embora todos os clientes de e-mail sejam diferentes, alguns dos tipos de funcionalidades com que pode contar numa solução empresarial incluem:

  • Comunicação e Armazenamento de E-mail Seguros: ao utilizar encriptação e uma vasta gama de funcionalidades de segurança avançadas, muitas soluções de e-mail empresarial possuem recursos para manter todas as mensagens protegidas, seja em circulação ou na sua caixa de entrada.
  • Calendários Partilhados: com os calendários partilhados, pode ver quando alguém (ou toda a equipa) está disponível para reuniões, o que facilita o agendamento conveniente das mesmas e de outros eventos de grupo para todos. Os calendários partilhados podem também ser uma ótima maneira de informar as pessoas de que estará fora do escritório. Basta adicionar um item de calendário para as suas férias e bloquear o período de tempo em conformidade, para que todas as pessoas com acesso ao calendário saibam quando estará ausente.
  • Enviar Mensagens a Várias Pessoas com Um Único Alias de E-mail: alguns serviços de e-mail facilitam o envio de mensagens em simultâneo a todas as pessoas com quem trabalha num determinado projeto ao utilizar apenas um nome. Assim, se trabalhar, por exemplo, com 10 pessoas num projeto, pode colocá-las num grupo intitulado "Equipa do Projeto X" e enviar-lhes mensagens sempre que enviar um e-mail para "Equipa do Projeto X", o que torna fácil partilhar ficheiros e manter todas as pessoas informadas.
  • Retenção de E-mails: para permanecer em conformidade com os regulamentos governamentais e da indústria, e com as suas próprias normas de administração empresarial, o arquivo das mensagens de e-mail da sua empresa é fundamental. Felizmente, a maioria das soluções de e-mail empresarial permite-lhe definir as suas próprias políticas de retenção, para que possa arquivar o que necessita pelo período de tempo necessário.

Os serviços de e-mail gratuitos têm o seu lugar e, se tiver uma empresa unipessoal, poderão ser apenas o que necessita para começar. No entanto, se gerir uma empresa com dezenas de colaboradores, estiver sujeito a regulamentos governamentais ou da indústria, ou necessitar de mais do que apenas a capacidade de enviar e receber mensagens, uma solução de e-mail empresarial será a indicada para si ao proporcionar-lhe ferramentas para trabalhar, crescer e construir a sua empresa de imediato.

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