Gerir as finanças da sua pequena empresa mais eficientemente


Um homem e uma mulher em pé a conversar com portáteis

Antes da expansão da tecnologia nos anos 2000, poderíamos ter de esperar por uma reportagem de TV ou rádio sobre o trânsito para planearmos o percurso mais rápido para uma reunião ou ligar para uma companhia aérea ou falar com um agente de viagens para comprar um bilhete de avião. No entanto, com as ferramentas e aplicações que nos permitem realizar tarefas através de novas formas, hoje em dia conseguimos fazer mais em menos tempo. Isto também se aplica aos proprietários de pequenas empresas.

No entanto, apesar de poder compreender a importância da gestão do tempo (utilizar uma aplicação de calendário para o ajudar a planear o seu dia e o seu assistente pessoal para o ajudar a manter-se organizado em qualquer lugar), um aspeto que os proprietários de pequenas empresas ignoram frequentemente é a quantidade de tempo que passam a gerir as respetivas finanças.

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Se não tiver a certeza de quanto tempo passa a tratar das finanças da sua pequena empresa, tenha em consideração o seguinte: de acordo com um inquérito do SCORE.org, 40% dos proprietários de pequenas empresas passam, pelo menos, 80 horas por ano a tratar de impostos, salários, contratos e a trabalhar com contabilistas. Agora, imagine se pudesse reatribuir algum desse tempo a outras partes da sua empresa ou até mesmo à sua vida pessoal. Felizmente, com algumas ferramentas modernas, é possível e fácil fazê-lo. Três dos tipos de soluções que podem ajudá-lo a recuperar algum desse tempo incluem:

  • Modelos de Orçamentos: quer esteja a criar o primeiro orçamento da sua empresa ou a consultá-lo pela décima vez este mês, com os modelos de orçamentos pode poupar tempo e criar um orçamento bem organizado que lhe dá informações detalhadas sobre as suas despesas e os seus rendimentos. Algum software até oferece modelos para orçamentos gerais, bem como a opção de discriminar as despesas por itens, como linhas de produtos específicas e eventos especiais. Desta forma, pode ter uma visão clara dos seus gastos e gerir as finanças da sua pequena empresa como um profissional.
  • Controlo de Faturação e Pagamento: algumas das melhores aplicações de poupança de tempo para os proprietários de pequenas empresas são aquelas que permitem que envie faturas, aceite pagamentos digitais e controle esses pagamentos a partir de um único dashboard. Pode poupar tempo e dinheiro ao eliminar a necessidade de criar faturas à mão e de as enviar por correio ou e-mail para os seus clientes e, em seguida, esperar por um cheque no correio (ou uma chamada, para que possa aceitar o pagamento por telefone). Além disso, uma vez que as aplicações de faturação e pagamento lhe permitem enviar lembretes aos clientes, responder a perguntas sobre faturas, entre outras tarefas, diretamente a partir do dashboard, proporcionam-lhe uma forma rápida e fácil de se manter em contacto.
  • Automatizar as Milhas: enquanto proprietário de uma pequena empresa, está sempre em viagem, e quer fature as milhas aos seus clientes ou inclua as mesmas nas suas deduções de impostos anuais, é fundamental controlá-las de forma precisa. É claro que também são fáceis de esquecer. Por isso, procure uma aplicação que o faça automaticamente a partir do seu telemóvel sempre que entrar no automóvel. Com o poder de mapear e controlar os locais onde esteve, as aplicações de milhas podem ajudá-lo a saber o que faturar, o que deduzir e que milhas lhe pertencem a si.

Além de escolherem (e utilizarem) ferramentas modernas que permitem que faça a gestão das suas finanças de forma mais eficiente, os proprietários de pequenas empresas devem procurar sempre a ajuda de pessoas que compreendam a situação económica e os problemas com que as pequenas empresas se deparam. É aqui que as organizações como a Small Business Administration (SBA) e a SCORE podem ajudar. Com sugestões de gestão de tempo e informações sobre programas de orientação, códigos tributários, como iniciar e criar uma empresa e os programas financeiros e as ferramentas de gestão empresarial mais recentes, as organizações como estas podem ajudá-lo a ser bem-sucedido no mercado em constante mudança dos dias de hoje. Uma vez que a maioria (se não todos) os respetivos programas são gratuitos, não perde nada em contactá-los.

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