Organizar tarefas com software de gestão fácil de utilizar


Para algumas pessoas, ser organizado é um modo de vida. Planeiam as refeições e listas de compras com semanas de antecedência, acompanham todos os seus projetos profissionais e parecem saber sempre o que está por concluir, o que vem a seguir e ao que devem prestar atenção, e NUNCA falham um prazo. No entanto, as pessoas que têm dificuldades em gerir o seu tempo, que gerem grandes projetos com muitos contribuidores ou que simplesmente querem uma forma melhor de controlar as suas listas de tarefas podem obter uma ajuda extra com um gestor de tarefas.

O software de gestão de tarefas ajuda-o a trabalhar com mais eficiência e a priorizar projetos (para si e outras pessoas), e até pode ajudá-lo a alcançar um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal (porque não sentirá o stress constante daquilo que se esqueceu de fazer no trabalho).

O melhor gestor de tarefas é o que irá utilizar, mas se não conhecer o mundo da gestão de tarefas, compreender exatamente quais as funcionalidades e funções que irá utilizar pode ser um desafio. Vejamos algumas qualidades importantes a procurar e como estas podem melhorar a forma como trabalha com outras pessoas e individualmente.

  • Um Centro para Projetos: com todos os seus projetos num só lugar, pode acompanhar as suas tarefas de um ou múltiplos projetos, bem como as tarefas da equipa que está a trabalhar consigo. No centro, deverá poder ver claramente o progresso de todos, o que significa que qualquer pessoa envolvida no projeto deve saber sempre o que deve ser concluído agora, o que deve ser concluído a seguir e para quando está prevista a conclusão de todo o projeto.
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  • Aceitação de Tarefas: se for um gestor de projetos ou líder de uma equipa, a sua solução de gestão de tarefas deve dar a todas as pessoas no projeto a oportunidade de aceitarem as respetivas tarefas e permitir que outras pessoas no projeto vejam quem se comprometeu com o trabalho. Desta forma, não haverá confusão sobre quem é responsável pelo quê, nem duplicação de esforços.
  • Acionadores de Tarefas Dependentes: idealmente, no centro, a conclusão de uma tarefa deve permitir que a próxima pessoa responsável por uma tarefa saiba que os seus ficheiros estão prontos e que está na altura de começar. Por exemplo, se trabalhar em arquitetura ou construção, marcar a conclusão dos seus desenhos de construção no seu gestor de tarefas pode alertar automaticamente o seu associado de que está na altura de lidar com a tarefa de enviar os desenhos para obter uma licença de construção, mantendo assim o fluxo de trabalho em movimento.
  • Aplicação de Gestão de Tarefas: as equipas de trabalhadores de hoje em dia são em grande parte móveis, por isso só faz sentido escolherem um gestor de tarefas que funcione tão bem no portátil ou computador como no telemóvel ou tablet. Com uma aplicação de tarefas que lhe dê acesso às mesmas informações que tem no escritório, pode acompanhar os seus projetos onde quer que esteja.
  • Armazenamento de Ficheiros: o software de gestão de tarefas que também lhe permite armazenar e organizar os seus ficheiros, como documentos, folhas de cálculo e imagens, pode ajudar imenso a garantir que está a trabalhar sempre com as informações corretas. Se puder anexar ficheiros específicos a tarefas específicas, será ainda melhor, pois ajudará a reduzir ainda mais a confusão sobre que informações correspondem a cada tarefa.

Com o gestor de tarefas adequado, é fácil manter-se organizado. Ao fornecer ferramentas que lhe permitem atribuir tarefas a si e a outras pessoas do seu grupo, é fácil informar todos os intervenientes sobre o que tem de ser feito e quando. Além disso, com a capacidade de anexar ficheiros a tarefas, a sua equipa nunca terá de procurar o ficheiro, dados ou informações certas antes de começar a trabalhar. Para quem tem equipas que viajam frequentemente ou trabalham à distância, ter acesso a uma aplicação de gestão de tarefas permite que todos permaneçam a par das suas tarefas durante as viagens de negócios ou enquanto trabalham à distância, facilitando a produtividade durante o horário de funcionamento e permitindo-lhes aproveitar o seu tempo livre.

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