6 razões pelas quais um plano de projeto falha


Os maus projetos são dispendiosos. Na verdade, as organizações perdem 109 milhões de dólares por cada mil milhões de dólares investidos em projetos e programas, de acordo com o estudo do Project Management Institute (PMI). Quanto maiores forem os projetos, maior é a queda. Os projetos grandes têm uma probabilidade de falhar 10 vezes superior, de acordo com outro relatório da indústria, e duas vezes superior de estarem atrasados, ultrapassarem o orçamento e perderem recursos críticos quando comparados com projetos menores. Embora os projetos pequenos e médios possam não ser tão perigosos, qualquer pessoa que já tenha trabalhado neles sabe que também têm os seus problemas.

De quem é a culpa dessas grandes e pequenas falhas? De acordo com o PMI, as causas comuns de falhas em projetos vão desde a mudança de prioridades numa organização (40%) aos recursos limitados (20%). Alguns podem estar fora do nosso controlo enquanto gestores de projeto, mas muitos não estão.

Eis seis razões menos óbvias pelas quais um plano de projeto pode falhar rapidamente:

  1. Métodos estáticos – hoje em dia, os projetos têm muitos elementos. Se trabalhar em marketing, RH, TI, fabrico ou qualquer outra indústria, a falta de agilidade e flexibilidade pode ser uma sentença de morte para qualquer projeto. A Gestão de Projetos Ágil, que foi desenvolvida juntamente com a adoção de soluções e aplicações de software de gestão de projetos, tem ganhado popularidade nos últimos anos e, de acordo com o PM Times, "irá tornar-se ainda mais essencial hoje e no futuro". De acordo com a PricewaterhouseCoopers, o Scrum é a estrutura Ágil mais popular (43%) para a conclusão de tarefas complexas, seguido pelo Lean & Test Driven Development (11%) e pela Programação Extrema (10%). Apesar de as organizações que utilizam a metodologia Ágil aumentarem a receita 37% mais rapidamente e gerarem lucros 30% superiores aos das empresas que não a utilizam, menos de um terço das empresas indicam utilizar recursos ágeis com frequência.
  2. Soluções de software de baixo custo – comprar uma ferramenta de baixo custo e com poucas funcionalidades, em vez de investir numa boa solução de software, é outro erro que muitas empresas cometem. Surpreendentemente, algumas empresas (23%) não utilizam nenhum software de gestão de projetos. Por outro lado, as empresas de alto desempenho (87%) compreendem a importância de melhorar a eficiência e aumentar a funcionalidade oferecida pelo software de gestão de projetos. Contudo, nem todo o software é igual. As empresas bem-sucedidas indicam a fiabilidade, a facilidade de integração e a facilidade de utilização como sendo as qualidades mais importantes na escolha de um novo software de gestão de projetos. Um bom software também deve funcionar de forma integrada em ferramentas universalmente populares como o Office, Office 365, Skype, PowerPoint e SharePoint, e oferecer serviços líderes na gestão de projetos baseada na nuvem para acrescentar flexibilidade e segurança e, ao mesmo tempo, facilitar a complexidade técnica.
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  1. Gestão ineficaz de equipas virtuais – com equipas a trabalhar à distância, muitas vezes a nível global, em diferentes fusos horários e em várias culturas e idiomas, a capacidade de comunicação e a gestão de tempo são mais importantes do que nunca. O acesso a ferramentas que permitem que as partes interessadas realizem tarefas de gestão em qualquer lugar e partilhem rapidamente os mais recentes estados, conversações e linhas cronológicas dos projetos através de um site de projeto dedicado (como os oferecidos por um bom software de gestão) mantém todas as pessoas ligadas e organizadas.
  2. Suporte executivo fraco – ter um patrocinador executivo com um interesse pessoal, alguém que irá lutar pelo seu projeto do início ao fim, é um grande fator no sucesso do projeto. No entanto, menos de dois em três projetos colaboraram ativamente com os patrocinadores do projeto para obterem orientações claras ou ajudar a resolver problemas. A falta de tempo é muitas vezes um problema. Por isso, antes do início do projeto, os patrocinadores e gestores de projeto devem reunir-se para debater questões como o tempo necessário, relatórios, reuniões, problemas crescentes, etc. Além disso, é importante dispor de software que permita que o seu Gabinete de Gestão de Projetos ou patrocinador efetue a gestão das definições sem necessitar de ajuda adicional.
  3. Não estar alinhado com os objetivos e estratégias de uma organização – os objetivos indefinidos do projeto são um dos maiores fatores em projetos malsucedidos. Ainda assim, as organizações reportam que, em média, três em cada cinco projetos não estão alinhados com a estratégia empresarial. É fundamental conhecer as principais prioridades estratégicas da sua empresa e, em seguida, examinar os projetos para ver como (ou se) estão alinhados com os objetivos estratégicos empresariais/departamentais. Isto deverá ajudar na priorização de projetos e no encerramento de projetos que são de baixa prioridade ou não estão de alguma forma ligados à estratégia geral. Isto não só poupa tempo, esforço, dinheiro e recursos preciosos, como também ajuda a defender bons projetos que proporcionam o suporte executivo necessário.
  4. Falhas de comunicação – o PMI concluiu que a má comunicação é uma das principais causas de insucesso dos projetos mencionadas pelas empresas. Felizmente, a pesquisa mais recente indica que a compra do software de gestão de projetos adequado parece melhorar significativamente a comunicação da equipa interna, bem como a comunicação com os clientes. A capacidade de comunicar em tempo real com os membros da equipa que se encontrem ao fundo do corredor ou do outro lado do mundo, através de ferramentas concebidas para transmitir as suas conversações importantes de forma rápida e segura, é fundamental para o sucesso de um projeto.

De problemas simples a complexos e muito mais, existem muitos obstáculos que podem prejudicar um projeto. No entanto, existe uma solução para cada um deles. Com as organizações de baixo desempenho a gastar quase 12 vezes mais recursos do que as organizações de alto desempenho em projetos malsucedidos, esta é a altura ideal para implementar essas mudanças tão necessárias.

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