Trabalhar de novas formas: usos não convencionais de software para criar fluxogramas


Normalmente, qualquer software para criar fluxogramas competente vem com algumas funcionalidades básicas: formas e esquemas de modelos, formatação automática e compatibilidade com a nuvem. No entanto, as opções mais avançadas superam as expetativas, permitindo que os diagramas sejam ligados a origens de dados externas. A ligação de dados permite que os utilizadores atualizem os respetivos fluxogramas ao alterar as informações armazenadas numa folha de cálculo ou base de dados SQL. Isto é especialmente útil quando um fluxograma é partilhado com toda a equipa, uma vez que as alterações de estado importantes podem ser comunicadas de forma fácil e instantânea em todos os dispositivos e localizações. As utilizações comuns da ligação de dados incluem a gestão de orçamentos e o controlo de férias.

Como pode imaginar, a ligação de dados torna o software para criar fluxogramas de ponta altamente versátil. É um daqueles cenários em que a sua imaginação é o único limite. Se for esse o caso, eis algumas ideias para o ajudar a começar a pensar de forma criativa.

Atribuir Recursos

As pessoas responsáveis pela gestão e atribuição do tempo e recursos de uma equipa normalmente têm um trabalho dificultado. Precisam constantemente de informações atualizadas sobre a disponibilidade dos intervenientes, que nem sempre estão disponíveis. Mesmo quando as informações estão atualizadas, é provável que sejam apresentadas em fragmentos, em vários formatos e mensagens. O ideal seria ter um único centro de informações fiáveis, transmitidas através de visuais simples. Felizmente, a ligação de dados pode tornar isto uma realidade.

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O que fazer:

  1. Crie um diagrama básico com um ícone ou uma imagem que represente todos os membros da equipa do projeto
  2. Ligue este diagrama a uma folha de cálculo partilhada na qual os intervenientes podem marcar a sua disponibilidade
  3. Selecione uma forma de a disponibilidade de cada interveniente ser representada visualmente no diagrama: alterar as cores, formas, etc.
  4. Atribua tarefas de forma confiante e rápida com base no conhecimento adquirido a partir do estado visual de cada interveniente

Reservar o Espaço Certo

A área de trabalho como a conhecemos está a mudar. Os cubículos e os escritórios estão a dar lugar a espaços colaborativos e flexíveis, os computadores de secretária a portáteis e a mobilidade dentro do escritório está a melhorar. Devido a estas mudanças, é provável que muitas empresas (principalmente as de maiores dimensões, com múltiplos pisos ou edifícios) queiram fornecer aos funcionários um registo sempre atualizado das áreas de trabalho que estão disponíveis e das que estão reservadas. A ligação de dados pode fornecer uma solução fácil.

O que fazer:

  1. Crie um diagrama (ou vários) que mapeiem a planta do piso da empresa
  2. Ligue este diagrama a uma folha de cálculo partilhada na qual os funcionários podem reservar uma sala ou área para horas específicas
  3. Escolha uma forma de representar visualmente quando uma sala ou área foi reservada
  4. Partilhe o diagrama em toda a empresa para que toda a equipa saiba que espaços estão disponíveis

Assinalar o Progresso

Obviamente que o software para criar fluxogramas é ótimo para visualizar os principais processos empresariais, mas também é ótimo para mapear as fases de projetos individuais. Para além disso, é útil para acompanhar o progresso nesses mesmos projetos. Quando todos os intervenientes envolvidos conseguem ver exatamente o que foi feito e o que precisa de ser feito em seguida, a probabilidade de ocorrer uma estagnação diminui significativamente. A ligação de dados pode fazê-lo acontecer.

O que fazer:

  1. Crie um diagrama com um ícone ou uma imagem que represente cada fase do projeto e o envolvimento de cada interveniente
  2. Ligue o diagrama a uma folha de cálculo partilhada na qual os intervenientes podem marcar as tarefas que já foram concluídas
  3. Escolha uma forma de representar visualmente quando uma tarefa foi concluída
  4. Partilhe o diagrama com toda a equipa do projeto para que todos saibam o que ainda tem de ser feito. Além disso, a Comunicação visual permite que as pessoas de várias áreas analisem informações complicadas rapidamente. Com o software certo para criar fluxogramas, pode ajudar a evitar falhas de comunicação e mal-entendidos. Como irá utilizá-lo?

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