Creando equipos más colaborativos con Office 365

Conectando negocios de Florida a La Patagonia

InterNexa es una empresa colombiana del grupo ISA, con sede en Medellín. Tiene más de 16 años de experiencia en el mercado y es una plataforma digital, habilitadora de negocios en Latinoamérica, que ayuda a operadores, empresas y gobiernos a desarrollarse de manera eficiente. Tiene presencia desde Florida hasta La Patagonia, con operaciones directas en Argentina, Brasil, Chile, Colombia y Perú, y cuenta con más de 300 talentos en la región.  Su infraestructura de aproximadamente 90 mil kilómetros de fibras ópticas, terrestres y marítimas presta servicios a más de 600 compañías en Latinoamérica.

Su principal objetivo es ayudar a sus clientes a realizar una transformación digital ofreciéndoles servicios de conectividad, nube, seguridad, y servicios administrados. InterNexa se vio delante de un reto dentro de su propia operación, quería lograr que sus equipos, ubicados en los cinco países en donde opera, también tuvieran una transformación digital enfocada al trabajo en equipo para aumentar la productividad, simplificar los procesos y hacer más amigables los servicios que prestan para sus usuarios. 

Una transformación digital para todos

Según Juan Bernardo Arenas Mejía, director de IT, antes tenían un proceso manual con formatos electrónicos en Excel para cada uno de los países. A los colaboradores les tocaba imprimirlos y llenarlos a mano o directamente en el programa, luego firmarlos y entregarlos a un responsable, lo que básicamente generaba una cadena de verificaciones, aprobaciones y registros de documentos archivados. Esta tarea duraba cerca de 30 minutos y muchas veces se volvía más demorada cuando involucraba a más de una de nuestras operaciones. Este proceso ya no funcionaba como deseaban. 

Después de iniciar la búsqueda de una herramienta capaz de cambiar su negocio, y comenzar el proceso de transformación digital, InterNexa recolectó opiniones de sus colaboradores, en cada uno de los cinco países, para así dibujar la arquitectura y determinar los servicios que llevarían la compañía a un nuevo nivel de productividad y calidad.

Enovel, socio de Microsoft que hizo posible esta solución, propuso varios desenlaces posibles para cada demanda según la información recolectada.

Para Fernando Chiquiza, Gerente de Soluciones de Enovel, el proceso fue muy noble, contaron con la participación de los equipos de estrategia, comunicaciones internas, mercadeo, talento humano, viajes y el departamento jurídico de InterNexa, en las consultas les preguntaron qué necesitaban de esta nueva intranet que se estaba construyendo. Así lograron entregar soluciones innovadoras a cada uno de los requerimientos planteados por equipo, y aumentaron la confianza de todos los colaboradores en la nueva plataforma. 

Teniendo en cuenta lo anterior, cabe destacar que la participación de los colaboradores en este proceso fue uno de los puntos más fuertes de la transformación digital porque ellos conocían bien los retos del día a día. Esto fue esencial para identificar lo que era realmente necesario para que la solución desarrollada fuese exactamente lo que esperaban, en pro de aumentar la productividad del equipo y hacer de la intranet una herramienta de negocios. 

Trabajo colaborativo en línea

Actualmente, la intranet implementada hace más de un año, es la base de trabajo de un 90% de los colaboradores de InterNexa en todos los países donde opera. Office 365 permite medir por medio de filtros el uso de la plataforma en cada país, ya que todo lo que buscan los usuarios está disponible con dos clicks. Ahora que la compañía dispone de estos datos, por primera vez es posible tener un panorama de flujos laborales, acompañar el comportamiento de los usuarios y proponer mejoras. 

Los usuarios pueden acceder a diferentes tipos de contenido como: informes, blogs, noticias y todo lo que tiene que ver con comunicación interna, en diferentes formatos y en el mismo lugar. Además, esta herramienta hace de la intranet un espacio colaborativo, ya que por medio de Teams y Skype empresarial integra a los equipos fácilmente, hace más eficiente la comunicación entre ellos y les permite compartir información, además de clasificarla y poder dejar comentarios. También existe una mejora en el manejo de documentos, ahora los colaboradores encuentran todo lo que necesitan de forma centralizada en SharePoint, evitando el surgimiento de documentos duplicados. El uso de Office 365 disminuyó los tiempos de trabajo entre un 50% y 70%. 

InterNexa también hace un buen uso de Dynamics para el manejo de CRM, Forms, Flow y Power BI para generar datos. Al final de cada mes, InterNexa recibe de Enovel un reporte muy sencillo hecho en Power BI, en donde pueden ver los datos de acceso a cada contenido y conocer las áreas más visitadas de la intranet, esto permite hacer mejoras en la plataforma porque dan voz a los usuarios, quienes son los verdaderos desarrolladores de esta intranet. 

El éxito que inspira

Crear una intranet con las herramientas de Office 365 fue la solución completa para lo que InterNexa necesitaba, logrando unir más a los equipos de los diferentes países y optimizando procesos de trabajo.

El buen uso de la intranet desarrollada llamó la atención de ISA, empresa que ya posee una intranet basada en SharePoint pero que todavía tiene mucho por explotar y ya están preparando una expansión de Office 365 y SharePoint para las demás empresas del grupo.

Según Fernando Chiquiza, el verdadero éxito de este caso se da porque los usuarios sienten que la intranet les da muchos beneficios y esto se refleja netamente en el creciente uso que hacen de todas las soluciones.