6 moduri de a face întâlnirile virtuale mai eficiente


Când a fost ultima dată când ați avut o întâlnire în persoană? Să fim sinceri: ședințele din ziua de azi sunt tot mai des electronice. Deși întâlnirile online sau virtuale pot fi convenabile, ele scad responsabilitatea participanților, oferind mai multe posibilități ca atenția oamenilor să fie distrasă. Atunci când utilizatorii sunt distrași, ședințele divaghează și necesită mai mult timp pentru repetiție.

Pentru a păstra controlul asupra întâlnirilor și a programului dvs., luați în considerare aceste șase sfaturi și transformați-vă rutina.

1. Acționați asupra ordinii de zi: indiferent dacă participanții la ședință se află în aceeași clădire sau în părți diferite de lume, este important ca toată lumea să fie pe aceeași pagină. Chiar dacă nu mai este la modă să aveți o ordine de zi, reinstaurați practica. Includeți subiectele de discutat în corpul invitației din calendar sau trimiteți prin e-mail un document cu 24-48 de ore înainte de timpul desemnat. Acest lucru le va oferi tuturor părților posibilitatea de a-și stabili așteptările privind obiectivele întâlnirii. Și da, dacă sunteți destinatarul ordinii de zi a unei întâlniri, citiți-o! Chiar dacă sunteți familiarizat cu subiectele de discutat sau cu proiectul, puteți afla informații importante despre perspectivele sau problemele curente; în plus, niciodată nu este distractiv să fiți luați prin surprindere.

none

Ghidul absolut pentru întâlniri

Aflați cum să creați în mod eficient cele mai bune întâlniri posibile pentru organizația dvs.

OBȚINEȚI CARTEA ÎN FORMAT ELECTRONIC (în limba engleză)

2. Pregătiți-vă obiectivele (și întrebările): Fie că ședința are sau nu o ordine de zi, asigurați-vă că știți ce obiective aveți. Înainte de ședință, reuniți toate notele sau informațiile de fundal pe care puteți avea nevoie să le consultați și toate întrebările. Pregătirea unei liste sau a unui set de idei vă va scuti de presiunea de a vă gândi pe loc la întrebări și vă va permite să interacționați în cadrul discuției curente. Nu ezitați să notați întrebări pe ordinea de zi, dacă există, sau să vă configurați din timp documentul cu note cu obiectivele sau ideile inițiale în partea de sus. Indiferent care este stilul dvs. de pregătire, această practică de pregătire vă va asigura că vă amintiți de propriile obiective în ziua întâlnirii.

3. Depanarea tehnică: Fie că sunteți la prima întâlnire online sau aveți multă experiență, asigurați-vă că știți cum să utilizați tehnologia. Confirmați modul de apelare și verificați dacă difuzoarele funcționează. Dacă aveți nevoie de internet pentru a accesa conferința sau e-mailul și notele legate de întâlnire, verificați conexiunea Wi-Fi! Atunci când cineva are nevoie de „încă un minut” pentru a accesa linia de conferință, apar rapid frustrări. Nu fiți cauza acestora; ajungeți devreme în sala de conferințe și apelați. Chiar dacă dezactivați sonorul telefonului până când vi se asociază alte persoane, cel puțin vă puteți concentra asupra conținutului discursului dvs., în loc să vă gândiți cum să ajungeți acolo.

4. Partajarea contează: Dacă revizuiți informații cu statistici sau elemente vizuale însoțitoare sau dacă faceți referire la documente externe, asigurați-vă că toată lumea le poate urmări. Configurați o partajare de ecran astfel încât să puteți direcționa atenția publicului și toată lumea să fie pe aceeași pagină. Acest lucru poate ajuta la evitarea unor întrebări precum „Stați puțin! Unde suntem?” sau „Așteptați, trebuie să ajung la pagina care trebuie.” Partajarea ecranului elimină nevoia acestor pauze și momentele de confuzie. Rețineți: dacă vă partajați ecranul, aveți grijă să dezactivați orice programe sau notificări de e-mail, telefon sau mesagerie, pentru a evita anunțurile jenante.

5. Fiți direcți: Una dintre provocările legate de întâlnirile online este să știți cine este pe punctul să spună ceva sau cine vrea să intervină. În funcție de participanții la întâlnire și de personalitățile lor, întâlnirile virtuale pot varia: uneori toată lumea vorbește deodată, alteori apar pauze lungi când cineva termină de vorbit. Pentru a evita amestecul de voci și timpii morți, adresați direct întrebările celorlalți participanți la întâlnire. Dacă oamenii lucrează împreună sau se bazează pe alți pași din proces pentru a merge înainte, nu vă temeți să-i întrebați direct dacă au ceva de adăugat sau de întrebat. Dirijând astfel conversația, vă veți asigura că ați maximizat timpul de ședință și că toată lumea a fost ascultată.

6. Avantajul personalității: Întâlnirile online, telefonice sau virtuale pot fi enervante, deoarece nu puteți vedea limbajul nonverbal ca să vă dați seama cum răspund alte persoane sau dacă vă urmăresc. Pentru a evita posibilitatea ca participanții să nu fie concentrați, oferiți ședinței o notă personală. Fiți la fel de prietenos ca în persoană (sau chiar mai mult, în funcție de întâlnire). Un nivel ridicat de energie va implica publicul și-l va atrage spre subiectele discutate. Nimeni nu va vrea să piardă ceva, mai ales dacă aveți obiceiul de a pune întrebări directe cu privire la unele subiecte. Atunci când toată lumea este implicată în ședință, subiectele de discutat vor fi parcurse rapid și veți acoperi mai mult material în mai puțin timp.

Indiferent de formatul întâlnirii, nu este nevoie să vă pierdeți în detalii virtuale. Dacă sunteți pregătiți și încercați să-i atrageți pe colegi, întâlnirile vor fi clare și vor respecta perfect obiectivele.

Este organizația deschisă către generația milenialilor? Faceți testul.

Produse conexe

laptop surface cu word

Introducere în Microsoft 365

Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.

Cumpărați acum