Ce pot învăța angajații de la echipa de IT pentru asigura întâlniri online mai eficiente


Întrucât tot mai mulți angajați lucrează de acasă și pe drum, conferința video a devenit o modalitate-cheie de conectare între colegi. Întâlnirile online devin o parte tot mai importantă a comunicărilor noastre zilnice de afaceri și a procesului de colaborare.

Lucrul cu echipa dvs. IT le poate conferi angajaților dvs. un avantaj; astfel, vă puteți asigura că sunt bine echipați pentru întâlnirile virtuale și știu cum să valorifice la maximum tehnologiile disponibile. În felul acesta, echipa IT poate economisi timp prețios, deoarece angajații sunt ajutați să realizeze cu succes apeluri pentru conferințe video.

Verificarea setărilor în prealabil

Înainte de apel, angajații ar trebui să confirme echipei IT că dețin pluginurile necesare și tehnologia este actualizată la zi. În plus, cu câteva minute înainte de întâlnire, angajații ar trebui să se asigure că toate intrările și ieșirile camerei și ale microfonului sunt conectate la apel.

Prevenirea încetinirilor inutile

Întârzierile sau nesincronizarea conținutului audio și a celui video pot apărea des, de multe ori din cauza problemelor de conectivitate la rețea. Pentru a se asigura că acest lucru nu le afectează întâlnirile, angajații pot solicita echipei IT să configureze calitatea serviciului pentru a prioritiza traficul de rețea către soluția de conferință video pentru angajații care efectuează apeluri din birou. Numărul de apeluri dial-in-uri poate, de asemenea, să încetinească conexiunea. Ținând cont de acest lucru, angajații ar trebui să includă doar participanții-cheie sau să grupeze mai mulți participanți într-un singur apel dial-in, dacă este posibil.

none

Ghidul absolut pentru întâlniri

Aflați cum să creați în mod eficient cele mai bune întâlniri posibile pentru organizația dvs.

OBȚINEȚI CARTEA ÎN FORMAT ELECTRONIC (în limba engleză)

Detalii de la echipa IT pot îmbogăți experiența întâlnirii

Întrucât soluțiile pentru conferințele virtuale de astăzi prezintă atât de multe caracteristici, angajații nu realizează întotdeauna cât de ample sunt capacitățile aflate la dispoziția lor în cadrul întâlnirilor online. Echipa IT le poate oferi angajaților îndrumări despre utilizarea sălilor de chat live din cadrul aplicației, a tablelor albe pentru colaborare și a instrumentelor de partajare directă a fișierelor pentru a îmbunătăți următorul lor apel.

Dezvoltarea și partajarea unei liste de verificare cu sfaturi

O modalitate excelentă de a consolida succesul este ca angajații și echipa IT să colaboreze la elaborarea de sfaturi care pot fi distribuite în toată firma și pot fi utilizate pentru a garanta desfășurarea întâlnirilor virtuale în cel mai eficient mod posibil. Fiecare organizație este diferită și fiecare va avea proprii factori de luat în considerare, dar iată câteva sfaturi pentru a întocmi o listă de verificare IT pentru angajații dvs.:

        
  • Atunci când utilizează un microfon extern, ar putea fi necesar ca organizatorii întâlnirii și participanții să comute de la setarea „audio încorporat” implicită și să selecteze microfonul ca dispozitivul lor audio.
  •     
  • Pentru a evita zgomotul de fond accidental care perturbă derularea conversației și reduce viteza cu care pot comunica participanții, angajații ar trebui să îi încurajeze pe participanții la întâlnire să păstreze sunetul dezactivat cât timp nu vorbesc.
  •     
  • Pentru cei care planifică să partajeze ecranul, pregătirea fiecărui lucru dinainte vă ajută să evitați surprizele din timpul întâlnirii. Afișarea filelor sau încercarea de a deschide fișiere în timpul unei întâlniri poate încetini apelul, iar ecranul poate fi mai lent.

Produse conexe

laptop surface cu word

Introducere în Microsoft 365

Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.

Cumpărați acum