Деловая электронная почта: важные рекомендации по настройке


Противники электронной почты, берегитесь! Последний опрос показал, что электронная почта по-прежнему является основным средством делового общения, и в ближайшие пять лет ее роль будет только возрастать. По данным этого же опроса сотрудники ежедневно проводят по 3,2 часа за проверкой рабочей почты. Согласно специальному исследованию компании Radicati Group, в течение последнего года пользователи отправляли и получали в среднем по 122 электронных письма ежедневно.

Это значит, что электронная почта по-прежнему является критически важным приложением для компаний любого размера и сохранит свою значимость в будущем. Существует много факторов, влияющих на выбор решения для деловой электронной почты, особенно если ваша компания относится к малому или среднему бизнесу и ожидает роста в ближайшие 5 лет.

Чтобы найти оптимальную службу электронной почты для вашей компании, выбирайте только те из них, что отвечают следующим обязательным критериям:

  1. Размещенная служба электронной почты. Существует два основных варианта решений для деловой электронной почты: локальное и размещенное. Совокупная стоимость затрат на локальную электронную почту делает такое решение нецелесообразным для многих компаний. Оно может иметь неудобные для сотрудников ограничения по объему хранилища, а компании придется самой заботиться об обновлениях и резервном копировании. При использовании размещенного решения для электронной почты бремя обслуживания перекладывается с внутренних ИТ-специалистов на службу хостинга. Размещенная служба деловой электронной почты предоставляет возможность динамического расширения хранилища и масштабирования по мере роста потребностей компании.
Image_ProfesionalEmail_243x150.jpg

Девять способов подчеркнуть свой профессионализм с помощью электронной почты

Скачайте эту бесплатную электронную книгу и узнайте простые хитрости, которые помогут вам завоевать лояльность клиентов с помощью деловой переписки.

Скачать бесплатную электронную книгу
  1. Достаточное пространство на сервере. В зависимости от размера компании и объема электронной почты необходимо сделать выбор между совместно используемым и выделенным хостингом. Многие небольшие компании начинают с совместно используемого хостинга, при котором физический сервер обслуживает одновременно нескольких арендаторов. Это недорогое решение, которое обеспечивает все преимущества размещенной электронной почты, включая безопасность, надежность и конфиденциальность. Когда на совместно используемом сервере становится недостаточно места, компании могут перейти на выделенные почтовые серверы. Выделенная электронная почта обеспечивает большую гибкость индивидуальных настроек.
  2. Мобильный доступ. В современной бизнес-среде, отличающейся высокой мобильностью, очень важна совместимость решения для электронной почты с мобильными устройствами работников. Требуется не только обеспечить доступ сотрудников к электронной почте, когда они находятся вне офиса. Важно, чтобы выбранное решение позволяло настроить мобильный календарь и общий доступ к файлам. Кроме того, решение должно постоянно обновляться с учетом развития мобильных технологий и обеспечивать синхронизацию с другими устройствами.
  3. Проверенный поставщик. При выборе службы деловой электронной почты вопрос "кто" важен не менее, чем вопрос "что". Выбирайте проверенную компанию, имеющую многолетнюю репутацию надежного поставщика первоклассной службы хостинга почты. В частности, обращайте внимание на гарантии работоспособности, высокую надежность и исключительную безопасность. Стороннее решение для электронной почты должно упростить работу сотрудников и обладать рядом возможностей, таких как интеграция с календарем, контактами и файлами, общий доступ к календарю и круглосуточная поддержка.

Совершенно очевидно, что в ближайшее время электронная почта никуда не исчезнет.

При выборе решения для деловой электронной почты компании должны проявлять осмотрительность, чтобы в итоге добиться повышения эффективности и улучшения финансовых показателей.

Связанные продукты

Приложение Word на экране планшета Surface

Начать работу с Office 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить