Инструменты управления проектами, которые сэкономят время и деньги


Быть у руля проекта в буре постоянных изменений — непростая задача. Сегодня офисному работнику сложно избежать огромного количества сроков, собраний, сообщений и задач, а это значит, что для проектов часто не остается ресурсов времени и внимания. К счастью, это поправимо. Чтобы обеспечить успех ваших проектов — как внутренних, так и внешних, — ознакомьтесь с пятью высокоэффективными средствами управления проектами, которые сэкономят время, деньги и энергию.

Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Секреты эффективного общения сотрудников

В последние годы наша работа претерпела существенные изменения. Узнайте, как оставаться на голову впереди конкурентов в постоянно меняющейся бизнес-среде.

СКАЧАТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ КНИГУ

Диаграммы Ганта и доски Scrum

Мы живем в эпоху бесконечного текстового контента, и не нужно забывать, что простой график может сказать больше тысячи слов. На диаграммах Ганта этапы и ход выполнения проекта показаны с помощью горизонтальных полос. Одного взгляда на них достаточно, чтобы понять, над чем сейчас идет (или должна идти) работа и когда потребуется участие того или иного сотрудника. По ним также четко видно, как долго будет предположительно длиться тот или иной этап.

Доски Scrum выглядят примерно так же и отлично подходят для проектов с менее сжатыми сроками и несколькими командами. На доске показаны разные этапы проекта — планирование, исполнение и т. д. — с маркерами для каждой команды. По мере завершения тех или иных этапов маркеры можно переставлять, чтобы все участники проекта знали, как идут дела и когда от них потребуются действия.

Назначение задач

Легко согласиться сделать что-то, гораздо сложнее об этом не забыть, особенно если поток просьб не прекращается. Поэтому так важны веб-средства для управления задачами. Сотрудник, который отвечает за часть проекта, например дизайн логотипа или окончательный анализ, сможет войти в такую службу и точно узнать, что и когда нужно сделать. Кроме того, можно настроить уведомления о надвигающихся сроках.

С другой стороны, менеджеры проектов смогут следить за работой команды и проверять, вовремя ли выполняются задачи, не пролистывая сотни электронных писем. Это поможет избежать дорогостоящих задержек и ненужного стресса.

Распределение ресурсов

Креативные агентства знают, как важно распределять ресурсы. Менеджерам проектов в них требуется эффективное средство для планирования и отслеживания рабочих часов, которое позволяет избежать превышения ресурсов, срыва сроков и недовольства клиентов. Но такой подход к работе будет полезен и другим компаниям. Разве кому-то будет лишним иметь четкое представление о доступности сотрудников?

Перед началом проекта просите его участников оценить — настолько, насколько это возможно, — их доступность на протяжении проекта. Пусть они отметят дни отпуска, дни, полностью занятые собраниями, и дни, в которые нужно сдавать другие проекты. Если вы знаете, сколько часов может выделить на проект тот или иной сотрудник, вы сможете реалистично определить сроки. А веб-средство для распределения ресурсов поможет вам и вашим сотрудникам сравнивать фактические затраты времени с ожидаемыми и подстраиваться под это.

Отправка отзывов

Отзывы бывают разные — это и четкие требования поменять что-то конкретное, и неясные чувства и реакции. Кроме того, иногда у лиц, заинтересованных в проекте, могут быть конфликтующие мнения. Из-за этого сотруднику, получившему отзыв, иногда сложно решить, что с ним делать и кого слушать.

Средства отправки отзывов позволяют голосовать за те или иные версии конечных результатов, что дает возможность приходить к справедливому решению. Если мнение определенного человека (например, эксперта в этой области) должно иметь больший вес, его голос можно посчитать за два.

Стандартные отчеты

Отчеты, которые создаются по ходу проекта или после его окончания, несомненно, важны, но зачем тратить на них столько времени? Вместо того чтобы заниматься созданием собственного отчета, выберите стандартный. Вы введете нужные цифры, а программа применит подходящее форматирование и представит данные в наглядном виде.

А это значит, что вы сможете приступить к планированию следующего проекта гораздо быстрее.

Связанные продукты

Приложение Word на экране планшета Surface

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить