Настройки календаря для повышения эффективности команды


В чем секрет максимальной производительности и эффективности? Универсального рецепта не существует, но есть надежный способ добиться успеха: это настройки календаря, которые помогут вам организовать время и сосредоточиться на главном. Обеспечьте повышение эффективности вашей команды благодаря оптимизации настроек календаря и планирования встреч. Производительность выйдет на новый уровень.

Семь простых настроек календаря помогут вывести производительность на новый уровень:

  1. Планируйте временные интервалы "без встреч". Откажитесь на время от мультизадачности, поработайте без помех. "Когда человек делает несколько дел одновременно, часто многое получается плохо, — говорит Дэвид Санбонмацу (David Sanbonmatsu), профессор психологии Университета Юты. Очень часто те, кто занимается сразу несколькими делами, делают их хуже всех... обычно они не могут управлять своими импульсами" (из статьи Forbes).
  2. Установите время, когда вас нет в офисе. Определите в календаре интервалы времени, в течение которых вы "недоступны", "не работаете" или находитесь "вне офиса", если в какой-то день вы не работаете или находитесь в поездке.
    • Профессиональный совет. Если у вас есть регулярные мероприятия, не связанные с работой, или периоды удаленной работы, когда вы недоступны, установите повторяющийся интервал "вне офиса". Для этого просто откройте в Outlook собрание, которое надо сделать повторяющимся, и на вкладке "Собрание" (в группе "Параметры") щелкните Повторение. Выберите частоту повторения, установите необходимые параметры и нажмите кнопку ОК.
  3. Синхронизируйте календарь на мобильном устройстве. Каждый попадал в подобную ситуацию: вы сидите без ноутбука на затянувшемся собрании и не помните место и время следующей встречи. Все это заканчивается суетой и бесконечными извинениями за опоздание через пять минут после начала следующего собрания. Синхронизируйте календарь на мобильном устройстве, чтобы всегда быть в курсе своих дел.
Image_SaveTime_243x150.jpg

Бесплатная электронная книга, которая сэкономит вам время

Как развивать компанию, не тратя лишнего времени

Скачать электронную книгу
  1. Устанавливайте буферные интервалы. Если есть возможность, оставьте свободными 10 минут до и после каждого собрания, чтобы позволить себе отдохнуть от прошедшего мероприятия и настроиться на предстоящее. Это поможет справиться с ощущением "гонки" от встречи к встрече.
  2. Планируйте перерывы. Если вы стремитесь сделать все и как можно быстрее, легко "заработать" выгорание. "Оторваться на несколько минут от работы, восстановить нормальный кровоток и дать мозгу чуть больше кислорода — необходимая часть рабочего дня", — рекомендует колонка Healthy Living в Huffington Post. Планируйте перерывы в календаре, чтобы избежать выгорания и поддерживать тонус, и не позволяйте себе игнорировать напоминания.
  3. Устанавливайте контрольные напоминания. По мере приближения срока сдачи всего проекта настройте промежуточные контрольные напоминания. Это позволит избежать стресса при завершении проекта и быть уверенным в выполнении всех задач. Также адресуйте напоминания из вашего календаря членам своей команды.
  4. Интегрируйте бизнес-контакты. Упростите приглашение людей, интегрировав календарь со списком контактов.

Профессиональный совет. В Office 365 можно добавить контакт из сообщения электронной почты. Откройте сообщение, в котором имя контакта есть в одном из следующих полей: "От кого", "Кому", "Копия" или "СК". Щелкните имя правой кнопкой мыши и выберите Добавить в контакты Outlook. Откроется новое окно, в котором можно внести дополнительную информацию. Затем нажмите кнопку ОК.

Связанные продукты

Приложение Word на экране планшета Surface

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить