Служба электронной почты должна подходить для вашего бизнеса


Службы электронной почты используются при работе в сети практически повсеместно — от общения с клиентами и коллегами до поддержки учетных записей в социальных сетях и онлайн-покупок. Жители практически любой страны мира подключены к почтовому клиенту, без которого трудно представить современную жизнь. Согласно исследованию компании The Radicati Group, Inc., в 2017 году электронной почтой пользовалась примерно половина населения планеты, а "к концу 2021 года число пользователей во всем мире превысит 4,1 млрд человек". Эти сногсшибательные данные демонстрируют, насколько важны платформы электронной почты.

Но роль электронной почты уже не ограничивается отправкой и получением обычных сообщений. Благодаря инновациям, способствующим более эффективному и яркому общению людей и организаций, электронная почта вобрала в себя широкий спектр инструментов, которые позволяют по-настоящему улучшить работу. Конечно, далеко не каждому бизнесу нужны все доступные инструменты, поэтому мы разбили все решения на "базовые" и "расширенные", чтобы было проще решить, какой тип почтового клиента подходит именно вам. Давайте обсудим их.

none

Почта для профи

Узнайте, почему размещенная деловая электронная почта удобнее, безопаснее и выгоднее, чем бесплатные почтовые службы.

Скачать бесплатную электронную книгу

Базовые возможности

Большинство бесплатных служб электронной почты предоставляют некоторые базовые функции, позволяющие эффективно управлять электронной почтой и упорядочивать сообщения. К таким функциям относятся:

  • Автоматические ответы. эта функция позволяет создавать сообщение, которое автоматически отправляется всем, кто обращается к вам по электронной почте; благодаря ей легко сообщить своим корреспондентам о том, что вы отсутствуете на работе, когда вы вернетесь и с кем следует связаться в ваше отсутствие.
  • Применение правил. правила определяют действия, которые можно автоматически применять к входящим и/или исходящим сообщениям. Они позволяют свободно определять условия для включения правил и действия, которые должны быть выполнены при выполнении этих условий. Например, если вы хотите, чтобы все письма от вашего руководителя попадали в отдельную папку, это можно сделать, создав соответствующее правило. Или вы можете создать правило, которое позволит сразу удалять сообщения, в теме которых есть слова "зарегистрируйтесь сегодня".
  • Папки. Большинство бесплатных служб электронной почты предлагают некоторые организационные возможности, например, папки, которые позволяют вручную сортировать и хранить сообщения наиболее удобным для вас способом. Например, если вы работаете над "Проектом Х", то вы можете создать папку с именем "Проект Х" и вручную переносить в нее все относящиеся к проекту сообщения, что упрощает ведение переписки, связанной с этим проектом. Или если вы анализируете цены на продукт, который требуется вашей компании, вы можете создать папку для всех полученных сообщений и оценок, чтобы они были доступны в одном удобном месте.

Дополнительные возможности корпоративных служб электронной почты

Разумеется, когда ваши потребности выходят за рамки основных функций, решением проблемы может стать корпоративная электронная почта. Хотя практически все почтовые клиенты имеют отличительные особенности, некоторые возможности присутствует в большинстве корпоративных решений:

  • Безопасность электронной почты при передаче и хранении писем. Благодаря шифрованию и богатому выбору расширенных функций безопасности многие корпоративные решения для электронной почты обеспечивают безопасность ваших сообщений как в сети, так и в вашем почтовом ящике.
  • Общие календари. Благодаря общим календарям можно видеть расписание конкретного сотрудника (или всех членов группы), что позволяет легко планировать собрания и другие групповые мероприятия на удобное для всех время. Общие календари также могут служить отличным средством оповещения коллег о вашем отсутствии на работе. Просто добавьте в календарь запись о своем отпуске и зарезервируйте соответствующее время, тогда все, кому доступен календарь, будут знать о вашем отсутствии.
  • Отправка сообщений нескольким адресатам под одним псевдонимом электронной почты. Некоторые службы электронной почты позволяют направлять сообщения сразу всем сотрудникам, участвующем в определенном проекте, используя имя единственного адресата. Если в вашем проекте, например, 10 участников, вы можете объединить этих сотрудников в группу под именем "Группа проекта Х", и тогда при каждой отправке почты адресату "Группа проекта Х" сообщения будут доставляться всем членам группы, что облегчит обмен файлами и информирование всех участников проекта.
  • Хранение электронной почты. Архивирование корпоративной электронной почты очень важно с точки зрения соблюдения отраслевых и государственных правил, а также собственных стандартов корпоративного управления. К счастью, в большинстве корпоративных почтовых решений предусмотрена возможность устанавливать собственные политики хранения, позволяющие архивировать все, что вам нужно, на любой срок.

Бесплатные службы электронной почты имеют право на жизнь, и если вы индивидуальный предприниматель, то они могут стать именно тем, что нужно для начала работы. Но если в вашей компании десятки сотрудников, если вы обязаны соблюдать отраслевые или государственные правила, если вас не удовлетворяет просто отправка и получение сообщений — тогда корпоративное решение для электронной почты составит вам отличную службу и предоставит надежные инструменты для правильной работы и уверенного развития бизнеса.

Связанные продукты

Приложение Word на экране планшета Surface

Начать работу с Office 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить