Службы поиска электронной информации (eDiscovery): защита бизнеса


Поиск электронной информации (обнаружение электронных данных, eDiscovery) — это процесс обнаружения, сбора и представления сведений, хранящихся на цифровых носителях: электронных писем, презентаций, баз данных и любых других документов, способных выступать доказательствами в судебном разбирательстве.

Один из факторов, усложняющих поиск электронной информации, — это, как правило, огромные объемы корпоративных данных. К тому же отредактировать цифровой документ намного легче, чем бумажный. Поэтому в целях eDiscovery так важно обеспечить сохранение свойств, содержимого и метаданных файла, меток времени и даты, сведений об авторе и получателе. Тогда даже самый строгий судья не усомнится в подлинности ваших доказательств.

Несложно догадаться, что зачастую поиск электронной информации может отнимать много времени, денег и усилий. Но, увы, нередко этот факт становится для предпринимателей неприятным сюрпризом — особенно когда нужно крайне срочно найти некий документ или столкнуться с неприятными последствиями. Именно поэтому на случай правовых разбирательств существуют специальные программы для автоматического обнаружения электронных данных, помогающие быстро найти в корпоративных архивах доказательства правоты вашей компании: информацию, файлы, метаданные. Но как же выбрать подходящее решение для eDiscovery, ведь на рынке их немало? Очень просто: оно должно обладать четырьмя важными функциями.

  • Поиск по ключевым словам сразу в нескольких расположениях: электронной почте, порталах для хранения документов, чатах, облачных хранилищах и так далее. Эта возможность позволяет по одному запросу найти все файлы, документы и даже беседы в чате, которые могут сыграть в суде решающую роль. Кроме того, ряд программ для eDiscovery позволяет экспортировать результаты поиска в репозиторий и затем скачивать только отчет об экспорте, а не сами результаты. Так можно предварительно сузить перечень документов и сэкономить время.
none

Переход на цифровые технологии: как вдохновить своих сотрудников

Крайне важно, чтобы компании не забывали о том, что переход на цифровые технологии подразумевает также работу с сотрудниками.

СКАЧАТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ КНИГУ
  • Дедупликация в результатах поиска электронной информации: эта функция отсеивает повторяющиеся экземпляры электронных писем, файлов и документов, экспортируя в репозиторий только одну копию. Это сокращает список результатов и значительно экономит время. Однако следует помнить, что алгоритмы дедупликации пока что не совершенны, поэтому иногда они помечают уникальные элементы как копии. Из-за этого можно пропустить важный документ, поэтому пользуйтесь данной функцией осторожно.
  • Фильтрация разрешений при поиске контента: эта функция доступна в некоторых решениях для eDiscovery и позволяет искать только в заданном подмножестве корпоративных сайтов и почтовых ящиков либо только по письмам и сайтам, соответствующим заданным критериям. Например, при желании можно выполнить поиск только в электронных письмах, отправленных из определенного расположения (или в него).
  • Поиск неиндексированных элементов: зашифрованных и защищенных паролем файлов, очень объемных вложений и просто объектов, при индексировании которых произошла ошибка. Порой в судебных целях нужно проверять и такие элементы, поэтому важно, чтобы ваша служба eDiscovery включала их в результаты поиска.

Для благополучного разрешения судебного разбирательства необходимо вовремя предоставить исчерпывающие доказательства своей правоты — и именно поэтому так важно иметь в компании действенную систему поиска электронной информации. К счастью, существуют специальные программы для eDiscovery, позволяющие быстро найти все файлы, документы, электронные письма и сообщения из чата, касающиеся нужного клиента, сотрудника или вопроса. Имея эффективный инструмент для автоматического обнаружения электронных данных, ваши юристы смогут оперативно реагировать на все потенциальные проблемы.

Связанные продукты

Приложение Word на экране планшета Surface

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить