Создание проектов онлайн – будущее разработки проектов


Практический любой компании — крупной или малой — необходимо управлять проектами, чтобы организовывать работу. Сейчас доступно множество инструментов управления проектами, которые помогают управлять ресурсами, планировать и контролировать затраты, эффективно общаться с сотрудниками из разных групп и команд, а также отслеживать ход выполнения того или иного проекта. Такие средства не только могут устанавливаться на отдельные сетевые компьютеры: многие из них доступны в режиме онлайн, то есть в облаке. 

Преимущества облачных инструментов управления проектами

Возможно, вас пугает фраза "облачные вычисления", но давайте разберемся в том, что она на самом деле значит. Хотя локальные инструменты управления проектами определенно имеют право на существование, у облачного программного обеспечения множество преимуществ, включая следующие:

  • Низкие первоначальные затраты. Чтобы установить программу управления проектами локально, вам потребуется вложить средства в лицензии, серверное оборудование, службу поддержки, продолжительное развертывание и т. д. С другой стороны, для использования решения в облаке обычно требуется только вносить ежемесячный или ежегодный платеж.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Секреты эффективного общения сотрудников

В последние годы наша работа претерпела существенные изменения. Узнайте, как оставаться на голову впереди конкурентов в постоянно меняющейся бизнес-среде.

СКАЧАТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ КНИГУ
  • Непревзойденная безопасность. Опасения скептиков не оправдались — облако обеспечивает настолько же надежную защиту, что и локальные решения. Разница только в том, что вы не управляете физическими серверами. Как говорится в  недавней статье в Forbes, "облачные вычисления — это уже не оксюморон".
  • Доступ из любой точки мира. Есть подключение к Интернету? Значит, вы сможете получить доступ к программе управления проектами в облаке. Так как доступ осуществляется через браузер, для просмотра, редактирования документов и управления ими можно использовать не только компьютеры.
  • Всегда на связи. Даже если между коллегами сотни километров, благодаря облачному решению они смогут работать как одна команда. Благодаря всегда актуальной информации никто из участников разработки проектов не останется в неведении.  Кроме того, все разговоры можно проводить в программе управления проектами (вместо электронной почты) и сохранять для справки.
  • Повышение продуктивности. Облачные решения для управления проектами экономят время благодаря централизованному хранению всех сводок проектов, задач, документов, новостей и календарей, а экономия времени означает повышение продуктивности. Кроме того, централизованное хранение дает возможность получать доступ к документам по проекту в реальном времени с любого устройства.
  • Общение в реальном времени. Одним из важнейших преимуществ использования облачной программы управления проектами является возможность быстро отправлять отзывы о данных, добавленных в рабочую область проекта. Это также повышает продуктивность за счет снижения числа случаев, когда работу приходится переделывать.
  • Актуальные решения на основе данных. Если вы хотите, чтобы бизнес был прибыльным, нужно основывать решения на чем-то конкретном. Благодаря постоянному обновлению данных в облаке у вас всегда будет под рукой нужная информация. Кроме того, у большинства инструментов есть встроенные средства отчетности, которые помогут выполнить анализ для принятия бизнес-решения. 
  • Упрощенная ИТ-среда. Если вы используете локальную программу управления проектами, обычно вы отвечаете за обслуживание сервера, для чего требуется задействовать внутренних ИТ-специалистов. С другой стороны, облачным программным обеспечением управляет поставщик услуг (или другая организация), что экономит вам время и усилия. Вместо того чтобы устанавливать обновления или устранять ошибки, вы можете уделить все свое внимание текущим проектам.
  • Мгновенные обновления. В отличие от локальных программ, для которых нужно скачивать обновления после выпуска новых версий, облачные инструменты обновляются автоматически. Вам не придется платить за обновление или ждать, когда у ИТ-отдела дойдут руки до его применения. 

Как найти идеальное облачное решение для управление проектами

К сожалению, приступить к работе с новым продуктом не так просто, как понять разницу между локальными и облачными решениями для планирования проектов. Чтобы выбрать наиболее оптимальное решение для своей компании, потребуется выполнить несколько действий, но конечный результат стоит того. Следуйте этим инструкциям:

Шаг 1. Проведите анализ потребностей

Думаем, вы и сами знаете, что все компании разные — у них разный размер, разные цели и разные потребности. Это значит, что только вы можете решить, какой продукт подходит вам лучше всего. Обязательно учтите мнение тех, кто потом будет пользоваться решением. Учитывайте, будут ли в проектах задействованы только сотрудники или же еще и клиенты, а также какие отчеты потребуется создавать. Зная свои потребности, проще оценивать возможности, предлагаемые разными поставщиками услуг.

Шаг 2. Ищите и изучайте

При поиске поставщика услуг обращайте внимание на тех, которые предлагают следующие возможности:

  • надежность корпоративного уровня; 
  • быстрое добавление команд и проектов;
  • отчеты, позволяющие быстро проанализировать портфель проектов;
  • знакомая или интуитивно понятная среда;
  • просмотр задач и выполнение действий с ними на одном экране;
  • планирование задач и управление ими;
  • сводные панели мониторинга, помогающие принимать решения на основе данных;
  • круглосуточная ИТ-поддержка;
  • непрерывное резервное копирование данных, восстановление после сбоев и глобально избыточные центры обработки данных;
  • масштабируемое решение, которое растет вместе с вашим бизнесом.

Шаг 3. Протестируйте решение

Протестируйте программное обеспечение для управления проектами, как вы тестируете автомобиль перед покупкой. Это позволит ближе ознакомиться с возможностями инструмента и представить, как он будет работать в вашей ситуации.

Шаг 4. Определите сроки и процесс внедрения

Если вы решили использовать онлайн-инструмент для управления проектами (обеспечить создание проектов онлайн), не беспокойтесь о его совместимости с существующими приложениями — он не повлияет на них. Но вам все равно придется подумать над тем, когда у вас найдутся ресурсы и деньги для перехода, а затем скоординировать свои действия с выбранным поставщиком услуг.

Шаг 5. Внедрите решение и обучите сотрудников

Итак, вы внедрили новую программу управления проектами. Поздравляем! Однако ваша работа на этом не закончена. Важно научить сотрудников эффективно пользоваться новым инструментом. Устройте несколько обучающих презентаций, чтобы у всех был шанс принять в них участие. Кроме того, создайте тестовые проекты, чтобы сотрудники могли изучить инструмент и ознакомиться с его функциями, прежде чем использовать его в работе.

Управление проектами через облако — это неизбежное будущее. Найдите подходящий вам инструмент, чтобы не отставать от прогресса. 

Связанные продукты

Приложение Word на экране планшета Surface

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить