Планирование проектов: инструкции для менеджеров проектов


Быть менеджером проектов нелегко: иногда им приходится жонглировать сотнями дел и задач. Менеджер не только отслеживает результаты других людей, но и выполняет такой большой объем работы в такие сжатые сроки, что в это сложно поверить.

Но это очень важная роль, от которой зависит успех компании. Согласно исследованию агентства PricewaterhouseCoopers, более 60% неудачных проектов связано с внутренними проблемами, такими как нехватка ресурсов или сорванные сроки, то есть с ситуациями, которые менеджер проектов может помочь избежать.

Кроме того, все больше компаний осознают важность качественного управления проектами, из-за чего эта отрасль постоянно растет. Если обратиться к более конкретным фактам, по результатам исследования, проведенного Институтом управления проектами, в период с 2010 по 2020 гг. в мире появится более 16 миллионов новых вакансий для менеджеров проектов, а отрасль вырастет на 6,61 триллиона долларов. Но важно не забывать, что управление проектами — большая ответственность, на кого бы вы ни работали. Ниже вы найдете полезные советы, которые помогут руководителям проектов сориентироваться и определить лучшие стратегии для достижения успеха.

Совет 1. Четко определите цели проекта

Взгляните на проект масштабно и определите, чего хотите достичь. Если в составление проектов вовлечен клиент или другое внешнее заинтересованное лицо, они помогут вам сформулировать цели.  Не забудьте про следующие общие цели:

  • предотвращение расползания границ проекта;
  • соблюдение рамок бюджета;
  • завершение всех компонентов проекта;
  • обеспечение качества результатов;
  • своевременное выполнение работ;
  • заблаговременное выделение нужных ресурсов.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Секреты эффективного общения сотрудников

В последние годы наша работа претерпела существенные изменения. Узнайте, как оставаться на голову впереди конкурентов в постоянно меняющейся бизнес-среде.

СКАЧАТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ КНИГУ

Совет 2. Заранее сообщите о своих ожиданиях

Для успеха проекта важно, чтобы все были в курсе дел. При подготовке к проекту его руководитель должен рассказать о том, что ожидает от сотрудников, и попросить их поделиться своими ожиданиями. При этом следует затронуть конкретные пути достижения поставленных целей. Кроме того, важно обсудить следующее:

  • конечные результаты и сроки;
  • область проекта;
  • роли и ответственность;
  • процесс обеспечения качества;
  • план взаимодействия, включающий информацию о том, как часто вы планируете связываться с клиентами и прочими заинтересованными лицами.

Совет 3. Определите потенциальные риски и способы устранения проблем

Будем откровенны — даже если обеспечить планирование проекта до мельчайших деталей, все равно может случиться что-то непредвиденное.  Что следует сделать менеджеру проекта? Конечно же, составить план действий на случай непредвиденных ситуаций! Вы не в силах предугадать, какая именно проблема возникнет с проектом (это может быть что угодно, начиная от плохой погоды и заканчивая политическими беспорядками и техническими сбоями), но вы можете минимизировать ее влияние благодаря управлению рисками.

Совет 4. Сократите количество собраний

Исследование, проведенное Verizon Conferencing, показало, что только 22% собраний считаются "чрезвычайно эффективными", а 44% — "очень эффективными". Это означает, что 34% собраний отчасти или совсем бесполезны. Конечно же, собрания являются неотъемлемой частью управления проектами, но прежде чем разослать приглашения, подумайте, не лучше ли использовать электронную почту или другой способ связи, например программу для планирования проектов, где можно назначать задачи и обмениваться идеями. Не забывайте о том, что чем больше времени вы проводите на собраниях, тем меньше его остается для работы над проектом.

Совет 5. Спланируйте идеальное предстартовое собрание

Если уж речь зашла о собраниях, невозможно не поговорить о предстартовом собрании, которое задает тон для всего проекта. При планировании этого собрания придерживайтесь следующих правил:

  • Пригласите всех важных людей и убедитесь, что они смогут прийти.
  • Создайте подробную повестку собрания: она поможет участникам понять его цель и не отвлекаться на неважные вопросы.
  • Решите, можно ли провести собрание через Интернет или же требуется личная встреча. Это зависит того, насколько проект крупный, каков его бюджет, работаете ли вы с новым клиентом и т. д. Учитывайте, что личные встречи планировать сложнее. Кроме того, они могут обходиться дороже, особенно если потребуются транспортные расходы.
  • Перенесите собрание на другой день, если важнейшие участники не смогут на нем присутствовать — обсуждать какие-либо вопросы без них нет смысла. В таких случаях затем часто требуется провести другое собрание, чтобы сообщить им о последних новостях или узнать их мнение.
  • Прежде чем составлять повестку собрания, убедитесь, что вы понимаете его задачи и то, какую информацию должны получить участники.

Совет 6. Создавайте отчеты на протяжении проекта

Единственный способ отслеживать проект — это создавать единообразные отчеты. Для этого можно использовать программу управления проектами. Отчеты помогают оценить эффективность распределения ресурсов и убедиться в том, что вы не рискуете выйти за рамки сроков и бюджета.

Совет 7. Используйте надежные инструменты

Хотя на рынке представлено множество инструментов управления проектами, не все они одинаково полезны. Решите, что вы ожидаете от них, и сравните интересующие вам продукты. По минимуму инструмент должен позволять делать следующее:

  • упорядочивать и связывать задачи для создания временных шкал и планов;
  • делиться аналитическими данными для обсуждения хода выполнения проекта;
  • быстро находить нужные функции в интерфейсе;
  • настраивать планы в соответствии с потребностями вашей команды.

Быть отличным менеджером проектов сложно, но все же возможно. Вам просто нужны навыки, знания и средства, которые помогут достигать нужных результатов.

Связанные продукты

Приложение Word на экране планшета Surface

Начать работу с Office 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить