Состояние современных собраний и видеоконференций


Собрания можно любить или ненавидеть, но они — часть нашей жизни. Они способствуют общему взаимопониманию, контакту в реальном времени и конструктивному диалогу. Но иногда собрания могут быть неэффективны. По оценкам Министерства труда США компании ежегодно теряют из-за ненужных собраний 37 млрд долларов США. Поскольку сегодня на собрания уходит 37 % рабочего времени, стоит подумать над тем, чтобы наши собрания соответствовали новым стилям управления и бизнес-стратегиям.

Фактор удовлетворенности современным собранием

Размышляя о своей бизнес-стратегии, вы должны оценить аппаратные и программные затраты на проведение собраний как в форме живых встреч, так и в форме сетевого общения. Использование преимуществ обоих подходов позволит интегрировать новые технологии и традиционные методы ведения бизнеса.

Развитие технологий меняет современную рабочую среду. В организации, где на счету каждая минута, службы аудио- или видеоконференций отчасти решают проблемы управления временем ваших сотрудников. С помощью аудиоконференций сотрудники и заинтересованные лица могут легко присоединиться к беседе, дать свои комментарии и вернуться к работе, не покидая рабочего места. Благодаря видеоконференциям вы можете лично пообщаться с несколькими сотрудниками, находящимися в разных часовых поясах. Эти ресурсы позволяют отказаться от командировок, сократить необязательные расходы и помочь объединить команды.

none

Все, что вы хотели знать о проведении собраний

Узнайте, как организовывать и проводить продуктивные собрания.

Скачать электронную книгу

Конечно, встреча лицом к лицу по-прежнему дает ощутить такой личный контакт, который не всегда достигается через виртуальные интерфейсы. При общении с новым клиентом личная встреча может открыть путь к взаимопониманию и заложить основу для длительных профессиональных отношений. Несмотря на негативную оценку собраний в прессе, 92 % участников собраний оценивают их как возможность внести свой персональный вклад и считают, что успешные собрания могут быть одним из факторов удовлетворенности сотрудников. А чем выше удовлетворенность сотрудников, тем меньше текучесть кадров.

Согласно опросу компании Verizon, более 90 % участников собраний признались в том, что думают на собраниях о посторонних вещах, пропуская беседу полностью или частично, а 70 % сказали, что приходят на собрания, захватив другую работу. Очевидно, что традиционная форма собраний изжила себя. Представьте себе, насколько можно повысить эффективность, если пересмотреть концепцию собраний в целом.

Изменение представления о современном собрании

Современные собрания постоянно развиваются под воздействием новых технологий, тенденций в области занятости и экономических сдвигов. Недавнее исследование, проведенное компанией BlueJeans, показало, что на более чем 25 % собраний по крайней мере один из участников присоединялся с помощью видеозвонка с мобильного устройства. Рост популярности мобильных видеозвонков может быть связан с увеличением количества удаленных или внештатных работников. В последние несколько лет доля таких работников составляла примерно 40,4 % современных трудовых ресурсов.

К каким выводам это подталкивает? Чтобы компании и их сотрудники могли добиваться успеха, в современных собраниях должны интегрироваться как цифровые, так и традиционные технологии.

Как это должно выглядеть? Каким должно быть идеальное место встречи — физическим или цифровым? Для каждой компании существует свой ответ на этот вопрос, но некоторые инновации позволяют повысить производительность любых организаций.

  • Цифровые технологии популяризируют простые подключения одним касанием, объединяя изображение и звук. Опросы и телеметрические данные, оценивающие коэффициент успешности и скорость соединений, уже продемонстрировали повышение скорости соединения в среднем с трех до одной минуты.
  • Развитие технологий позволяет предоставлять службы голосовой и видеосвязи в соответствии с типом устройства и независимо от используемой сети — проводной или беспроводной, корпоративной или общего пользования. В идеале технологические достижения обеспечат одинаково высокое качество собраний для удаленных участников и сотрудников в офисе.
  • В некоторых организациях эти достижения уже внедряются в форме новых методов работы, таких как цифровая доска. Инновационные решения для совместной работы, в частности мультисенсорные устройства и рукописный ввод, а также встроенные функции видеоконференций расширяют возможности современного собрания.

Сегодня 28 % руководителей считают собрания пустой тратой времени. Но при эффективном подходе собрания превращаются в нечто большее, чем просто способ доработки вашей бизнес-стратегии; они создают возможности для объединения, инноваций и синергии в вашей команде. Неважно, кто вы — сотрудник, руководитель или внештатный исполнитель: комплексный подход к организации эффективных собраний будет полезен для каждого.

Связанные продукты

Приложение Word на экране планшета Surface

Начать работу с Office 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить