Как улучшить онлайн-собрания


Поскольку все больше сотрудников работают из дома и в пути, интернет-конференции стали основным способом общения между коллегами. Онлайн-собрания становятся все более важной частью ежедневных коммуникаций и сотрудничества.

Проконсультируйтесь с вашим ИТ-отделом и предоставьте сотрудникам все необходимое для онлайн-конференций, а также научите их пользоваться доступными технологиями. Ваши ИТ-специалисты также могут сэкономить ценное время, показав сотрудникам, как правильно настраивать интернет-конференции.

Заранее проверьте настройки

До начала онлайн-собрания сотрудники вместе с ИТ-отделом должны убедиться, что у них есть необходимые подключаемые модули и самые современные технологии. Кроме того, за несколько минут до собрания сотрудники должны самостоятельно проверить, что камера и микрофон подключены правильно.

Предотвратите нежелательные задержки

Как правило, во время онлайн-собраний участники сталкиваются с запаздыванием сигнала, а также с отсутствием синхронизации видео и звука. Это часто происходит из-за сетевых проблем. Чтобы они не оказывали влияние на собрания, сотрудники могут попросить ИТ-специалистов настроить качество обслуживания таким образом, чтобы при обработке сетевого трафика приоритет отдавался решению для интернет-конференций, которое используется сотрудниками для звонков из офиса. Количество участников также влияет на скорость подключения. С учетом этого сотрудники должны по возможности добавлять в собрание только ключевых участников или группу из нескольких участников по одному номеру.

none

Все, что вы хотели знать о проведении собраний

Узнайте, как организовывать и проводить продуктивные собрания.

Скачать электронную книгу

Подсказки ИТ-специалистов могут повысить эффективность собраний

В современных решениях для виртуальных конференций есть так много функций, что сотрудники не всегда знают о том, какие возможности им доступны. Ваши ИТ-специалисты могут дать сотрудникам рекомендации по использованию чатов в реальном времени, досок для совместной работы и инструментов для прямого общего доступа к файлам.

Составьте и опубликуйте контрольный список с полезными советами

Опытные сотрудники и ИТ-специалисты могут вместе разработать советы, предназначенные для всех в компании и обеспечивающие максимальную эффективность онлайн-конференций. Каждая организация имеет свои особенности, и перечень полезных советов может отличаться. Предлагаем ряд рекомендаций, которые помогут создать контрольный список для ваших сотрудников:

        
  • При использовании внешнего микрофона организаторам собрания и его участникам, возможно, потребуется выбрать этот микрофон в качестве встроенного аудиоустройства по умолчанию.
  •     
  • Чтобы избежать случайного фонового шума, который мешает общению, участники собрания должны отключать свой микрофон, пока им не нужно будет высказаться.
  •     
  • Тем, кто планирует показывать свой экран, нужно подготовиться заранее, чтобы избежать сюрпризов в ходе собрания. Поиск нужных вкладок или попытка открыть файлы во время собрания могут замедлить его и привести к запаздыванию изображения на экране.

Связанные продукты

Приложение Word на экране планшета Surface

Начать работу с Office 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить