4 spôsoby zlepšenia tímovej práce s intranetovým softvérom


Každý projektový manažér sa musel naučiť, ako udržať pozornosť svojho tímu na cieľ v prípadoch, kedy ich pracovné vyťaženie môže ťahať do desiatok iných smerov. Niekedy to môže znamenať prácu s ostatnými projektovými manažérmi a stanovenie priorít projektov alebo pomoc členom tímu zorganizovať sa (a zostať zorganizovanými), keď prudko narastá objem práce. Takisto to môže znamenať, že poskytnete členom tímu, ktorí žijú v iných mestách alebo krajinách nástroje potrebné na účinnú spoluprácu. Hoci schopnosti stanovovania priorít prichádzajú na základe osobných skúseností, k dispozícii máte intranetový softvér, ktorý vám nielen pomôže udržať zorganizovanosť a spoluprácu tímu, ale aj umožní efektívne komunikovať s jednotlivcami aj vaším tímom.

Všetky softvéry intranetových portálov však nie sú vytvorené rovnako. Pozrime sa teda na štyri nástroje, ktoré by ste mali vo svojom intranetovom riešení hľadať.

Správa informácií

Je dôležité, aby váš tím vedel, kto je za čo a kedy zodpovedný – takto budete môcť všetkých udržať na správnej ceste. Takisto bude potrebné dať tímu informácie o tom, ako kontaktovať ostatných členov, detaily o prístupe k dôležitým webovým stránkam alebo dokumentom (najmä ak sú chránené heslom alebo sa nachádzajú na pracovných serveroch) a takisto bude potrebné vykonávať dôležité oznámenia alebo uverejňovať pripomenutia. Hľadajte teda podnikový intranet umožňujúci bezproblémovo vytvárať tímové stránky, ktoré možno prispôsobiť vašim potrebám. Týmto spôsobom budete môcť uchovávať dôležité informácie na centrálnom mieste a zdieľať ich.

none

Ako spolupráca na základe cloudu podporuje inovácie

Spoločnosť IDG uskutočnila prieskum medzi organizáciami a zisťovala, ako používajú riešenia na spoluprácu v cloude a aké ciele im dané riešenia pomohli dosiahnuť.

Získať bezplatnú správu (v angličtine)

Knižnice

Softvér na spoluprácu by mal v prvom rade umožňovať jednoduchú spoluprácu tímu. Vyberte si preto riešenie, ktoré umožní dať každému prístup k rovnakým súborom, dokumentom, obrázkom, poznámkam zo schôdze atď. Možnosť vytvárať knižnice dokumentov označené spôsobom, ktoré majú význam pre váš projekt a váš tím, umožní každému nájsť najaktuálnejšie informácie týkajúce sa projektu, revidovať predchádzajúce iterácie výstupov, zobraziť aktuálnu grafiku, pripomenúť si projektové požiadavky a iné.

Nástroje na spoluprácu

Zamestnanecký intranetový portál by mal zahŕňať možnosť vytvárania priestorov členmi tímu, v ktorých budú môcť zdieľať a spravovať informácie, ako aj spolupracovať na súboroch. Na tento účel hľadajte softvér na spoluprácu, poskytujúci veci, akými sú postupnosti diskusií, ako aj prieskumy, ktoré môžu zjednodušiť plánovanie schôdzí a/alebo rozhodovanie, zdieľané kalendáre, zoznamy úloh, pracovné priestory a miesto, kde uchovávate poznámky zo schôdzí, dokumenty, agendy atď. Rovnako ako priestory na spoluprácu môže intranetové riešenie s nástrojom pracovného priestoru umožniť konkrétnym členov tímu, akými sú grafický dizajnér a copywriter, pracovať na rovnakom súbore v tom istom priestore, a tým zlepšiť produktivitu.

Integrácia s existujúcimi nástrojmi

Bez ohľadu na to, aké zlepšenie produktivity a spolupráce softvér intranetového portálu sľubuje, ak je komplikovanejší na používanie alebo vyžaduje výmenu existujúcich nástrojov (napríklad nástrojov na spracovanie textu, tabuľkových hárkov, grafického dizajnu a/alebo e-mailov), môže byť náročné presvedčiť tím, aby ho používal. S cieľom dosiahnuť potrebnú úroveň produktivity a zorganizovanosti hľadajte intranetové riešenie, ktoré sa dobre integruje s nástrojmi, ktoré už váš tím používa. Vaša spoločnosť tak nebude musieť kúpiť nákladné a prípadne aj menej efektívne programy a váš tím nebude musieť prejsť rýchlym učebným procesom.

Softvér na spoluprácu by mal byť jednoduchý, bezproblémový a prispôsobiteľný, aby vám a vášmu tímu poskytol to, čo potrebujete na spoluprácu v rámci celku aj malých skupín. Keď si vyberiete riešenie umožňujúce zorganizovať súbory vlastným spôsobom a používať existujúce nástroje a takisto poskytujúce nástroje na spoluprácu, ktoré členom tímu umožnia jednoduchú spoluprácu na súboroch v tom istom čase, zdieľanie dokumentov a informácií a sledovanie dôležitých diskusií, dosiahnete to, čo chce každý projektový manažér – zorganizovaný a produktívny tím.

Súvisiace produkty

prenosný počítač surface s otvoreným wordom

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť