5 produktívnych trikov na riešenie informačného preťaženia


Alternatívny text nadpisu vo formáte RTF

Žijeme v dobe, v ktorej množstvo generovaných informácií presahuje naše schopnosti prijímať a spracovať ich. V dnešnej vedomostnej spoločnosti narastá trend spolupráce na pracovisku, najmä v oblasti spolupráce na projektoch. Dnes sú ľudia dokonca súčasťou až dvojnásobne vyššieho počtu tímov než pred rokmi. To znamená, že sa na nás valí množstvo informácií naraz, a to nelineárnym spôsobom z viacerých zdrojov vrátane e-mailov, chatu a sociálnych médií.

Všetky varovné signály pritom poukazujú na to, že ľudia sa stávajú od informácií závislými. V časopise Harvard Business Review bola v článku spomenutá štúdia na pracovníkoch zo Spojených štátov, ktorá ukázala, že 60 %ľudí si kontroluje e-maily v kúpeľni, 15 % v kostole a 11 % to tají pred svojím partnerom.

Aké nástroje a prostriedky môžeme využiť na to, aby sme si dokázali poradiť a byť produktívni? Aj keď sa dá povedať, že technológie a prístup k informáciám sú súčasťou problému, môžu byť technológie aj jeho riešením. Tu je mojich 5 produktívnych trikov na riešenie informačného preťaženia:

1. Pochopte, že nie všetky informácie sú si rovné

Nie všetky informácie, ktoré musíme spracovať, si vyžadujú rovnakú pozornosť a prioritu. Neuveriteľne pomáha, ak vieme, kedy sa ktorým informáciám musíme venovať. Schopnosť označiť informácie ako prioritné je pravdepodobne jedna z najlepších funkcií, aké boli kedy do e-mailu zapracované. Sám som kedysi mával oddelené e-maily, v ktorých som bol len v kópii. Ale technológie odvtedy pokročili a mať dôležité informácie pod dohľadom je teraz jednoduchšie než kedykoľvek predtým. Chatovacie nástroje, ako napríklad Microsoft Teams, dnes mojim spolupracovníkom umožňujú označiť informácie ako dôležité a @zmieniť ma, ak potrebujú, aby som určitým informáciám venoval priamu pozornosť. To mi dáva možnosť nielen vytriediť dôležité a relevantné informácie, ale sa aj okamžite venovať súrnym veciam. Naučiť sa stanoviť prioritu informácií mi pomohlo vyznať sa vo všetkých tých položkách a technológie teraz robia všetku náročnú prácu za mňa.

Najlepší sprievodca nástrojmi založenými na chate

Spoznajte 4 najdôležitejšie požiadavky nástrojov založených na chate

ZÍSKAŤ BEZPLATNÚ INTERAKTÍVNU ELEKTRONICKÚ KNIHU (v angličtine)

2. Dokážte si dať veci „do poriadku“

Tak ako aj v bežnom živote, vždy prídu chvíle, keď si musíme dať veci „do poriadku“. Platí to aj v prípade asimilácie informácií. Existuje množstvo nástrojov, ktoré vám pomôžu udržať si prehľad o informáciách a zorganizovať si prácu. Či už používate priečinky SharePointu v tíme alebo máte vlastný OneDrive, zorganizované a zoradené informácie vám pomôžu ušetriť čas. Ak sa v práci často zaoberáte podobným typom dotazov, môže byť pre vás rozhodujúce vedieť, kde sa najrýchlejšie dostanete k potrebným informáciám. Technológie to len a len uľahčujú. Niektorí z nás sú vo svojej podstate večne nezorganizovaní, existujú však nástroje, ktoré aj s tým dokážu pomôcť. V aplikácii Microsoft Teams sa pri vytvorení tímu vytvorí aj lokalita SharePoint pre tento tím a každý kanál (skupina konverzácií s rovnakou témou) má zorganizované priečinky a súbory. Vďaka technológiám mám dôležité informácie zorganizované, prehľadné a dostupné.

3. Pracujte múdro, nie tvrdo

Nástroje na analýzu údajov vám poskytnú výborné tipy a prehľady o tom, či pracujete efektívne. Veľmi rád si pozerám zostavy MyAnalytics v službách Office 365. Zistil som, že je to veľmi účinný spôsob, ako si objektívne zmerať vlastnú produktivitu. Súčasťou Outlooku sú teraz aj funkcie umelej inteligencie, ktoré mi poskytujú prioritnú doručenú poštu. Informácie, na ktoré pravdepodobne budem chcieť reagovať, sú v nej vyfiltrované na základe trendov v údajoch. Koluje mýtus, že ľudia sú produktívni vtedy, keď sa venujú viacerým veciam naraz. Množstvo akademických štúdií tento výmysel vyvrátilo, je to dokonca najmenej účinný spôsob, ako byť produktívny. Ja vnímam takto strávený čas ako absolútne neproduktívny a nestíham vtedy urobiť nič. Radšej sa do hĺbky venujem tým 20 % informácií, ktoré sa v konečnom dôsledku postarajú o 80 % obchodného vplyvu. Namiesto toho, aby som strávil 2 hodiny robením 10 vecí, vyhradím si veľa času na mojich 5 najvyšších priorít. Technológie mi teraz pomáhajú múdrejšie spracovávať informácie a prerozdeľovať si trávenie času.

4. Vyberte si nástroje podľa svojich potrieb

Keď zdieľate informácie v organizácii, tíme alebo s kolegami, vyberte si taký komunikačný mechanizmus, ktorý vám najviac vyhovuje a poskytne vám najlepšie výsledky. Jedna z vecí, ktoré ma obťažujú, je nekonečná postupnosť e-mailov na tému, ktorá by sa dala jednoducho vyriešiť krátkou správou alebo v konverzácii. Nikdy nie je príjemné mať preplnenú doručenú poštu. Službu Microsoft Teams používam rád, pretože mi umožňuje získavať rýchle odpovede od ľudí, zorganizovať schôdzu vo forme digitálnej porady, viesť videohovor „tvárou v tvár“ vo vysokom rozlíšení alebo jednoducho prebrať informácie v chate. Chat má svojskú psychológiu. Správu môžem označiť tlačidlom „Páči sa mi to“, aby som dal vedieť, že som si ju prečítal, bez odosielania zbytočného e-mailu. Vybral som si také komunikačné médium, ktoré spĺňa všetky moje potreby v rámci spolupráce a komunikácie na jednom mieste.

5. Informácie zaplnia toľko priestoru, koľko im dovolíte

V súčasnosti by ste mohli prijímať informácie 24 hodín denne, 7 dní v týždni. A častokrát sa k nám informácie nedostanú samy od seba, ale po aktívnom vyhľadávaní. Ja už nepozerávam správy, dostávam ich do mobilného zariadenia. Už nečakám na aktualizácie projektov, sledujem kanály v službe Teams alebo mám konektory, ktoré mi odosielajú dôležité informácie. To mi pomohlo rozšíriť si vedomosti a zvýšiť produktivitu, ale je nesmierne dôležité aj vedieť, kedy je toho už priveľa. Či už ste zástancom zón bez technológií v domácnosti, alebo si meníte stav na „nerušiť“, je mimoriadne dôležité nechať mozgu čas na oddych a usporiadanie všetkých tých informácií, ktoré spracováva. Preto si rád občas doprajem slobodu a priestor pre mentálne zdravie a od všetkého sa odpojím.

V časoch, kedy sa rýchlosť prichádzajúcich informácií pravdepodobne nezníži, potrebujeme správne mechanizmy a nástroje, aby sme si udržali produktivitu. Toto je mojich 5 najlepších trikov. Rád by som sa dozvedel viac o tých vašich.

Ak máte záujem získať viac informácií o tom, ako vám služba Microsoft Teams dokáže pomôcť spravovať informácie, môžete navštíviť stránku: https://products.office.com/sk-sk/microsoft-teams/group-chat-software

– Farren Roper

Súvisiace produkty

prenosný počítač surface s otvoreným wordom

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť