5 funkcií softvérov na riadenie projektov, ktoré prehliadate


Či už ide o vstavané šablóny, známe plánovacie nástroje, okamžitú spoluprácu alebo jednoduchý prístup z rôznych zariadení, je zrejmé, že ten správnysoftvér na riadenie projektov zvýši produktivitu produktovým manažérom aj ich tímom, vďaka čomu môžu projekty realizovať rýchlo a ľahko. Uchádzajú však organizáciám iné nástroje, ktoré nie sú až také očividné?

Podľa nedávnej štúdie medzi najpoužívanejšie nástroje na riadenie projektov patria nástroje na zdieľanie súborov, sledovanie času, integráciu e-mailov či Ganttove grafy. To by sa aj dalo očakávať. Ktoré užitočné nástroje však organizáciám unikajú? Je zaujímavé, že v softvéroch na riadenie projektov sa najviac zabúda na videohovory, chatovanie v reálnom čase, integráciu sociálnych sietí či mobilný prístup. Komunikácia je však považovaná za najdôležitejšiu stránku úspešného riadenia projektov. Existuje možnosť, že by projektoví manažéri prehliadali hotovú zlatú baňu? Pozrime sa spoločne na päť nevyužitých zdrojov aj na to, ako vám pomôžu jednoduchšie a efektívnejšie realizovať projekty:

1 a 2. Videohovory/chatovanie v reálnom čase – Softvér na riadenie projektov s integrovanými nástrojmi na komunikáciu umožňuje členom projektového tímu v rámci projektu využívať hlasovú komunikáciu, videokomunikáciu či chatovú komunikáciu. Ako veľmi je to rozhodujúce pre úspech tímu? Štúdia Inštitútu pre riadenie projektov (Project Management Institute, PMI) na základe výsledkov spoločností preukázala, že jedným z najčastejších dôvodov zlyhania projektu je nezvládnutá komunikácia. Schopnosť v reálnom čase komunikovať s ostatnými členmi tímu, či už sedia na opačnom konci budovy alebo sveta, by mohla byť kľúčom k úspešnému projektu. Stačí len využívať nástroje, ktoré rýchlo a bezpečne prenesú všetky vaše kľúčové rozhovory.

Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 tajomstvá prepojeného pracoviska

Spôsob ako spolupracujeme sa v posledných rokoch zásadným spôsobom zmenil. Zistite, ako si udržať náskok v neustále sa meniacom podnikateľskom prostredí.

ZÍSKAŤ ELEKTRONICKÚ KNIHU (v angličtine)

3. Integrácia sociálnych sietí – Sociálne siete už dávno nie sú o aktualitách na Facebooku či najnovších trendoch na Twitteri. Dokážu posilniť úroveň komunikácie medzi tímami a inými účastníkmi projektu. Výskumy svedčia o tom, že sociálne siete uľahčujú zdvorilostnú konverzáciu, čo naopak „prispieva ku vzájomnému zoznamovaniu a budovaniu vzťahov, a celkovo vytvára prostredie, ktoré podnecuje vzájomnú starostlivosť, podporu, spoluprácu či dôveru.“ Prečo teda tieto výhody nevyužiť v prospech úspešného projektu? Ak potrebujete v reálnom čase komunikovať s kolegami o podrobnostiach týkajúcich sa vášho projektu, zíde sa vám softvér s vlastnosťami podnikových sociálnych sietí, ako napríklad špecializované informačné kanály s aktualizáciami siete Yammer v SharePointe.

4. Mobilný prístup – Vďaka softvéru, ktorý je dostupný na Windowse, systéme iOS aj Androide, budú môcť všetci členovia tímu aktualizovať úlohy z ľubovoľného zariadenia a mať prístup k tabuľkám či správam aj na cestách. Sledovanie času je vysoko rozhodujúcou zložkou úspešného riadenia projektov, preto je dôležité nájsť riešenie, ktoré tímu umožní odosielať aktualizácie aj na cestách. Vďaka vylepšenému zapisovaniu úloh i času získavajú projektoví manažéri okamžitý prehľad a dokážu rýchlejšie prijímať informované rozhodnutia.

5. Prostredie prispôsobené projektovým sponzorom – Až 80 percent „vysokovýkonných“ projektov má svojho projektového sponzora. Výskum opätovne dokazuje, že podpora projektového sponzora je kľúčom k úspešnému projektu. Táto osoba nie je súčasťou každodenného priebehu úloh, no mala by mať k projektu dostatočný prístup na to, aby mohla sledovať jeho priebeh a prínos, zastávať ho pri každej príležitosti a poskytovať podporu projektovému tímu. Preto je dôležité používať softvér, ktorý umožňuje kancelárii projektového riadenia či projektovému sponzorovi kontrolovať nastavenia riadenia portfólia projektov (PPM) bez akejkoľvek dodatočnej pomoci.

Tímy čoraz častejšie spolupracujú na diaľku či dokonca z opačných kútov sveta, preto sú dnes komunikačné zručnosti a spravovanie času kľúčovejšie než kedykoľvek predtým. Vďaka prístupu k nástrojom, ktoré účastníkom projektu umožňujú riadiť ho za pochodu a promptne zdieľať aktuality, rozhovory a časové osi prostredníctvom vyhradenej projektovej lokality, môžu byť všetky strany dobre informované a navzájom prepojené. Prečítajte si, ako získaťprehľad vo výkonnosti projektov, redukovaní rozpočtov či zvyšovaní úspor.

Súvisiace produkty

prenosný počítač surface s otvoreným wordom

Začíname so službami Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť