Archivácia e-mailov – 5 dôvodov, prečo je to najlepšia z funkcií e-mailu, ktorú nikdy nepoužívate


Či už pracujete v podnikovej oblasti alebo nie, pravdepodobne odosielate a prijímate viacero e-mailov každý deň. Je to rýchly a pohodlný spôsob komunikácie s partnermi, kolegami, klientom, priateľmi a rodinou. Samozrejme, e-mail je veľmi obľúbený komunikačný nástroj pre spoločnosti – z časti preto, že má schopnosť dokumentovať konverzácie a môže slúžiť ako priestor na uloženie informácií, v ktorom sa dá vyhľadávať.

Štúdie naozaj naznačujú, že tri štvrtiny duševného vlastníctva organizácie je súčasťou e-mailov a systémov výmeny správ. To znamená, že je potrebné tieto údaje zabezpečiť, nielen ich odoslať do koša. Ale udržiavať také veľké množstvo informácií môže viesť k preťaženiu serverov ukladacieho priestoru vašej spoločnosti.

none

Vstúpte do vyššej kategórie e-mailov

Platený a hosťovaný špičkový firemný e-mail ponúka vylepšené funkcie zabezpečenia a jednoduchosti používania, ktoré pri bezplatných službách nemáte k dispozícii.

Stiahnuť bezplatnú elektronickú knihu (v angličtine)

Čo je teda to najlepšie riešenie?

Archivácia e-mailov nie je žiadna novinka. Tento nástroj je tu už zopár rokov, tak prečo ho nepoužíva viac podnikov? Tu je päť výhod spojených s používaním archivácie e-mailov:

  • Ukladací priestor. Pri ukladaní e-mailových údajov na živých serveroch sa môže výrazne zmenšiť výkon postupným zapĺňaním servera. Ďalšou možnosťou je úplné odstránenie e-mailov, čo nie rozumná možnosť, pretože dôležité údaje môžete natrvalo stratiť, alebo ich môžete uložiť niekde inde. Archivácia e-mailov sleduje túto druhú možnosť a údaje presúva na zabezpečený server mimo pracoviska alebo do cloudového prostredia. Niektoré z riešení používajú rozšírenú kompresiu alebo odstránenie duplicít na zníženie požadovaného miesta pre archív na disku, niekedy aj o 50 % a viac.
  • Obnovenie. V závislosti od toho, aké riešenia zálohovania používate, môže archivácia e-mailov zrýchliť proces vždy, keď je potrebné vaše údaje sa obnoviť. Je to preto, že archivované údaje zaberajú menej miesta. Okrem toho obnovenie nearchivovaných e-mailov bude rýchlejšie a jednoduchšie, pretože zaťaženie poštového servera je znížené.
  • Zabezpečenie. Skutočnosť, že vaše staré e-maily nie sú „v dohľade“ a sú uložené niekde inde, ešte neznamená, že nie sú chránené rovnako, ako e-maily v živom prostredí vašej doručenej pošty. Ak máte správne riešenie e-mailovej archivácie, údaje sa zachovajú bez zmien a sú chránené neustálym zálohovaním údajov a špičkovými funkciami zotavenia po havárii. Ak chcete najlepšie služby, vyhľadajte poskytovateľa, ktorý zabezpečuje spoľahlivosť, dostupnosť a výkon so zárukou 99,9 % doby prevádzky, s finančným krytím zmluvy o úrovni služieb.
  • Produktivita. Keď sú vaše živé servery zahltené tonami e-mailových údajov, vyhľadanie konkrétneho e-mailu alebo na konkrétneho predmetu môže byť vyčerpávajúce a zdĺhavé. Okrem toho odstránenie kvót pre poštovú schránku a nastavenie automatickej archivácie e-mailov umožnilo, aby zamestnanci už nestrácali vzácny čas odstraňovaním e-mailov alebo ich premiestňovaním do súborov PST, ako kedysi. Nakoniec, ak dáte svojim zamestnancom možnosť jednoduchého prístupu k archivovaným a zálohovaným e-mailovým údajom, poskytnete im rozšírené možnosti, čo znamená, že sa nebudú musieť obracať na IT oddelenie, aby to urobilo za nich.
  • Dodržiavanie súladu. Väčšina odvetví vyžaduje od organizácií uchovávať obchodné záznamy – a keďže v e-mailoch sa často nachádzajú takéto záznamy, ich odstránenie neprichádza do úvahy. Niektoré odvetvia, ako sú zdravotné, finančné, farmaceutické služby a energetika, majú ešte prísnejšie nariadenia, aké obchodné záznamy sa musia uchovávať.

Keď uvažujete o riešení na archiváciu e-mailov, nezabudnite vykonať prieskum medzi poskytovateľmi a vybrať toho, ktorý vám poskytne používateľsky príjemné riešenie, vďaka ktorému budete mať vo svojich rukách kontrolu, a ktoré si udržiava vysokú úroveň zabezpečenia a spoľahlivosti.

prenosný počítač surface s otvoreným wordom

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť