Nájdenie správnych funkcií e-mailových služieb, ktoré sú vhodné pre potreby vášho podniku


E-mailové služby sa používajú prakticky pri každej online aktivite, od udržiavania kontaktu s klientmi a kolegami až po nastavovanie kont sociálnych médií a online nakupovanie. Prakticky v každej krajine na svete sú ľudia pripojení k e-mailovému klientovi, ktorý umožňuje moderný život. Podľa štúdie spoločnosti The Radicati Group, Inc. v roku 2017 používala e-mail približne polovica obyvateľstva sveta a „do konca roku 2021 sa počet používateľov e-mailu zvýši na viac ako 4,1 miliardy“. Tento dychberúci údaj jasne dokazuje, aké dôležité sú e-mailové platformy.

E-mail však už nie je len nástroj na odosielanie a prijímanie jednoduchých správ. Vďaka inováciám, ktoré jednotlivcom a organizáciám umožňujú efektívnejšie komunikovať, sa e-mail stal platformou so širokou škálou nástrojov, ktoré dokážu výrazne zlepšiť spôsob práce. Nie každý podnik samozrejme potrebuje všetky dostupné nástroje, takže v článku nižšie sú jednotlivé riešenia rozdelené na základné a pokročilé, čo vám môže pomôcť pri rozhodovaní, ktorý typ e-mailového klienta je pre vás najvhodnejší. Poďme sa na ne pozrieť.

none

Vstúpte do vyššej kategórie e-mailov

Platený a hosťovaný špičkový firemný e-mail ponúka vylepšené funkcie zabezpečenia a jednoduchosti používania, ktoré pri bezplatných službách nemáte k dispozícii.

Stiahnuť bezplatnú elektronickú knihu (v angličtine)

Základné funkcie

Väčšina bezplatných e-mailových služieb ponúka niekoľko základných funkcií, ktoré umožňujú efektívne spravovať a organizovať e-mailové správy, ako napríklad:

  • Automatické odpovede: Táto funkcia umožňuje automaticky odoslať každému, kto vás kontaktuje prostredníctvom e-mailu, správu s informáciou, že ste mimo kancelárie, kedy sa vrátite a koho môže daná osoba medzitým kontaktovať.
  • Používanie pravidiel: Pravidlá sú akcie, ktoré sa automaticky použijú na prichádzajúce alebo odchádzajúce správy. Spúšťač pravidla, ako aj akcie, ktoré sa v takom prípade majú vykonať, môžete vybrať vy. Povedzme napríklad, že chcete, aby sa všetky správy od vášho nadriadeného presúvali do špeciálneho priečinka. Toto sa dá nastaviť pomocou pravidla. Alebo ak chcete okamžite odstrániť správy, ktoré majú v predmete slovné spojenie „Prihláste sa dnes“, môžete to tiež urobiť vytvorením pravidla.
  • Priečinky: Väčšina poskytovateľov bezplatných e-mailových služieb ponúka určitý typ organizačnej funkcie, ako napríklad priečinky, do ktorých môžete manuálne triediť a ukladať správy na základe systému, ktorý vám vyhovuje. Ak pracujete napríklad na Projekte X, môžete vytvoriť priečinok s názvom Projekt X a manuálne sem presúvať všetky správy týkajúce sa projektu. Takto je možné jednoducho zabezpečiť prehľad o všetkých záznamoch komunikácie týkajúcej sa daného projektu. Prípadne ak robíte cenový prieskum produktu, ktorý vaša spoločnosť potrebuje, môžete vytvoriť priečinok na všetky správy a odhady, ktoré ste doteraz dostali, budete ich mať pohromade.

Ďalšie funkcie ponúkané podnikovými e-mailovými službami

Ak potrebujete urobiť viac ako ponúkajú základné funkcie, môže byť pre vás vhodným riešením podnikový e-mail. Napriek tomu, že každý e-mailový klient je iný, niektoré typy funkcií pravdepodobne nájdete v každom podnikovom riešení:

  • Zabezpečená e-mailová komunikácia a ukladací priestor: Mnohé podnikové e-mailové riešenia používajú šifrovanie a širokú škálu pokročilých funkcií zabezpečenia, vďaka čomu môžu uchovávať všetky správy v bezpečí, či už sú práve odosielané alebo uložené v doručenej pošte.
  • Zdieľané kalendáre: So zdieľanými kalendármi vidíte, kedy má člen tímu (alebo celý tím) čas na schôdzu, čo zjednodušuje plánovanie. Takto je možné organizovať aj iné skupinové udalosti v čase, ktorý každému vyhovuje. Zdieľané kalendáre sú tiež výborným spôsobom, ako ostatných informovať, že nie ste v kancelárii. Stačí pridať do kalendára položku dovolenky a zablokovať príslušný čas. Takto bude každý, kto má prístup k danému kalendáru, vedieť, kedy ste preč.
  • Odoslanie správy viacerým ľuďom pomocou jedného e-mailového aliasu: Niektoré e-mailové služby poskytujú možnosť odoslať správu naraz všetkým ľudom, s ktorými spolupracujete na určitom projekte, iba s použitím jedného mena. Ak teda napríklad pracujete na projekte s 10 ľuďmi, môžete týchto 10 ľudí pridať do skupiny s názvom Tím projektu X a odosielať správy všetkým desiatim ľuďom vždy, keď odošlete e-mail Tímu projektu X. Týmto spôsobom možno jednoducho zdieľať súbory a informovať všetkých členov skupiny.
  • Uchovávanie e-mailov: Archivácia e-mailových správ v spoločnosti je kriticky dôležitá na zabezpečenie súladu so štandardmi podnikového riadenia, ale aj s vládnymi a odvetvovými nariadeniami. Väčšina podnikových e-mailových riešení našťastie umožňuje nastaviť vlastné politiky uchovávania údajov, aby ste mohli archivovať všetko, čo potrebujete, a na ako dlho potrebujete.

Bezplatné e-mailové služby majú svoje opodstatnenie a ak vo svojej firme nemáte spolupracovníkov, môžu na začiatok plne postačovať. Ak však máte spoločnosť s mnohými zamestnancami alebo podliehate vládnym či odvetvovým nariadeniam, prípadne potrebujete viac funkcií ako iba prijímať a odosielať správy, mali by ste zvážiť služby podnikového e-mailového riešenia. Získate tak nástroje na prácu, rast a správne budovanie podniku.

Súvisiace produkty

prenosný počítač surface s otvoreným wordom

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť