Päť dôvodov, prečo vaša spoločnosť potrebuje intranet


Muž pracujúci na notebooku v serverovni

Autor: Sam Marshall, hosťujúci autor spoločnosti Microsoft

Ak ste súčasťou rastúcej organizácie, možno zisťujete, že veci, ktoré boli jednoduché, keď boli všetci v jednej kancelárii, sú teraz frustrujúce.

Čím sú ľudia rozpŕchnutejší a pracujú z domu alebo rozličných poschodí, tým ťažšie je skoordinovať poskytovanie aktualizácií a noviniek. Stáva sa, že ľudia vypadnú z e-mailových zoznamov a začnú sa sťažovať, že nikdy nevedia nájsť správny dokument. Toto všetko sú znaky toho, že potrebujete intranet.

Intranet môžete považovať za súkromnú webovú lokalitu. Funguje ako miesto, kde sa dajú nájsť novinky, informácie a zdieľané veci. Päť dôležitých dôvodov, prečo získať intranet:

1) Efektívna komunikácia. E-mailové zoznamy fungujú len dovtedy, kým sa ľudia nezačnú sťažovať na prílišné množstvo správ, alebo nedôjde k prehliadnutiu dôležitého oznámenia, pretože sa stratilo pod triviálnymi správami. Intranet umožňuje znova mať veci pod kontrolou, pretože nadpisy noviniek môžete trvalo ponechať v hornej časti stránky.

Administratívne aktualizácie týkajúce sa parkovania áut a IT inovácií sa nestratia, no môžu byť na vedľajšom mieste a nezahlcovať priečinky doručenej pošty.

2) Efektívna spolupráca. Ak stále používate zdieľané jednotky a e-mailové prílohy na spoluprácu na dokumentoch, pravdepodobne ste zažili moment, keď niekto strávil noc aktualizáciou nesprávnej verzie.

Nemusí to tak byť. Väčšina moderných intranetov poskytuje priestor, kde môže viacero ľudí spolupracovať na jednom súbore a vždy mať najnovšiu verziu.

A čo je ešte lepšie, poskytujú priestor na diskusiu, takže každý môže vidieť komentáre a odsúhlasiť, čo je potrebné urobiť.

Ako spolupráca na základe cloudu podporuje inovácie

Spoločnosť IDG uskutočnila prieskum medzi organizáciami a zisťovala, ako používajú riešenia na spoluprácu v cloude a aké ciele im dané riešenia pomohli dosiahnuť.

Získať bezplatnú správu (v angličtine)

3) Jednoduché nájdenie informácií. Váš intranet môže byť miestom pre všetky vaše dôveryhodné informácie. Môžete zaistiť, že existuje len jedna kópia a každý má prístup k najnovším politikám, procedúram a informáciám o produktoch. Nielenže to šetrí čas, no môže ísť o nevyhnutný nástroj na dodržiavanie súladu, pri ktorom je potrebné vedieť, že sa dodržiavajú aktuálne procesy.

4) Znižovanie rizík. Ľudia chcú svoju prácu proste urobiť. Ak vo svojom osobnom živote používajú praktický nástroj, môžu ho začať používať aj v tom pracovnom. Spotrebiteľské nástroje na zdieľanie súborov alebo skupinové diskusie predstavujú bezpečnostné riziko. Čo ak ľudia odídu zo spoločnosti, začnú pracovať pre konkurenciu a stále majú prístup k súborom? Mohli by ste služby jednoducho zablokovať, no oveľa lepším riešením je ponúknuť intranet ako správne spravované riešenie.

5) Zníženie nákladov na spravovanie. Koľko času sa stratí neefektívnym spravovaním? Opakujete hovory, aby ste zistili, či bola požiadavka splnená? Odosielate e-maily požadujúce aktualizáciu záznamov o ľudských zdrojoch? Intranet poskytuje jednoduchý spôsob na poskytnutie formulárov online, čím zjednodušuje získanie vecí na prvý raz.

Nastavenie intranetu môže byť rýchle a nenákladné. Pozrite si moje ďalšie články a zistite, ako si vybrať správny intranetový softvér pre svoj podnik.

Sam Marshall je vlastníkom spoločnosti ClearBox Consulting. Tweetuje pod menom @sammarshall.

Súvisiace produkty

prenosný počítač surface s otvoreným wordom

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť