Zlepšovanie komunikácie na pracovisku s cieľom rastu podniku


Žena ukazuje na veľkú obrazovku a rozpráva sa so skupinou ľudí s notebookmi

Nie je tajomstvom, že nedostatočná komunikácia neprospieva vašej organizácii, ale jej potenciálna škodlivosť môže byť až prekvapivá. Podľa štúdie The Poor Cost of Communications, na ktorú odkazuje spoločnosť Society of Human Resource Management (SHRM), v prieskume každá zo 400 spoločností so 100 000 zamestnancami uviedla ročnú stratu v hodnote 62,4 miliónov USD v dôsledku nedostatočnej komunikácie so zamestnancami a medzi zamestnancami. A hoci váš podnik predstavuje len malý zlomok oproti veľkým spoločnostiam zahrnutým v prieskume, nie je odolný voči vplyvom nedostatočnej komunikácie.

Naopak, keďže vaši zamestnanci s najväčšou pravdepodobnosťou na seba preberajú rôzne úlohy a plnia viac pokynov než zamestnanci vo väčších spoločnostiach, jasné komunikovanie takým spôsobom, ktorý je pre váš tím najvhodnejší, môže byť pre malé podniky ešte dôležitejšie. Našťastie existuje množstvo technológií a informácií, ktoré vám môžu pomôcť nastaviť (a udržiavať) jasné pravidlá komunikácie s ľuďmi, na ktorých sa spoliehate najviac.

Veľká príručka schôdzí

Naučte sa efektívne vytvárať tie najlepšie schôdze vo svojej organizácii.

Získať elektronickú knihu (v angličtine)

Používajte technológie, no nie VŠETKY možné

Nenechajte sa zmiasť. Technológie sú úžasná vec, no mali by ste si z nich vyberať a používať ich s rozvahou. Namiesto samostatnej intranetovej siete zamestnancov, sociálnej intranetovej siete, pracovného priestoru na riadenie projektov, odosielania okamžitých správ, súkromných diskusných stránok, e-mailu, videokanála a ďalších technológií si na internú komunikáciu vyberte riešenie, ktoré vám poskytne všetko potrebné na jednom praktickom mieste. Takto sa môžete vyhnúť zmätku a zvýšiť pravdepodobnosť, že vaši zamestnanci budú skutočne používať dostupné nástroje. Ale ktoré nástroje sú naozaj potrebné?

  • E-mail: E-mail je v súčasnosti nutnosťou. Jednoducho neexistuje lepší spôsob, ako kontaktovať ľudí v rámci vašej organizácie aj mimo nej. Len sa uistite, že si vyberiete cloudového e-mailového klienta. Nielenže takto získate prístup k správam z akéhokoľvek zariadenia, ale správy sa aj zálohujú v cloude a vaše zabezpečenie bude vždy aktuálne.
  • Pracovný priestor na spoluprácu: Vďaka možnosti spojenia prostredníctvom okamžitých správ a videokonferencií vrátane možnosti spolupráce na súboroch a ich zdieľania v reálnom čase môže bezpečná a efektívna aplikácia pracovného priestoru poskytnúť vašim zamestnancom prostriedky na spoluprácu na projektoch, diskutovanie o problémoch a budovanie dôvery a fungujúcich vzťahov, ktoré vám pomôžu vytvoriť podmienky potrebné pre úspech. A keďže všetko zvládnu prostredníctvom aplikácie vo svojom počítači, notebooku alebo telefóne, znamená to, že môžete prijať tých najlepších zamestnancov, či už žijú neďaleko alebo na druhom konci sveta.
  • Riešenia na správu pracovných postupov a úloh: Organizovanosť je dôležitá pre každú spoločnosť, no ak vediete malý podnik s obmedzeným počtom zamestnancov, priority sa môžu v okamihu zmeniť, spôsobiť zmätok a pokles produktivity. Pomocou softvéru na správu pracovných postupov a úloh však môžete vytvárať plány projektu, ktoré zabezpečia, že každý člen vášho tímu porozumie svojim prioritám, úlohám, ktoré musia byť splnené (aj kedy), a dokonca doručia aktualizácie stavu a umožnia ľuďom v jednom tíme zdieľanie súborov.

Opýtajte sa zamestnancov, čo chcú alebo potrebujú

Hoci sa podmienky na pracovisku organicky vyvíjajú, vytvorenie skutočne komplexného, produktívneho a povznášajúceho priestoru vhodného na spoluprácu si vyžaduje istú šikovnosť. Koniec koncov, nedávny prieskum spoločnosti Gallup ukázal, že 70 % zamestnancov v Spojených štátoch sa v práci necíti zapojene. Takýto nedostatok angažovanosti môže spôsobiť apatické, neproduktívne alebo dokonca negatívne prostredie na pracovisku.

Pri priamom oslovení mnohí ľudia žiaľ neposkytujú premyslené a úprimné odpovede. Buď sa obávajú o nedostatok anonymity, alebo jednoducho potrebujú čas na to, aby pouvažovali nad odpoveďou. Poskytnite preto ľuďom potrebný priestor, aby vám mohli odpovedať skutočne a úprimne pomocou aplikácie, ktorá vám umožňuje spojiť sa so zamestnancami, a poskytuje im možnosť reagovať na svoj plán. Vyberte si aplikáciu, ktorá vám umožňuje bezproblémové plánovanie udalostí zamestnanca, dokáže si vyžiadať informácie od malých skupín, ale i početných tímov, a dokonca vytvoriť prieskumy, komukoľvek ich odoslať a získať odpovede (anonymne alebo iným spôsobom) v reálnom čase. Vďaka komunikácii so svojím tímom zistíte, ako zamestnanci vnímajú vašu spoločnosť a povedia vám, čo potrebujú. Takáto aplikácia vám môže pomôcť vytvoriť podmienky, v ktorých sa každý bude cítiť vítaný a naplnený.

Ako komunikovať efektívne

Zručnosti v efektívnej komunikácii sa vyučujú na vysokých školách a seminároch vedúcich pracovníkov, no kým získate diplom alebo kým sa vrátite späť do kancelárie a ponoríte sa do skutočnej práce, získané vedomosti stratíte. A aj napriek tomu, že existuje množstvo tipov, na zlepšenie komunikácie, tie najlepšie sú často aj najjednoduchšie, ako napríklad:

  • Komunikujte jasnými správami, používajte zrozumiteľný jazyk a zdržte sa žargónu. Hoci očakávate, že váš tím daný žargón pozná, jeho používanie môže aj napriek tomu brániť porozumeniu. V skutočnosti sa žargón považuje za veľmi zlý spôsob komunikácie a mnohé vysoké školy začínajú učiť študentov ekonómie, ako sa vyjadrovať bez neho. Vláda Spojených štátov amerických spustila webovú lokalitu PlainLanguage.gov. Zameriava sa na to, aby vládni zamestnanci mohli vytvárať dokumenty, ktoré pomôžu uľahčiť verejnosti čítať vládne dokumenty, porozumieť im a používať ich.
  • Pokúste sa vyjsť svojmu tímu v ústrety. Ak vďaka vlastným údajom viete, že vaši zamestnanci najčastejšie komunikujú prostredníctvom tradičných písaných správ alebo videospráv odosielaných prostredníctvom e-mailu, choďte do toho. Ak prieskum ukáže, že uprednostňujú osobné stretnutia alebo schôdze vysielané naživo namiesto vyhlásení pred veľkým počtom ľudí, použite tie. Napriek všetkému, podľa článku na sociálnej sieti LinkedIn je interná komunikácia označená za kľúčový faktor úspechu pre takmer 79 % spoločností. Preto je veľmi dôležité udržiavať kontakt so svojím tímom a poskytovať im informácie takým spôsobom, ktorý zabezpečí, že sa k nim dostanú. Okrem toho ide tiež o ušetrenie času.
  • V prípade veľkých vyhlásení, dôležitých noviniek pre spoločnosť alebo ďalších významných správ (ako napríklad zmeny v benefitoch), postupujte podľa šablóny plánu komunikácie rovnako ako v prípade externých oznámení. To vám pomôže zabezpečiť, že vaše posolstvo (či už písané alebo hovorené) bude jasné a bude obsahovať všetky relevantné informácie. Po napísaní oznámenia by ste mali navyše poveriť niekoho dôveryhodného, aby si ju po vás prečítal a zredigoval.
  • Rozšírenie slov pomocou vizuálov. Podľa Social Science Research Network 65 % všetkých ľudí patrí k vizuálnemu typu študentov a prieskum spoločnosti 3M odhalil, že vizuálne prvky dokážeme spracovať až 60 000-krát rýchlejšie než text, takže kedykoľvek svojmu tímu poskytnete obrázok, graf, diagram, video, informačnú grafiku alebo iný vizuálny príklad toho, čo potrebujete, chcete alebo si želáte dosiahnuť, vzájomné porozumenie sa zlepší.

Samozrejme, že neexistuje jeden univerzálny prístup k zlepšeniu komunikácie medzi zamestnancami a ich zapojeniu, no skúšaním novej technológie a nového prístupu k podnikovej komunikácii sa môžete vyvarovať nedorozumení, obmedziť šírenie fám a ušetriť čas alebo dokonca zlepšiť pracovný výkon tímu, vnímanie vašej spoločnosti z pohľadu zamestnancov a zvýšiť rast hodnoty spoločnosti. Koniec koncov, správa spoločnosti Aon Hewitt ukázala, že pri každom náraste zapojenia zamestnanca o 1 % možno očakávať ďalší, 0,6-percentný rast predaja pre organizáciu. Takže všetky kroky, ktoré podniknete na zvýšenie angažovanosti zamestnancov, sa naozaj vyplatia.

prenosný počítač surface s otvoreným wordom

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť