6 menej zjavných dôvodov zlyhania projektových plánov


Zlé projekty sú drahé. Podľa štúdie Inštitútu pre riadenie projektov (PMI) organizácie v skutočnosti za každú 1 miliardu USD investovanú do projektov a programov stratia ohromných 109 miliónov USD. Zároveň platí, že čím sú projekty väčšie, tým tvrdší je ich pád. Podľa ďalšej odvetvovej správy majú veľké projekty v porovnaní s tými menšími 10-krát väčšiu pravdepodobnosť, že zlyhajú úplne, a je pri nich dvakrát viac pravdepodobné, že sa oneskoria, prekročia rozpočet a budú v nich chýbať kriticky dôležité funkcie. V prípade malých a stredných projektov síce tieto riziká nemusia byť až také veľké, aj pri nich sa však nevyhnutne stretávame s problémami.

Aké sú teda príčiny týchto impozantných i menej impozantných zlyhaní? Podľa inštitútu PMI patria medzi bežné príčiny zlyhania projektov zmeny priorít v rámci organizácie (40 percent) a obmedzené zdroje (20 percent). Hoci niektoré príčiny máme ako projektoví manažéri mimo svojej kontroly, pre mnohé z nich to neplatí.

Tu je šesť menej zjavných dôvodov, pre ktoré sa projektový plán môže vykoľajiť:

  1. Statické metódy – Projekty majú v súčasnosti veľké množstvo pohyblivých súčastí. Nedostatočná agilita a pružnosť môžu byť rozsudkom smrti pre každý projekt bez ohľadu na to, či pracujete v oblasti marketingu, ľudských zdrojov, IT, výroby alebo akomkoľvek inom odvetví. Už niekoľko rokov je trendom agilné riadenie projektov, ktoré rastie spolu s prijímaním softvérových riešení a aplikácií na riadenie projektov a podľa lokality PM Times „bude dnes a v budúcnosti ešte dôležitejšie.“ Podľa spoločnosti PricewaterhouseCoopers je najobľúbenejším agilným rámcom na realizáciu komplexných úloh riešenie Scrum (43 percent), nasledované riešeniami Lean & Test Driven Development (11 percent) a eXtreme Programming (10 percent). Hoci organizácie využívajúce agilný prístup majú o 37 percent rýchlejší rast príjmov a o 30 percent vyšší zisk ako tie, ktoré ho neuplatňujú, k častému využívaniu agilného prístupu sa hlási menej ako jedna tretina firiem.
  2. Softvérové riešenia s nízkym výkonom – Ďalšou chybou v prípade mnohých podnikov je, že namiesto investície do kvalitného softvérového riešenia kúpia nástroj s nízkym výkonom, ktorému chýbajú funkcie. Niektoré spoločnosti (23 percent) prekvapivo nepoužívajú vôbec žiadny softvér na riadenie projektov. Úspešné firmy (87 percent) však chápu dôležitosť vyššej efektivity a funkčnosti, ktoré softvér na riadenie projektov ponúka. Nie všetok softvér sa však vytvára rovnako. Úspešné spoločnosti pri výbere nového softvéru na riadenie projektov považujú za najdôležitejšie vlastnosti spoľahlivosť, jednoduchú integráciu a jednoduché použitie. Dobrý softvér by mal tiež bezproblémovo fungovať v rámci všeobecne obľúbených nástrojov ako Office, Office 365, Skype, PowerPoint a SharePoint a ponúkať špičkové cloudové služby na riadenie projektov, ktoré zvyšujú flexibilitu a zabezpečenie pri súčasnom zjednodušení technickej komplexnosti.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 tajomstvá prepojeného pracoviska

Spôsob ako spolupracujeme sa v posledných rokoch zásadným spôsobom zmenil. Zistite, ako si udržať náskok v neustále sa meniacom podnikateľskom prostredí.

ZÍSKAŤ ELEKTRONICKÚ KNIHU (v angličtine)
  1. Neefektívna organizácia virtuálnych tímov – S tímami pracujúcimi na diaľku, v mnohých prípadoch globálne, v rôznych časových pásmach, kultúrach a s použitím rôznych jazykov, sú komunikačné schopnosti a správa času dôležitejšie než kedykoľvek predtým. Keď majú účastníci projektu prístup k nástrojom, ktoré im umožňujú rýchlo riadiť projekt na cestách a zdieľať najnovšie stavy, konverzácie a časové osi projektu prostredníctvom vyhradenej projektovej lokality (napríklad takej, ktorú poskytuje dobrý softvér na riadenie projektov), budú všetci v spojení a v obraze.
  2. Slabá podpora vedenia – Dôležitým faktorom pre úspešnosť projektu je, aby mal daný projekt výkonného gestora s eminentným záujmom podporovať ho od začiatku až do konca. Navzdory tomu majú menej ako dva z troch projektov aktívne angažovaných projektových gestorov, ktorí udávajú jasný smer a poskytujú pomoc pri riešení problémov. Častým problémom je nedostatok času. Pred naštartovaním projektu by sa preto gestori a projektoví manažéri mali stretnúť a prediskutovať záležitosti, ako je napríklad časová náročnosť, tvorba správ, schôdze, eskalácia problémov a ďalšie. Rovnako dôležité je mať k dispozícii softvér, ktorý umožňuje oddeleniu riadenia projektov alebo gestorovi bez ďalšej pomoci spravovať nastavenia riadenia projektov.
  3. Nesúlad s cieľmi a stratégiami organizácie – Jedným z najväčších faktorov spôsobujúcich zlyhanie projektov sú nezadefinované ciele projektu. Napriek tomu organizácie uvádzajú, že priemerne tri z piatich projektov nie sú zosúladené s podnikovou stratégiou. Je životne dôležité, aby ste pochopili kľúčové strategické priority svojho podniku a potom preskúmali projekty s cieľom zistiť, ako a či vôbec sú v súlade so strategickými cieľmi firmy alebo oddelenia. Malo by vám to pomôcť určiť prioritné projekty a naopak zrušiť tie, ktoré majú nízku prioritu alebo nie sú nejakým spôsobom prepojené s celkovou stratégiou. Ušetríte tým drahocenný čas, úsilie, peniaze aj zdroje a zároveň vám to pomôže presadiť dobré projekty, pre ktoré získate potrebnú podporu od vedenia.
  4. Zlyhanie komunikácie – Inštitút PMI zistil, že podniky ako jednu z najčastejších príčin zlyhania projektov uvádzajú nedostatočnú komunikáciu. Najnovší výskum však našťastie naznačuje, že kúpa správneho softvéru na riadenie projektov výrazne zlepšuje ako internú tímovú komunikáciu, tak aj komunikáciu s klientmi. Kľúčom k úspechu projektu je možnosť komunikácie v reálnom čase s členmi tímu vo vedľajšej kancelárii aj na opačnom konci sveta pomocou nástrojov, ktoré sú navrhnuté na rýchly a zabezpečený prenos vašich kriticky dôležitých konverzácií.

Na každý projekt číhajú mnohé prekážky, od jednoduchých problémov až po zložité zádrhy. Na každú nástrahu však existuje riešenie. A keďže menej úspešné organizácie vyplytvajú na neúspešné projekty takmer 12-krát viac zdrojov ako úspešné firmy, dnes je najvyšší čas implementovať nevyhnutné zmeny.

prenosný počítač surface s otvoreným wordom

Začíname so službami Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť