Čo sa môžu zamestnanci naučiť od vášho IT tímu na zlepšenie online schôdzí


Keďže stále viac zamestnancov pracuje z domu alebo na cestách, videokonferencie sa stali dôležitým spôsobom spájania sa s kolegami. Online schôdze sa stávajú stále dôležitejšou časťou každodennej pracovnej komunikácie a spolupráce.

V spolupráci s IT tímom môžete svojich zamestnancov zvýhodniť tým, že zaistíte ich dostatočnú vybavenosť pre virtuálne schôdze a znalosť najvhodnejšieho spôsobu využívania dostupných technológií. Pomoc zamestnancom s úspešným nastavením videokonferenčných hovorov tiež ušetrí vzácny čas vášho IT tímu.

Kontrola nastavení vopred

Pred hovorom by si mali zamestnanci s IT oddelením overiť, že majú potrebné doplnky a najaktuálnejšie technológie. Okrem toho by niekoľko minút pred schôdzou mali zamestnanci sami skontrolovať, či sú všetky vstupy a výstupy kamery a mikrofónu pre hovor správne zapojené.

Zabránenie nepotrebným spomaleniam

Zaostávanie, nesynchronizované video a zvuk môžu byť bežné a často spôsobené problémami s pripojením. Ak chcete zaistiť, že nebudú mať dopad na schôdze, zamestnanci môžu požiadať IT tím o konfigurovanie kvality služby tak, že prioritu v rámci sieťového prenosu dostanú v prípade zamestnancov vykonávajúcich hovory na pracovisku videokonferencie. Počet telefonických pripojení takisto môže spomaliť rýchlosť pripojenia. S ohľadom na to by zamestnanci mali zahŕňať len kľúčových účastníkov alebo v prípade možnosti zoskupiť viacerých účastníkov do jedného telefonického pripojenia.

none

Veľká príručka schôdzí

Naučte sa efektívne vytvárať tie najlepšie schôdze vo svojej organizácii.

ZÍSKAŤ ELEKTRONICKÚ KNIHU (v angličtine)

Možnosť IT prehľadov zlepšiť schôdze

Dnešné riešenia virtuálnych konferencií ponúkajú mnoho dostupných funkcií a zamestnanci si často nie sú vedomí množstva dostupných možností, ktoré môžu využiť počas online schôdzí. Váš IT tím môže zamestnancom poskytnúť návod na to, ako používať hovorne na chatovanie naživo,{b> <b}tabule na spoluprácu a nástroje na priame zdieľanie súborov nachádzajúce sa priamo v aplikácii a vylepšiť tak svoj nadchádzajúci hovor.

Vytvorenie a zdieľanie kontrolného zoznamu tipov

Skvelým spôsobom na podporu úspechu je spolupráca vašich zamestnancov s IT tímom, prostredníctvom ktorej môžu vzniknúť tipy zdieľané v rámci celej spoločnosti a používané tak, aby sa pomohlo zaistiť, že virtuálne schôdze sú čo najefektívnejšie. Každá organizácia je iná a každá má svoje vlastné kritériá na zváženie, no tu je niekoľko tipov, ktoré môžu pomôcť so začatím vytvárania IT kontrolného zoznamu pre vašich zamestnancov:

        
  • Pri používaní externých mikrofónov môže byť potrebné, aby organizátori a účastníci schôdzí prepli z predvolenej možnosti vstavaného zvuku a ako zvukové zariadenie si vybrali mikrofón.
  •     
  • Ak chcete zabrániť nevyžiadanému zvuk pozadia, ktorý by narúšal plynulosť konverzácie a znižoval tempo komunikácie účastníkov, zamestnanci by účastníkov schôdze mali vyzvať, aby počas hovorenia inej osoby zostali stlmení.
  •     
  • V prípade tých, ktorí plánujú zdieľanie obrazovky, pomôže, ak sa všetko pripraví vopred, čím sa vyhne neželaným prekvapeniam počas schôdze. Otváranie kariet alebo snaha o otvorenie súborov počas schôdze môže hovor spomaliť a môže tiež spôsobiť, že obrazovka bude zaostávať.

Súvisiace produkty

prenosný počítač surface s otvoreným wordom

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť