Pet trikov za spopadanje s prevelikimi količinami informacij


obogateno besedilo naslova

Živimo v času, kjer količina ustvarjenih informacij presega našo zmožnost njihove uporabe in obdelave. V današnjih na znanju temelječih delovnih okoljih je vse pomembnejše sodelovanje, še posebej projektno sodelovanje. Pravzaprav so ljudje v dvakrat toliko skupinah kot pred leti. To pomeni, da smo zasuti s številnimi informacijami, ki istočasno prihajajo iz več virov, vključno z e-pošto, klepeti in družabnimi omrežji.

Vsi opozorilni znaki kažejo, da ljudje postajajo vse bolj odvisni od informacij. V članku revije Harvard Business Review je bila opisana raziskava delavcev z Združenih državah Amerike, ki kaže, da 60 % ljudi preverja e-pošto v kopalnici, 15 % jo preverja v cerkvi in 11 % jih skriva, da preverjajo e-pošto svojega zakonskega partnerja.

S katerimi viri in orodji lahko zagotovimo lažjo obdelavo informacij in povečamo storilnost? Sicer lahko rečemo, da sta del težave tehnologija in dostop do informacij, toda hkrati je tehnologija lahko tudi rešitev. Tukaj je mojih 5 trikov za spopadanje s prevelikimi količinami informacij:

1. Razumeti moramo, da niso vse informacije enake

Informacije, ki jih moramo obdelati, ne zahtevajo vse enake pozornosti in nimajo enake prednosti. Bistvenega pomena je, da se zavedamo, katere informacije moramo obravnavati ob katerem času. Zmožnost označevanja informacij z visoko prioriteto je verjetno ena najboljših funkcij, ki je na voljo v e-pošti. Včasih sem imel nastavljeno, da gre vsa pošta, v kateri sem naveden kot prejemnik kopije (Kp), v ločeno mapo. Vendar je tehnologija od takrat napredovala in še nikoli ni bilo tako preprosto ostati na tekočem s pomembnimi informacijami. Te dni lahko ljudje, s katerimi sodelujem, uporabijo orodja v klepetih, kot je Microsoft Teams, in z njimi označijo informacije kot pomembne; uporabijo lahko tudi @omembe, če moram biti na kakšno informacijo še posebej pozoren. Tako hitro ugotovim, katere informacije so najpomembnejše za obravnavo, poleg tega pa se lahko takoj lotim nujnih informacij. Z določanjem prednosti informacij sem se naučil prepoznati odvečne informacije in zdaj za vsa ta opravila uporabljam tehnologijo.

Najboljši vodnik za orodja za klepete

Odkrijte štiri najpomembnejše zahteve orodij za klepet

PRIDOBITE BREZPLAČNO INTERAKTIVNO E-KNJIGO (v angleščini)

2. Znati moramo sprejeti odločitve

Tudi v življenju je vedno čas, ko moramo sprejemati odločitve, in pri razumevanju informacij velja enako. Obstajajo številna orodja, s katerimi ohranite nadzor nad informacijami in organizirate svoje delo. Z organiziranjem in razvrščanjem informacij prihranite čas, ne glede na to, ali za skupino uporabljate SharePointove mape ali delate v svoji osebni storitvi One Drive. Če na delu pogosto obravnavate podobne poizvedbe, je ključnega pomena, da veste, kako hitro dostopate do potrebnih informacij. Tehnologija pa je to še olajšala. Nekateri od nas smo nenehno neorganizirano organizirani in celo za nas so na voljo orodja. Ko v orodju Microsoft Teams ustvarimo skupino, se zanjo ustvari SharePointovo mesto in vsak kanal (pogovori, razvrščeni po temah) je organiziran po mapah in datotekah. Tehnologija mi pomaga pri organizaciji, urejenosti in dostopnosti pomembnih informacij.

3. Delajmo pametno, ne trdo

Orodja za analitiko podatkov vam ponujajo odlične namige in vpoglede v to, ali je vaše delo učinkovito ali ne. Z veseljem si ogledam poročila Analitike delovnih navad v storitvi Office 365. Tako dobim pravi vpogled v svoje delo in storilnost. V Outlooku so zdaj na voljo zmogljivosti AI z osredotočeno mapo »Prejeto«, ki informacije filtrira glede na tiste, na katere bom verjetno želel odgovoriti – glede na pretekle vzorce podatkov. Pogosto slišimo mit, da so ljudje bolj produktivni, ko opravljajo več nalog hkrati. Številne izobraževalne študije so ta mit ovrgle in potrdile, da je to najbolj neučinkovit način za doseganje produktivnosti. Sam imam občutek, da pri opravljanju več nalog hkrati sploh nisem produktiven, saj se nobeni nalogi ne posvetim v celoti. Namesto tega se raje poglobim v 20 % informacij, ki bodo prinesle 80 % poslovne učinkovitosti. Namesto da 2 uri delam 10 stvari, si vzamem večjo količino časa, ko se osredotočim na 5 najpomembnejših nalog. S tehnologijo si pomagam določiti, kako bom obdelal informacije in kako bom porabil svoj čas.

4. Izberite orodja, ki ustrezajo vašim potrebam

Pri izmenjavi informacij znotraj organizacije, skupine ali med sodelavci izberite mehanizem za komunikacijo, ki je najprimernejši in vam prinese najboljše rezultate. Najbolj me motijo neskončne verige e-poštnih sporočil o zadevi, ki bi jo zlahka rešili z enim pingom ali celo s pogovorom. Prenatrpana mapa »Prejeto« ni nikoli zabavna. Microsoft Teams tako rad uporabljam zato, ker lahko v tem orodju nekomu pošljem ping, ko potrebujem hiter odgovor, organiziram sestanek in hitro zberem skupino, imam videosrečanje »iz oči v oči« ali pa preprosto obravnavam informacije v klepetu. Klepeti pa imajo tudi svojo psihologijo – klepet lahko »všečkam« in tako potrdim, da sem ga prebral, ne da bi moral poslati nepotrebno e-poštno sporočilo. Za komunikacijo vedno izberem orodje, ki mi omogoča vse potrebe za sodelovanje in komunikacijo na enem mestu.

5. Informacije zapolnijo toliko prostora, kot dovolite

Če bi se v današnjem času odločili, da želite vsak dan 24 ur na dan prebirati informacije, bi jih lahko. Velikokrat informacije sploh ne pridejo k nam, temveč jih sami aktivno poiščemo. Novic ne gledam več, temveč same pridejo do mene v mojo mobilno napravo. Ne čakam več posodobitev o poteku projekta, temveč sledim kanalom v orodju Teams ali pa nastavim povezovalnike, da mi pošiljajo zame pomembne informacije. S tem sem povečal svoje znanje in produktivnost, vendar pa je pomembno tudi vedeti, kdaj je dovolj. Ključnega pomena je, da svojim možganom omogočite čas inkubacije, ko lahko predelajo vse informacije – to lahko naredite doma z območji brez tehnologije ali tako, da svoje stanje spremenite v »ne moti«. Zato včasih potrebujem svobodo in prostor, da ohranim zdravo pamet in se od vsega odklopim.

Hitrost informacij se verjetno ne bo zmanjšala in prav zato potrebujemo pravi mehanizem in orodja, s katerimi zagotovimo svojo produktivnost. To je mojih 5 trikov. Z veseljem bi prebral tudi vaše trike.

Če vas zanima več o tem, kako z orodjem Microsoft Teams upravljate informacije, obiščite: https://products.office.com/microsoft-teams/group-chat-software

– Avtor: Farren Roper

Sorodni izdelki

prenosni računalnik surface z wordom

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj