5 funkcij programske opreme za projektno vodenje, ki jih vaša skupina ne uporablja


Od vgrajenih predlog in znanih orodij za načrtovanje do možnosti takojšnjega sodelovanja in enostavnega dostopa v več napravah ni nobena skrivnost, da lahko ustrezna programska oprema za vodenje projektov poveča storilnost projektnih vodij (PM) in njihovih skupin ter omogoča hitro in preprosto izvajanje projektov. Toda ali organizacije velikokrat spregledajo nekatera manj očitna orodja, ki so na voljo?

Nedavna raziskava kaže, da najpogosteje uporabljena orodja za načrtovanje projektov vključujejo skupno rabo datotek, spremljanje porabljenega časa, integracijo e-pošte in Ganttove grafikone. To ni nobeno presenečenje. Katera koristna orodja pa organizacije najmanjkrat uporabljajo? Zanimivo je, da so videoklepet, klepet v realnem času, integracija družabnih omrežij in mobilni dostop očitno pozabljena orodja programske opreme za vodenje projektov. Glede na to, da komunikacija velja za najpomembnejši vidik uspešnega vodenja projektov, mogoče projektni vodje zamujajo še večji uspeh. Podrobneje si oglejmo pet neizkoriščenih virov in kako lahko z njimi lažje in učinkoviteje izvajate projekte:

1 in 2. Videoklepet/klepet v realnem času – Ko izberete programsko opremo za vodenje projektov z vgrajenimi orodji za komunikacijo, lahko člani projektnih skupin sodelujejo z glasovnimi, video- ali besedilnimi klepeti znotraj projekta. Kako pomembno je to za uspeh skupine? Inštitut PMI je izdal poročilo z ugotovitvijo, da je eden najpogostejših vzrokov za neuspeh projekta slaba komunikacija. Ključ do uspeha projekta bi bil lahko v zmožnosti komunikacije v realnem času z drugimi člani skupine – čez hodnik ali na drugi strani Zemlje – z orodji, ki hitro in varno prenesejo ključne pogovore.

Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 skrivnosti povezanega delovnega mesta

Način sodelovanja se je v zadnjih letih drastično spremenil. Preberite, kako ostanete v koraku s časom v nenehno spreminjajočem se poslovnem okolju.

PRENESITE E-KNJIGO (v angleščini)

3. Integracija družabnih omrežij – Družabnih omrežij ne predstavljajo le posodobitve na Facebooku in tvitanje najnovejših trendov, temveč lahko z njimi tudi povečamo komunikacijo med skupinami in investitorji. Raziskava je pokazala, da družabna omrežja olajšajo »vsakdanje pogovore«, ti pa »spodbujajo poznanstva, gradijo odnose in ustvarijo okolje z več spodbude, sodelovanja in zaupanja«. Zakaj torej ne bi izkoristili teh prednosti za zagotavljanje večjega uspeha projekta? Uporaba programske opreme z družabnimi funkcijami za podjetja, kot so na primer dodeljeni viri v storitvi Yammer v SharePointu, spodbuja komunikacijo s sodelavci v realnem času glede podrobnostih projekta.

4. Mobilni dostop – Bistvenega pomena je uporaba programske opreme, ki je na voljo v sistemih Windows, iOS in Android, saj s tem vsem omogočite posodabljanje opravil v svojih napravah ter pregled urnikov in poročil na poti. Spremljanje porabljenega časa je navedeno kot zelo pomemben del uspešnega vodenja projektov, zato je treba najti rešitev, v kateri lahko člani ekipe kar na poti pošiljajo posodobitve. Z izboljšanim vnosom časa in opravil imajo projektni vodje takojšen vpogled in lahko hitreje sprejemajo boljše odločitve.

5. Sponzorjem prijazne nastavitve – Med projekti, ki so označeni kot »visoko učinkoviti«, jih ima več kot 80 odstotkov dejavne sponzorje. Raziskave vedno znova pokažejo, da je izvršni sponzor, ki podpira projekt od začetka do konca, ključnega pomena za uspeh. Čeprav sponzor ni vključen v vsakodnevna opravila, mora imeti zadosten vpogled, da lahko skupini nudi podporo, ko jo potrebuje, tako da spremlja napredek in prednosti projekta – in se bori zanj, ko je le mogoče. Pomembno je tudi, da imate na voljo programsko opremo, v kateri lahko oddelek za vodenje projekta ali sponzor prilagaja nastavitve vodenja portfelja projekta brez dodatne pomoči.

V času, ko vse več skupin dela na daljavo in celo globalno, sta komunikacija in upravljanje časa pomembnejša kot kdaj koli prej. Omogočiti morate dostop do orodij, s katerimi lahko člani upravljajo projekte tudi na poti in hitro delijo posodobitve, pogovore in časovnice projekta prek dodeljenega mesta za projekt, saj tako zagotovite dobro povezanost in obveščenost skupin. Preberite več o doseganju večje preglednosti učinkovitosti projekta ter o zmanjšanju proračunov, povečanju prihrankov in še veliko več.

Sorodni izdelki

prenosni računalnik surface z wordom

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj